Uitgangspunten relatiebeheer

Yuki maakt gebruik van een centraal adresboek om documenten en facturen automatisch en optimaal te herkennen en te verwerken. Om foutieve koppelingen te voorkomen en het automatische matchingsproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, is een 'optimaal aantal relaties' essentieel: zo min mogelijk dubbele relaties om fouten te vermijden, maar genoeg specifieke data om nauwkeurig te kunnen matchen.

Centrale relaties worden, indien nodig, lokaal in het klantendomein aangemaakt en up-to-date gehouden via een koppeling met yukicentral.

Uitzonderingen: Ketens en gecombineerde dienstverleners

Hoewel het centrale adresboek in de meeste gevallen automatisch correct matcht, vragen twee specifieke situaties om een bewuste keuze in de inrichting:

• Winkel- en franchiseketens (meerdere vestigingen)
  Bedrijven die onder dezelfde naam opereren maar veel lokale vestigingen hebben (en soms hetzelfde KvK-nummer delen).
  
  Voorbeelden: GAMMA, Albert Heijn, OfficeCenter, Shell en diverse banken.
  
  
• Leveranciers met diverse diensten
  Grote organisaties die onder één naam verschillende soorten facturen sturen voor uiteenlopende dienstverlening.
  
  Voorbeelden: KPN (telefonie, internet, TV, zakelijke diensten), verzekeraars en overheidsinstellingen.
  
  

Belangrijkste criteria voor het matchen van relaties

Yuki gebruikt verschillende gegevens om een binnengekomen factuur aan de juiste relatie te koppelen. De belangrijkste criteria zijn:

• Kamer van Koophandel (KvK)-nummer (en in mindere mate het btw-nummer)
• Bankrekeningnummer (IBAN)
• Betaalwijze.

Richtlijnen voor de toepassing van criteria

Om het adresboek zuiver te houden, hanteert Yuki de volgende logica en best practices:

• Eén KvK-nummer = één relatie: in de basis krijgt elk uniek KvK-nummer een eigen relatie in Yuki.
• Landelijke relatie bij pin-/creditcardbetalingen: Wordt er hoofdzakelijk betaald via pin of creditcard bij een keten met meerdere vestigingen? Dan wordt er gewerkt met één overkoepelende relatie voor heel Nederland (bijvoorbeeld voor 'Shell'). Dit voorkomt wildgroei aan lokale tankstation-relaties.
• Meerdere bankrekeningen koppelen: Een relatie kan probleemloos meerdere bankrekeningnummers hebben. Dit is ideaal voor leveranciers die verschillende rekeningen gebruiken voor de ontvangst van betalingen voor dezelfde diensten.
• Scheiding van activiteiten: Biedt een leverancier wezenlijk andere diensten of activiteiten aan die administratief gescheiden moeten blijven? Maak dan aparte relaties aan (bijvoorbeeld specifieke splitsingen binnen KPN).