Niet-financiële documenten in Archief afschermen voor andere gebruikers

Afhankelijk van de rol(len) van een gebruiker in een domein zijn de documenten in één of meer mappen (of submappen) niet zichtbaar en dus niet toegankelijk voor een gebruiker.

Alleen de niet-financiële documenten in Yuki kunnen door een gebruiker op documentniveau worden afgeschermd.

Niet-financiële documenten zijn in Yuki documenten van het type 'Standaard', bij de verwerking hiervan worden er geen financiële transacties geboekt.

Voorbeelden van standaard documenten zijn verzekeringspolissen, leenovereenkomsten, amortisatieschema's, contracten etc.

Een gebruiker of de backoffice kan ook zelf bepalen in welke map het standaard document bewaard moet worden.

Je kunt in het Archief:

• een standaard document afschermen
• alle standaard documenten in één keer afschermen.

LET OP!

Het toegangsniveau van een project overschrijft de toegangsniveaus van alle documenten die binnen het project voorkomen. Dit houdt in dat alle gebruikers die toegang hebben tot een bepaald project ook alle documenten van dit project kunnen benaderen ongeacht het specifieke toegangsniveau van een document. Dit geldt dus ook voor documenten die het label 'Privé' hebben. Wanneer deze documenten aan een project worden toegevoegd, kunnen alle gebruikers met toegang tot dit project deze documenten ook inzien. 

Standaard document afschermen

Wanneer je een document hebt geüpload in het Archief ben je als het ware de eigenaar van het document.

Alleen de eigenaar of een gebruiker met de rol 'Directie' kan een niet-financieel document (documenttype 'Standaard') afschermen.

Open het desbetreffende document en klik vervolgens op de knop Bewerken.

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer hier welke gebruikers toegang hebben tot dit document en klik vervolgens op de knop Bewaren.

Het document is nog wel toegankelijk voor de backoffice maar niet meer zichtbaar voor alle andere gebruikers zonder toegang.

Staat het beveiligingsniveau op Privé dan heeft alleen de eigenaar toegang tot het document. 

Ook voor de backoffice is dit document dan niet zichtbaar en dus niet meer toegankelijk.

Alle standaard documenten in één keer afschermen

In het Archief kun je voor alle niet-financiële documenten een standaard beveiligingsniveau instellen.

LET OP!

Het instellen van deze beveiliging gebeurt niet met terugwerkende kracht.

Alle standaard documenten die al aanwezig waren in het Archief behouden de reeds aanwezige beveiliging.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Archief instellingen.