Vastgoedbeheer

In Yuki kan de administratie voor de meest uiteenlopende branches worden gevoerd. Per branche zijn er dan wel een paar bijzonderheden aan te geven over de inrichting en het gebruik van Yuki. 

Bij Yuki beperkt de administratie zich niet alleen tot bepaalde processen zoals het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen maar beschikt het ook over een archief waar allerlei andere documenten in geordend kunnen worden. De volgende indeling toont aan hoe de ordening van je administratie bij Yuki gebeurt.

• Archivering en classificatie
  • Ordners
  • Projecten (Dossiers)
  • Tags
• Processen
  • Facturatie
  • Artikelcodering en prijsstelling
  • Taken en workflow
• Rapportage
  • Dossier
  • Rekeningschema
  • Boekingsprocedure
  • Financieel.

Onderstaande beschrijving dient als een advies zodat een goed overzicht kan worden behouden worden over de administratie inzake de branche Vastgoed.

Archivering en classificatie

Bij het classificeren van documenten wordt niet vereist dat men per klant een apart project (dossier) of ordner opstelt. Bij de branche Vastgoed kan men alle documenten per relatie onderverdelen in zes segmenten, namelijk:

1. Documentsoort: 
   • Financiering
   • Huurcontracten
   • Schoonmaakcontracten. 
2. Leveranciers
3. Project/Dossier
4. Panden/Units
5. Tag
6. Artikel

Ordners

Hieronder volgt een voorbeeld hoe je de documenten kunt classificeren in ordners:

• Inkoop (Facturen, Bonnen, Offertes, Contracten, Herinneringen)
• Verkoop (Facturen, Herinneringen, Offertes, Huurcontracten, Bezoekverslagen)
• Financieel (Jaarrekening, Documentatie, Fiscaal, Eindejaarscorrectie, Memoriaal, Beginbalans, Fiscaal)
• Juridisch (Volmacht, Hypotheek, Akte, Subordinatie, Leningsovereenkomst)
• Belasting (Btw, VPB, Loonheffing).

Dossiers

In Yuki kun je zelf ordners aanmaken en vervolgens de huurfacturen bundelen in dezelfde projecten (dossiers). Elk project kan het volgende bevatten:

• Taken
• Afspraken
• Contacten
• Documenten (uit het archief) zoals huurfacturen
• Correspondentie (e-mail).

Projecten kunnen dus gebruikt worden om een overzicht van bovenstaande zaken per onderwerp te houden. Doordat een project een start- en einddatum heeft, kun je goed bijhouden welke lopende projecten er op dit moment zijn. Verder kunnen projecten gebruikt worden om structuur te behouden. Zo kan er per project bijvoorbeeld direct worden gezien welke openstaande taken er nog zijn en welke correspondentie er onlangs heeft plaatsgevonden.

Tags

Aan elke relatie kan een bepaalde tag toegewezen worden. Indien je bijvoorbeeld alle relaties wilt zien die een pand huren, kan je aan de desbetreffende relatie de tag 'Huurder' toewijzen.

Processen

Facturatie

In Yuki kun je twee soorten facturen aanmaken:

• huurfacturen
• periodieke facturen.

Huurfacturen

In Yuki kun je huurfacturen aanmaken. Deze kunnen aan de klanten worden gestuurd en zijn dan direct in de boekhouding verwerkt. Om facturen te kunnen versturen met Yuki moeten de volgende zaken geregeld zijn:

• Eén of meer artikelen aanmaken
• Een factuurlay-out kiezen of aanpassen.
• Indien gewenst digitaal factuurpapier maken op basis van een PDF
• En ideaal gezien factuurnummer aanpassen en e-mail instellen zodat je de factuur in PDF kunt mailen. 

Wanneer je huurfacturen aanmaakt kun je in de facturatiemodule werken met verschillende factuur lay-outs. De lay-out bepaalt hoe de factuur eruit ziet, welke gegevens erop worden afgedrukt, waar het adresblok komt te staan en wat er in de begeleidende mail komt te staan. Bij de aanmaak van een huurfactuur wordt geadviseerd lay-out 7 te gebruiken.

Maak bij huurfacturen één van de volgende artikelen aan: 

• Huur: De omzet van dit artikel moet geboekt worden onder 'Netto-omzet' (prijs per huurder door prijsovereenkomst)
• Eventuele servicekosten: De omzet van dit artikel moet geboekt worden onder 'Netto-omzet' of dekking service (op de balans).

Periodieke facturen

Bij periodieke facturen in de branche Vastgoed worden volgende stappen doorlopen:

• Yuki zet de te herhalen facturen klaar volgens een bepaalde frequentie
• Gebruiker moet deze volgens frequentie verzenden
• Jaarlijks moet de gebruiker wel zelf een eventuele indexatie doorvoeren.

Indien een groot verloop voorkomt bij een bepaald object kan men de facturen van dit object aan een bepaald project (dossier) toewijzen zodat gemakkelijk een overzicht kan worden behouden.

Artikelcodering en prijsstelling

Voordat je facturen kunt maken in Yuki moet je eerst verkoopartikelen en prijsstellingen aanmaken. De prijs per huurder wordt doorgaans vastgesteld door een prijsovereenkomst.

Taken en workflow

Yuki beschikt over een geavanceerd workflow systeem gebaseerd op taken en taaksoorten. Een taak is een actie, vraag, opdracht voor een gebruiker binnen het Yuki Platform. Er kunnen verschillende soorten taken worden gedefinieerd: Taaksoorten. Bij elk document kan een taak worden aangemaakt die bij de gebruiker in zijn ToDo lijst komt. Bij de branche Vastgoed kunnen volgende opdrachten gedefinieerd worden als taken:

• Betalingen klaarzetten
• De mogelijkheid om een eigen workflow aan te maken voor bijvoorbeeld:
  • service aanvragen
  • storingsmeldingen.

Rapportage

Rekeningschema

Bij de branche Vastgoed worden artikelen doorgaans geboekt onder '80000 omzet huur' of '80001 omzet voorheffing servicekosten'. Huisvestingskosten worden geboekt onder de 60000 serie en kostprijsverkopen worden geboekt als kostprijs van de omzet.

Boekingsprocedure

Bij de boekingsprocedure van de branche Vastgoed dienen huisvestingskosten geboekt te worden onder de sectie 60000. Kostprijsverkopen worden geboekt als kostprijs van de omzet onder posten met eigen namen.