Declaratie boeken

Wanneer een inkoopfactuur (geadresseerd aan de administratie) privé is betaald door een werknemer wordt deze verwerkt als een document van het type declaratie. Voor de gevallen dat een factuur of bon betaald is door een gebruiker met toegang tot de administratie maar die geen werknemer is wordt het document geboekt als inkoopfactuur met betaalwijze 'Uit privé'.

Voor het declareren van een aantal uit privé betaalde bonnen zonder deze te hoeven uploaden kunnen werknemers en gebruikers met de rol 'Directie' gebruik maken van de elektronische onkostendeclaratie.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Elektronische declaratie aanmaken.

De invoer van een declaratie is vrijwel identiek aan die van een inkoopfactuur.

Let echter op de volgende verschillen:

• Je selecteert geen leverancier maar een werknemer. De werknemer moet al zijn ingevoerd als personeelslid in de module 'Personeel'. Wanneer de adresgegevens hierbij zijn ingevuld worden deze automatisch meegenomen bij de invoer.
• Het veld 'Betalingskorting' is niet van toepassing.
• Als betaalwijze van de declaratie kan alleen gekozen worden voor 'Overschrijving' of 'Contant'.

Wanneer je de gegevens hebt ingevoerd en eventueel notities (veld Notities in sectie Overig) hebt toegevoegd kun je door te klikken op de knop Afhandelen linksboven in je scherm óf boven de sectie Overig je invoer laten controleren en vervolgens het volgende document in de workflow openen.

Boeking

Een verwerkte declaratie wordt standaard bij de desbetreffende werknemer in de ordner 'Personeel/Declaraties' geplaatst. Er ontstaat een openstaande post voor het desbetreffende personeelslid (rekening '20000 RC personeel'), de kosten (inclusief btw) worden op de desbetreffende grootboekrekening(en) geboekt.

Wanneer een werknemer in een administratie ook is vastgelegd als eigenaar, vennoot, partner of bestuurder van die administratie wordt een declaratie niet geboekt op RC personeel:

• In een éénmanszaak, VOF en een maatschap worden de declaraties van de eigenaar, vennoten en partners als 'privéstorting' geboekt.
• In andere rechtsvormen worden de declaraties van de bestuurder(s) zoals een directeur, aandeelhouder etc. op de juiste Rekening Courant rekeningen geboekt.

Het is in Yuki dus belangrijk om bij de rechtsvorm van een administratie (zie administratieprofiel) de juiste personen in te voeren als eigenaar, vennoot, partner of bestuurder. Hierdoor worden automatisch de bijbehorende grootboekrekeningen 'Prive...' of 'RC...' aangemaakt.