Yuki Analytisch boekhouden

Met het feature Yuki Analytisch boekhouden krijg je diepgaand inzicht in de herkomst van je kosten en opbrengsten. Analytische boekingen worden extracomptabel verwerkt. Dit betekent dat ze niet daadwerkelijk op de officiële grootboekrekeningen van je administratie worden geboekt, maar via een analytisch plan (een view) worden toegewezen aan specifieke dimensies.

Hierdoor kun je werken met kostenplaatsen (zoals afdelingen) en kostendragers (zoals eindproducten), terwijl je reguliere rekeningschema strak en overzichtelijk blijft.

Het feature is volledig geïntegreerd in de Boekhouding functionaliteit.

Klik op de video om Yuki Analytisch boekhouden te bekijken! 

Klik op de video om het toewijzen van transacties o.b.v. standaardwaarden te bekijken!

Klik op de video om het consolideren van de omzet en kosten van meerdere administraties te bekijken!

Yuki Analytisch boekhouden is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.  

Permissies en rollen

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder', 'Portaal backoffice', 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan het feature Analytisch boekhouden gebruiken.

Rapportages en overzichten

Je kunt rapportages opvragen met totaaltellingen per boekingsperiode of per jaar, inclusief vergelijkingen met voorgaande periodes. Yuki biedt hiervoor drie overzichten:

• Omzet en kosten per maand
• Omzet en kosten waardenvergelijking
• Omzet en kosten per dimensie.

Toegang tot Analytisch boekhouden

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Boekhouding in de navigatiebalk
• Klik je vervolgens in het nu geopende scherm onder Overzicht op Analytisch boekhouden.

Startscherm Analytisch boekhouden

Stappenplan: Analytische boekhouding opzetten

Zet je analytische boekhouding altijd op in overleg met je accountant. Bepaal vooraf welke inzichten je wilt verkrijgen en hoe gedetailleerd de data moet zijn. Doorloop vervolgens de volgende stappen (elk onderwerp wordt in een apart artikel uitgebreid toegelicht):

1. Analytische view aanmaken
   Een view is het hoofdplan waarin je baten en lasten structureert om ze te kunnen analyseren (bijvoorbeeld: 'Omzet en kosten per afdeling').
2. Scope aanmaken
   In de scope bepaal je welke transacties geanalyseerd moeten worden (de invoer). Dit kan een reeks grootboekrekeningen zijn, of bijvoorbeeld de naam van een specifieke relatie. Je moet minimaal één scope aanmaken.
3. Dimensies beheren
   Voor geavanceerde rapportages koppel je een dimensie als label aan een waarde. Je kunt in Yuki met één of twee lagen (dimensies) bovenop het rekeningschema werken. Binnen elke dimensie leg je een label en minstens één optie vast.
4. Waarde aanmaken
   Waarden zijn de specifieke categorieën waaraan de transacties binnen de scope worden toegewezen. Bij een afdelings-view zijn dit bijvoorbeeld de waarden: Verkoop, Inkoop, Administratie en Support. Je kunt een onbeperkt aantal waarden aanmaken.
5. Verdeelsleutel aanmaken
   Als kosten of omzet over meerdere waarden verdeeld moeten worden (bijvoorbeeld huisvestingskosten over alle afdelingen), gebruik je een verdeelsleutel. Je definieert hierin het 'gewicht' (het percentage of aandeel) per waarde, waarna Yuki de splitsing automatisch uitvoert.
6. Toewijzingsregel aanmaken

   Een toewijzingsregel zorgt ervoor dat de transacties uit de scope automatisch aan de juiste waarde of verdeelsleutel worden gekoppeld.
   
   

Praktijkvoorbeeld: view 'Omzet en kosten per afdeling'

Stel, je organisatie heeft vier afdelingen: Verkoop, Inkoop, Administratie en Support. Na het inrichten van de view kun je de data op twee manieren bekijken:

• Per afdeling: Je ziet per afdeling de exacte opbouw van de omzet en de verschillende kostenposten (zoals huisvesting en personeel).
• Per grootboekrekening: Je ziet hoe de kosten van één specifieke rekening (bijvoorbeeld '41000 Huur bedrijfspand') zijn verdeeld over de vier afdelingen.

Zo bouw je deze voorbeeld-view op in Yuki:

• Scopes:
  • Grootboekrekeningtype: Omzet
  • Grootboekrekeningtype: Kosten.
• Dimensie: Afdeling
• Waarden: Verkoop, Inkoop, Administratie, Support
• Verdeelsleutels (Gewicht):
  • Huisvestingskosten (Gelijke verdeling): Verkoop (25), Inkoop (25), Administratie (25), Support (25).
  • Personeelskosten (Op basis van FTE): Verkoop (6), Inkoop (3), Administratie (4), Support (2).
  • Telefoon- & internetkosten: Verkoop (35), Inkoop (15), Administratie (15), Support (35).
• Toewijzingsregels:
  • Grootboekrekeningen 80000-80008 → Toewijzen aan waarde: Verkoop
  • Grootboekcategorie 'Kostprijs van de omzet' → Toewijzen aan waarde: Inkoop
  • Grootboekcategorie 'Huisvestingskosten' → Toewijzen aan verdeelsleutel: Huisvestingskosten
  • Grootboekcategorie 'Kantoorkosten' → Toewijzen aan waarde: Administratie
  • Grootboekcategorie 'Verkoopkosten' → Toewijzen aan waarde: Verkoop
  • Grootboekrekening 'Vakliteratuur' → Toewijzen aan waarde: Support
  • Grootboekcategorie 'Salarissen, sociale lasten' → Toewijzen aan verdeelsleutel: Personeelskosten
  • Grootboekrekening 'Telefoon- en internetkosten' → Toewijzen aan verdeelsleutel: Telefoon- en internetkosten.