Uitgangspunten relatiebeheer

Yuki werkt met een centraal adresboek. Dit adresboek staat ten dienste van de optimale herkenning en verwerking van documenten. Om de kans op het koppelen aan een verkeerde relatie te verkleinen, kan het beste worden gewerkt met een optimaal aantal relaties. Dit betekent zo min mogelijk relaties om vergissingen te voorkomen en zo veel mogelijk relaties om efficiënt te kunnen matchen. Centrale adressen worden indien nodig lokaal aangemaakt in het klantendomein.

In het algemeen geeft dit geen problemen maar in enkele bijzondere gevallen moeten hierin keuzes worden gemaakt. Dit betreft met name de ketens die onder eenzelfde naam opereren en met meer dan één vestiging zijn vertegenwoordigd. 

Voorbeelden van keten adressen zijn GAMMA en andere bouwmarkten, Franchise ketens, OfficeCenter (zelfde KvK-nummer vele adressen), SHELL en andere benzinestations, Albert Heijn en andere winkelketens, de banken, etc.

Een tweede klasse van relaties zijn de leveranciers die onder één naam diverse diensten aanbieden. Voorbeelden hiervan zijn: KPN (telefonie, internet, TV, zakelijke diensten), banken, verzekeraars en overheidsinstellingen.

De Yuki klanten worden ook up-to-date gehouden doordat de relaties centraal worden bijgehouden in yukicentral met een link naar de domeinen waar deze relatie ook voorkomt.

Criteria voor het aanmaken en vinden van relaties

Er wordt op basis van diverse criteria een relatie gematcht aan een factuur maar de volgende criteria zijn de belangrijkste:

• Kamer van Koophandel nummer (en in mindere mate btw-nummer)
• Bankrekeningnummer
• Betaalwijze.

Toepassing van criteria

• Elke Kamer van Koophandel nummer krijgt een eigen relatie.
• Indien de betaalmethode pin of creditcard is dan wordt er bij meer dan één adres gewerkt met een relatie voor geheel Nederland. Voorbeeld hiervan is SHELL en andere benzine stations.
• Er kan gewerkt worden met meer dan één bankrekeningnummer bij een relatie. Dit wordt met name gebruikt als de leverancier werkt met diverse bankrekeningnummers om dezelfde diensten op te ontvangen.
• Wanneer het een scheiding van activiteiten betreft dan kan het beste met aparte relaties worden gewerkt, bijvoorbeeld KPN met Telefonie én Digitenne.