Kasstaat importeren geavanceerd

In het artikel Kasstaat importeren worden de basisbeginselen besproken van een kas import. Dat is goed bruikbaar voor administraties waarbij de omzet volledig uit de kas geboekt kan worden. Soms is er echter sprake van een complexer samenspel tussen de registratie van de omzet en betalingen, waarbij grote delen via pinpas of creditcard en andere delen nog steeds op rekening verkocht worden. Zeker als het om grote aantallen gaat is het opzetten van een sterk te automatiseren uitwisseling tussen Yuki en het systeem dat de omzetten en betalingen registreert complexer en vergt dit speciale aandacht.

Voorbeeld

Stel je wenst een hotelsysteem te koppelen aan Yuki. In het hotelsysteem worden alle verkopen geregistreerd waarbij de geleverde diensten soms contant of via pinpas (of creditcard) betaald worden en soms op een factuur worden opgemaakt die achteraf betaald mag worden (via bank). In Yuki wens je met name de facturen op rekening te kunnen opvolgen zodat je kunt nagaan wie er nog niet betaald heeft. De overige omzet hoeft niet op klantniveau geboekt te worden maar kan verdicht worden tot een boeking per dag.  

In een dergelijke opzet lopen we in de praktijk tegen de volgende vragen aan:

• Hoe verzamelen we de omzet per dag?
• Hoe kunnen we de nog te betalen facturen in Yuki opvolgen?
• Hoe gaan we om met betalingen via pinpas of creditcard en de matching met de verdichte ontvangst op de bank?
• Hoe gaan we om met facturen die deels contant betaald zijn en deels nog via de bank betaald moeten worden?

Omzet per dag boeken

In plaats van de omzet vanuit de kas te boeken op transactie-basis is het vaak beter om de omzet te boeken met behulp van facturen en de betaling separaat te boeken. Zeker bij grote aantallen transacties per maand is het vanuit kosten oogpunt en overzicht beter te verdichten per dag. Wij bevelen aan de omzet dan via de Sales webservice aan Yuki aan te bieden. Met de 'Sales webservice' kunnen we beter bepalen hoe de omzet wordt uitgesplitst naar omzetgroepen, hoe de btw wordt gesplitst en hoe we de betalingen daarna afwikkelen.

Bij het verdichten van diverse transacties tot één verkoopfactuur is het dan wel aan te raden om dat te doen terwijl je rekening houdt met de wijze waarop transacties betaald werden: volledig betaalde transacties splitsen van transacties die op een later tijdstip nog geheel of gedeeltelijk betaald moeten worden (via de bank of later per pinpas, creditcard of contant). De laatste groep wens je immers op naam te kunnen volgen, terwijl de eerste groep in de boekhouding anoniem mag blijven. 

Wij adviseren daarom:

• Maak voor elke dag een verkoopfactuur aan voor alle transacties die direct volledig betaald werden (contant, pinpas of creditcard).
  • Verbijzonder de factuur eventueel in meerdere regels om deze omzet in het grootboek te splitsen naar verschillende omzetrekeningen. Gebruik daarvoor artikelen om te specificeren wat geleverd is en hoe dat boekhoudkundig geboekt moet worden.
  • Zorg ervoor dat een regel altijd maar één btw-type heeft (hoog, laag of 0) zodat de btw-grondslagen aansluiten bij de btw bedragen
  • Boek de factuur altijd op een 'dummy' klant bijv. 'Balieklant'
  • Geef de factuur een duidelijk en uniek factuurnummer zodat we later de betalingen (uit de kas-registratie) kunnen matchen met die factuur. Voorbeeld van een factuurnummer/kenmerk: '2016-10001'.
  • Gebruik betaalwijze 'Electronic transfer' voor die factuur
• Maak voor elke transactie die nog geheel of gedeeltelijk betaald moet worden op naam een verkoopfactuur aan. Dus ook voor een transactie die deels werd betaald, maar waarvan de rest nog op rekening open blijft staan dient een factuur op naam voor de gehele transactie opgesteld te worden.

Kas boeken

Om de registratie van de omzet compleet te maken dient nu nog de kas geboekt te worden.  Dat kun je het beste doen door de kasstaat te importeren in Yuki. Ga bij het creëren van de kastransactie regels als volgt te werk:

Per factuur

Maak voor elke factuur een transactie aan hoeveel er op die factuur al betaald werd. Voor de volledig betaalde verzamelfactuur is dat dus het gehele factuurbedrag. Voor een deels betaalde factuur is dat het bedrag dat betaald werd. Voor een factuur die in zijn geheel nog niet betaald werd hoef je geen transactie aan te maken. 

Een voorbeeld:

Je hebt op een dag voor 2500 euro aan volledig betaalde facturen geboekt.  Tevens had je een klant die voor 100 euro kocht maar 50 euro contant betaald heeft. De rest gaat hij via de bank overmaken. Ook had je nog een klant die voor 60 euro kocht maar dat was volledig op rekening.

Voor die dag maak je eerst de volgende transacties aan:

Nabetalingen

Indien er op een dag ook nog een klant langs komt die nog een factuur van een eerdere dag komt betalen, dan is er dus geen nieuwe factuur, maar wel een betaaltransactie op naam:

Vervolgens maak je per dag per betaalwijze transacties aan voor het totaal van alle 'niet cash' betalingen, zoals pinpassen, creditcards, geschenkbonnen etc. Geef elke betaalwijze een standaard transactiecode. Aangezien dit als het ware correcties zijn op het kassaldo zijn de bedragen voor deze transacties negatief. 

Een voorbeeld:

Van de eerder genoemde facturen op een dag werd 1250 euro contant betaald, 800 euro via creditcard, 400 euro via een pinpas en 100 euro met een geschenkbon. Je maakt dan de volgende transacties aan:

Betalingen uit kas

Wordt er ook geld uit kas gehaald om bonnen of facturen te betalen, maak dan ook daarvoor transacties aan op naam:

Overige transacties

Daarnaast dien je nog transacties aan te maken die het kassaldo van de dag beïnvloed hebben. Denk aan:

• Geld in kas gestort
• Geld afgestort naar de bank
• Geconstateerde kasverschillen.

Per transactie type moet in de administratie een herkenningsregel voor kastransacties aangemaakt worden om in te stellen waar elke regel op geboekt moet worden.