Nieuw project aanmaken

In Yuki kun je een project aanmaken om een aantal documenten, transacties, relaties, afspraken etc. te bundelen over een bepaald onderwerp, van een dossier etc. 

TIP!

Bij het importeren van de loonjournaalposten vanuit Nmbrs®kan er er voor elke afdeling (in Nmbrs®) een project worden aangemaakt in de administratie in Yuki. Daarnaast zullen alle kosten van een afdeling in de loonjournaalpost automatisch worden toegewezen aan het desbetreffende project in Yuki. Hiervoor moet wel de Nmbrs webservice domein of administratie instelling 'Splits loonjournaalpost op per afdeling' worden geactiveerd.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan de bovengenoemde instelling activeren.

Beweeg met je muis boven het icoon Projecten in de navigatiebalk en klik vervolgens op Nieuw project.

Het volgende scherm wordt geopend:

Vul in dit scherm alle (basis)gegevens in die van toepassing zijn voor het project (dossier).

Gegevens

• Omschrijving: hier geef je de naam van het project in.
• Code: je kunt het project een code geven, deze is ook te gebruiken in combinatie met herkenningsregels en financiële importbestanden.
• Startdatum / Einddatum: elk project heeft een begin- en einddatum. Lopende projecten zijn projecten die nog geen einddatum hebben of waarvan de einddatum in de toekomst ligt.
• Administratie: selecteer hier de administratie waarin het project moet worden aangemaakt
• Relatie: wil je het project koppelen aan een relatie dan kun je deze hier invullen zodat je vanuit Relaties (CRM) bij de desbetreffende relatie alle gekoppelde projecten kunt bekijken.
• Tags: je kunt projecten ook één of meer tags geven. Op die manier kun je projecten weer onderverdelen voor bijvoorbeeld Marketing, Rapportage, Intern of Projecten. Een handige tagging kan gebruikt worden bij bepaalde overzichten zoals bij het marge-overzicht.

Budget

• Verkoop / Inkoop: budgetten per project. Je kunt bij de eigenschappen van een project een budget ingeven voor omzet (omzetrekeningen) en inkoop (kosten- en inkooprekeningen). Dat is een budget voor de gehele looptijd van het budget (dus niet per jaar). In het overzicht 'Margebijdrage' (per project ) kun je kolommen aanzetten om de budgetten en verschillen t.o.v. de actuele omzet te tonen. 

Herkenningsregel 

• Automatisch toewijzen toestaan: selecteer deze optie als je gebruik wilt maken van automatische herkenning van projectcodes. Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Gegevens automatisch toewijzen aan project.

Toegang

• Beveiliging: een project hoeft niet voor iedereen relevant te zijn. Daarom is het binnen Yuki mogelijk om per project de toegang te bepalen, zodat alleen een specifieke groep gebruikers de inhoud (documenten, transacties, e-mail, taken, afspraken etc.) van het project kan benaderen. 
• Beheerder: elk project heeft een beheerder. De projectbeheerder is de enige gebruiker die de rechten of basisgegevens van het project mag aanpassen. Is de projectbeheerder niet langer actief als gebruiker dan gaan die rechten automatisch over naar alle gebruikers met de rol 'Directie' en naar de eigenaar (met de rol 'Directie') van het domein.

TIP!

Wanneer je tijdens het handmatig koppelen van gegevens aan een project in het veld 'Project' een naam invoert wordt het project direct aangemaakt (als het project nog niet bestaat). Dit nieuwe project is dan standaard alleen voor jezelf (als beheerder) toegankelijk. Als beheerder kan je de beveiliging van het project instellen.