Hoe boek ik de beginbalans?

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant' kan de beginbalans in de administratie invoeren. 

Om de beginbalans van het eerste boekjaar in Yuki aan te maken dien je de eindbalans van het boekjaar daarvoor in te voeren. Dat kan enkel in een speciale memoriaal 'Beginbalans' (documenttype 'Beginbalans'). 

Je kunt een beginbalans vanuit verschillende plaatsen in Yuki invoeren:

• Open de workflow te verwerken documenten en selecteer voor de geüploade beginbalans het documenttype Beginbalans
  
  
  
• Beweeg met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk, klik op Memoriaal en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Beginbalans en geef tenslotte aan hoe je de beginbalans wilt aanmaken.
  
  

Dit memoriaal heeft enkele bijzondere kenmerken:

• Je kunt enkel een datum gebruiken die ligt voor de startdatum van het eerste boekjaar in Yuki.
• Je kunt geen omzet- en kostenrekeningen gebruiken immers resultatenrekeningen zijn niet toegestaan
• Je kunt niet direct op grootboekrekeningen van een bankrekening of kas boeken.

In de praktijk maak je verschillende beginbalans boekingen aan:

• Het invoeren of importeren van de proef -saldibalans van het laatste boekjaar. Het saldo van elke bankrekening moet worden geboekt op '11099 Tussenrekening beginbalans banken'.
• Openstaande posten debiteuren. Op de openstaande posten kunnen GEEN aanmaningen verstuurd worden! Indien je dat wilt, moet je de openstaande posten uit de beginbalans als documenten aanleveren.
• Openstaande posten crediteuren
• Invoeren van gedetailleerde investeringsstaat (activastaat). Als je gebruik wilt maken van de activastaat, moet je de beginbalans uitgesplitst invoeren en activum inboeken op de eerste datum waarop het reeds werd afgeschreven.

De onderstaande rekeningen worden vaak bij het invoeren van een beginbalans tijdelijk vervangen door de volgende tussenrekeningen:

• Debiteuren (Klanten) -> 13001 Tussenrekening beginbalans debiteuren
• Crediteuren (Leveranciers) -> 16001 Tussenrekening beginbalans crediteuren
• Bankrekeningen -> 11099 Tussenrekening beginbalans banken
• Immateriële en Materiële vaste activa -> 02999 Tussenrekening beginbalans activa
  (hierna kun je in een apart memoriaal de activa verder detailleren)
• Afschrijvingen -> 02999 Tussenrekening beginbalans activa
  (De afschrijvingen per activa kun je later via de activastaat invoeren).

Yuki gebruikt de bovenstaande tussenrekeningen automatisch in de volgende situaties:

• Als je een beginsaldo invult bij het aanleggen van een bankrekening of creditcardrekening.
• Als je een factuur invoert met een datum die ligt voor de startdatum van het eerste boekjaar in Yuki
• Als je op een regel van de activastaat een bedrag afschrijving op beginbalans invoert.

Op de tussenrekeningen beginbalans kunnen enkel boekingen voorkomen met een datum die ligt voor de beginbalans.

Eindbalans importeren

Je kunt ook een eindbalans importeren. Dat werkt hetzelfde als het importeren van een normale memoriaalboeking. Let daarbij wel op dat als je een datum gebruikt die voor de startdatum van het eerste boekjaar in Yuki ligt, je automatisch een beginbalansboeking aanmaakt en je dus geen omzet-en kostenrekening mag gebruiken en ook geen bankrekeningen of kas kunt gebruiken.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Memoriaal/financiële transacties importeren.

Beginbalans van bank invoeren

Je kunt het beginsaldo van een bankrekening niet via een boeking in de beginbalans invoeren. Om het saldo op de juiste rekening in Yuki te krijgen ga je als volgt te werk:

• Voer het saldo van elke bankrekening die voorkomt op de saldibalans van het vorige boekjaar in op de rekening '11099 Tussenrekening beginbalans banken.'
• Beweeg met je muis boven het icoon Bank in de navigatiebalk en klik vervolgens op Bankrekeningen om elke bankrekening aan te maken die het bedrijf heeft.
• Voer voor elke bankrekening in het veld Beginsaldo het juiste saldo in (saldo op de laatste datum voor de start van het eerste boekjaar in Yuki). Dat saldo wordt dan automatisch tegengeboekt op de '11099 Tussenrekening beginbalans banken.'