Gegevens automatisch toewijzen aan project

Projecten kunnen gebruikt worden om behalve documenten en financiële transacties ook gegevens van relaties zoals afspraken, taken, e-mail etc. te groeperen. Daarmee kunnen kosten, opbrengsten, investeringen en de planning van relaties toegewezen worden aan bijvoorbeeld projecten of afdelingen.

Het toewijzen van financiële transacties wordt gedaan door facturen of andere financiële transacties (bijvoorbeeld kastransacties in een geïmporteerde kasstaat) te koppelen aan een project. Daarmee worden ook alle onderliggende transacties toegewezen aan dat project. 

Het toewijzen van transacties kan handmatig gebeuren (bijvoorbeeld nadat een factuur is geboekt en verwerkt) maar ook automatisch door Yuki tijdens het boekingsproces. 

Voor het automatisch toewijzen van financiële transacties heeft Yuki vijf mogelijkheden ingebouwd:

• Automatische toewijzing op basis van projectcodes op documenten
• Importeren van financieel importbestand (CSV formaat)
• Werken met OCR-herkenningsregels
• Importeren van loonjournaalposten vanuit Nmbrs®
• Automatische toewijzing met behulp van het mailen van documenten.

Automatisch toewijzen op basis van projectcodes op factuur

Een andere vorm van automatische toewijzing kan worden bereikt door ervoor te zorgen dat de maker van de factuur (de leverancier of jezelf bij verkoopfacturen) op de factuur een code print die overeenkomt met de projectcode. Om dit mogelijk te maken moet aan de volgende regels worden voldaan:

• Bij het project moet aangegeven worden dat automatische toewijzing is toegestaan.
  Alleen de beheerder van een project kan op het tabblad Details van het desbetreffende project het automatisch toewijzen door een herkenningsregel toestaan.
  
  
  
• De projectcode moet minimaal 6 posities lang zijn en uniek. We adviseren om de code goed herkenbaar te maken zodat deze niet verward kan worden met andere mogelijke gegevens op een factuur zoals een KvK-nummer, postcode, algemene naam etc. Vermijd ook codes die even lang zijn als veel voorkomende nummers zoals factuurnummers, datums of bankrekeningen.
  Een combinatie van letters en cijfers biedt de beste garantie op juiste toekenning bijvoorbeeld PR12345 of ON98765.
• Vermijd ook tekens en spaties in de code. Leveranciers hebben nogal eens de neiging om deze weg te laten.

Handgeschreven codes worden in de regel niet herkend. Maar werken met etiketten is een mogelijkheid om achteraf nog de juiste projectcodes op facturen te krijgen.

Importeren van financieel importbestand (CSV formaat)

Een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant' kunnen transacties importeren in een zogenaamd financieel importbestand (CSV formaat). 

Om zo'n formaat te maken kun je het beste een spreadsheet (bijvoorbeeld Excel) gebruiken en dat bewaren als 'door lijstscheidingstekens gescheiden Windows-tekst (.csv)'. Het scheidingsteken moet ingesteld zijn op ';'.

Projectcode: code die bij een project is opgeslagen (exacte overeenkomst). Als je alleen de projectnaam hebt dien je deze kolom in de kopregel wel aan te maken maar kun je de velden leeg laten.

Projectnaam: volledige naam van een project (exacte overeenkomst).

Een financieel importbestand kan o.a. de volgende financiële transacties bevatten:

• memoriaalboeking o.a.:
  • loonjournaalposten
  • afschrijvingen
  • openstaande klanten en openstaande leveranciers
  • uitsplitsing activa
• beginbalans
• kasstaat.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Memoriaal/financiële transacties importeren.

Werken met OCR-herkenningsregels

Deze OCR-herkenningsregels kunnen enkel door een gebruiker met de 'Backoffice' rol in een domein worden aangemaakt.

Hiermee kan worden ingesteld dat als er tijdens het herkennen van een document een bepaalde tekst op een document wordt gevonden, dit document als een inkoopfactuur, verkoopfactuur, bankafschrift, aangifte loonheffing, salarisstrook of declaratie aan een specifiek project wordt toegewezen.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Lokale OCR-herkenningsregel aanmaken.

Importeren van loonjournaalposten vanuit Nmbrs®

Bij het importeren van de loonjournaalposten vanuit Nmbrs® kunnen de afdelingskosten in de loonjournaalpost automatisch worden toegewezen aan het voor elke afdeling door Yuki aangemaakte project. 

Alle kosten van een kostenplaats in de loonjournaalpost kunnen automatisch worden  toegewezen aan een door jezelf aangemaakt project in Yuki. Dit project dient wel dezelfde naam te hebben als de kostenplaats in Nmbrs®. 

Hiervoor moet wel bij de Nmbrs webservice domein of administratie instelling 'Splits loonjournaalpost op per' 'Afdeling' of 'Kostenplaats' zijn geselecteerd.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan de bovengenoemde instelling activeren.

Een gebruiker met de rol 'Directie' heeft ook toegang tot deze projecten.

Automatisch toewijzen met behulp van het mailen van documenten

Wanneer je een document per e-mail doorstuurt naar de administratie dan kun je in het onderwerp van de e-mail een # teken zetten, direct gevolgd door de projectcode. Yuki zal dan het document direct toewijzen aan het betreffende project zonder dat hiervoor een lokale herkenningsregel aangemaakt dient te worden. Dit werkt ook voor het mailen naar de ordner 'Zelf te ordenen' via mijn.<domeinnnaam>@yukiworks.nl. De domeinnaam is dan de naam van het domein waar de mail naar toe wordt gestuurd.