Factuurlay-out instellingen (oude functionaliteit Verkoop)

De volgende factuurlay-out instellingen kunnen worden ingevoerd of gewijzigd voor een factuurlay-out die is aangemaakt in de oude Verkoop functionaliteit:

• Algemeen
• Factuurkolommen
• Pagina-indeling:
  • Factuur voettekst
  • Pagina voettekst
• Pagina-instellingen
• Papierinstellingen
• Adrespositionering
• Logo positionering
• Specificatie instellingen
• Onderwerp van mail
• Mail tekst.
  
  

Algemeen

• Omschrijving: Geef je lay-out een herkenbare omschrijving mee.
• Administratie: Geef aan voor welke administratie de lay-out is bedoeld (indien je meer dan één administratie hebt).
• Taal: Het is mogelijk in Nederlandse domeinen voor een factuur in het Nederlands, Engels, Frans of Duits te kiezen.
• Btw-nummer: Wil je het btw-nummer van je klanten afdrukken op de factuur? Dit is met name relevant bij internationale klanten.
• Titel: Als je dit aanvinkt komt de titel ("Factuur" of "Creditfactuur") bovenaan de factuur te staan zodat in één oogopslag te zien is dat het document een factuur betreft.
• Onderwerp: Wil je het onderwerp van de factuur ook afdrukken op de factuur?
• Ontwerp: Kies een lay-out uit de tien beschikbare varianten.
• Bijlage: Hier kun je vanuit het archief een bijlage koppelen aan de factuur lay-out (bijvoorbeeld algemene voorwaarden).
  
  

Factuurkolommen

In deze sectie kun je aangeven welke gegevens op je factuur afgedrukt moeten worden. Welke kolommen je kiest is soms afhankelijk van de lay-out die je gekozen hebt. Denk daarbij met name vanuit de klant. Wat is voor de klant belangrijk om op de factuurregel te zien?

• Referentie: Wil je dat de artikelcode vermeld wordt?
• Omschrijving: Wil je de omschrijving van het artikel, de omschrijving van de factuurregel of beide afdrukken?
• Aantal: Wil je dat de aantallen vermeld worden?
• Prijs ex btw: Prijs van artikel exclusief btw.
• Prijs: Prijs van artikel.
• Btw: Als de factuur voor particuliere klanten is, dan is het noemen van de btw per regel minder belangrijk. Als het btw-percentage voor elk artikel hetzelfde is, hoef je deze ook niet op elke regel te noemen. 
• Bedrag ex btw: Bedrag van totaal aantal van artikel exclusief btw.
• Btw-bedrag: Btw-bedrag van totaal aantal van artikel.
• Bedrag: Bedrag van totaal aantal van artikel.

Selecteer de kolommen die je graag per factuurregel wilt afdrukken. Maak de factuur zo simpel mogelijk (less is beautiful). 

Om te testen of de factuur eruit ziet zoals je wilt, bewaar je de lay-out door te klikken op de knop 'Bewaren en klik je vervolgens op de knop 'Schermvoorbeeld'.

Pagina-indeling

Op de factuur onderscheiden we drie secties:

Het factuurblok

Dit bestaat weer uit drie delen: 

• de factuurkop (klantgegevens, factuurnummer etc)
• de factuurregels (met de kolommen)
• de factuurtotalen (met btw totalen en te betalen bedrag).

Factuur voettekst

Hier kun je tekst kwijt die direct onder het factuurblok wordt afgedrukt, bijvoorbeeld: "Gelieve het totaalbedrag te betalen op rekening 12345678".

Pagina voettekst

Dit blok wordt altijd helemaal onderaan de pagina afgedrukt. Standaard worden de bedrijfsgegevens (adres, KvK-, btw- en bankrekeningnummer) weergegeven, zoals deze zijn vermeld in het domein.

Wil je andere gegevens vermelden, dan kun je dit veld gebruiken voor het vermelden van bedrijfsgegevens etc. als die niet al op je briefpapier staan. Let op: de standaard vermelding komt te vervallen, als je gegevens in dit blok hebt vermeld.

Pagina-instellingen

Met behulp van de pagina-instellingen bepaal je waar de factuurgegevens op de factuur worden afgedrukt. Dit is met name belangrijk als je dat wilt aanpassen aan je bestaande briefpapier.

• Bovenmarge (in mm): Dit bepaalt waar de algemene factuurgegevens (nummer en datum etc) t.o.v. de bovenkant van het papier begint. Let op dat je tussen de bovenkant en de factuurgegevens soms ook nog een adresblok moet plaatsen. Dit adresblok is 30mm hoog.
• Inspringen links (in mm): dit bepaalt hoeveel witruimte (linkermarge) je links wil aanhouden
• Inspringen rechts (in mm): dit bepaalt hoeveel witruimte je rechts (rechtermarge) wil aanhouden
• Inspringen onder (in mm): dit bepaalt hoeveel witruimte je wilt aanhouden tussen de onderste regel van de voettekst van de pagina en de onderkant van de pagina.
• Paginanummering (bij meerdere pagina's): Positie van het paginanummer onderaan elke pagina.
• Lettertype: Selecteer hier het lettertype van tekst op de factuur.
• Lettergrootte: Selecteer hier de lettergrootte van tekst op de factuur.
  
  

Papierinstellingen

Bepaal nu waar je de factuur op wilt afdrukken.

Je hebt drie mogelijkheden:

• Blanco papier
• Voorbedrukt briefpapier
• PDF document.

Op blanco papier

Gebruik Yuki om je logo en bedrijfsgegevens direct mee af te drukken. Als logo wordt het logo gebruikt dat je hebt gekoppeld aan je administratieprofiel.

Voorbedrukt briefpapier

Yuki print enkel het factuurblok en de voettekst van de factuur. Yuki print dan geen logo en geen voettekst van de pagina.

PDF document als factuurpapier

Wanneer je een factuur wilt versturen, kan het toevoegen van je eigen digitale briefpapier een professionele uitstraling geven. Dit is vooral nuttig bij het e-mailen van facturen. Door een PDF van je briefpapier aan je factuurlay-out te koppelen, krijg je het uiterlijk van een vooraf ontworpen document zonder fysiek briefpapier te gebruiken.

Doorloop de volgende stappen:

• Maak je briefpapier op:
  • Gebruik een tekstverwerker zoals Microsoft Word of Pages.
  • Voeg je logo, adresgegevens, KvK-nummer, btw-nummer en bankrekeningnummer toe. Dit maakt de factuur herkenbaar en professioneel.
• Bewaar als PDF
  Na het ontwerpen van je briefpapier, sla het document op als een PDF. Zorg ervoor dat het document de gewenste kwaliteit heeft voor print en digitaal gebruik.
• Koppel het aan de factuurlay-out
  Met deze stap zorg je ervoor dat elke factuur automatisch je digitale briefpapier gebruikt wanneer deze wordt verzonden of afgedrukt:
  • Ga naar de factuurlay-out instellingen.
  • Kies het aangemaakte PDF-bestand als het digitale briefpapier voor je facturen.
    
    

Adrespositionering

Hiermee kun je bepalen waar het adres binnen het factuurblok wordt geplaatst.

• Bovenmarge (in mm): Dit is gerekend vanaf de bovenzijde van de pagina.
• Inspringen links (in mm): Dit is gerekend vanaf de linkerzijde van de pagina.

Als je te weinig ruimte hebt gehouden tussen de bovenzijde van de pagina en de start van het factuurblok om een adresblok te plaatsen, dan wordt dit automatisch gecorrigeerd.

Logo positionering

Dit is enkel relevant als je kiest voor afdrukken op blanco papier.

Specificatie instellingen

Voeg een urenspecificatie toe bij facturatie van werkzaamheden. 

Onderwerp en tekst van mail

Als je besluit verkoopfacturen per e-mail te gaan versturen, kun je hier ook het onderwerp en de tekst van de e-mail aanpassen.

In de tekst en in het onderwerp kun je ook variabele gegevens opnemen (zogenaamde placeholders). Die placeholders staan altijd tussen vierkante haken en hebben een specifieke naam.