Purchase - Functionele beschrijving velden inkoopfacturen XML

Dit artikel beschrijft de functionele uitwerking in de software van een aantal van de velden in de inkoopfacturen XML. Deze dient te worden aangeleverd met de webservicemethode Purchase - ProcessPurchaseInvoices(sessionID, administrationId, xmlDoc).

LET OP!

Het doornemen van het onderstaande XML-schema is aanbevolen, deze informatie is het meest volledig en in het Engels beschreven.

Webadres van het XML schema van de inkoopfacturen

http://www.yukiworks.nl/schemas/PurchaseInvoices.xsd

Omschrijving velden

Hieronder vind je een omschrijving van de velden. Het XML-schema bevat zelf ook een omschrijving van de velden en welke waarden en datatypes erin worden verwacht.

PurchaseInvoice: Process

 Met dit veld geef je aan of je de factuur direct wilt verwerken. Als je ervoor kiest om de factuur te verwerken dien je ook het juiste factuurnummer op te geven in het veld 'Reference'.

Bij de waarde 'True', wordt de factuur zonder toestemming verwerkt in Yuki. Is de waarde 'False', wordt de factuur niet verwerkt in de administratie en moet deze handmatig door de account worden verwerkt.

Als de TAG Process ontbreekt, gaat Yuki uit van de waarde 'false'.

PurchaseInvoice: Reference

In dit veld kun je het factuurnummer opnemen.

• Factuur wordt buiten Yuki afgehandeld, afgedrukt en/of verzonden. De factuur heeft dus een factuurnummer buiten Yuki gekregen.

PurchaseInvoice: Date

De factuurdatum.

PurchaseInvoice: DueDate

De vervaldatum.

PurchaseInvoice: InvoiceAmount (verplicht)

Dit decimale veld stelt het totale factuurbedrag in.

PurchaseInvoice: InvoiceVATAmount (verplicht)

Dit decimale veld stelt het totale btw-bedrag op de factuur in. 

PurchaseInvoice: Currency

De valuta van de inkoopfactuur. Als het veld niet is ingevuld, is de default waarde 'EUR'.

PurchaseInvoice: PaymentMethod

De betaalwijze van de factuur. Mogelijke opties:

• Unspecified bij de betaalwijze van de factuur wordt dan in Yuki 'Overschrijving' ingevuld)
• ElectronicTransfer (overschrijving) 
• DirectCollection 
• Cash
• DebitCard (pinbetaling)
• CreditCard
• ReceivedElectronically
• ReceivedCash
• ToSettle

PurchaseInvoice: PaymentReference

Dit string-veld stelt de non structured payment reference van de factuur in.

PurchaseInvoice: PaymentID

Dit string-veld stelt de structured payment ID van de factuur in.

PurchaseInvoice: ProjectID

De ID van het project waaraan je het document wilt koppelen. Het meegeven van deze parameter maakt de parameter 'ProjectCode' overbodig. 

Een gebruiker met de rol 'Directie' dient wel de bundel Medium, Large of Unlimited te hebben gekozen via de Yuki Store in het domein.

PurchaseInvoice: ProjectCode

De code van het project waaraan je het document wilt koppelen. Deze parameter wordt alleen gebruikt als de parameter 'ProjectID' niet wordt meegegeven. 

Een gebruiker met de rol 'Directie' dient wel de bundel Medium, Large of Unlimited te hebben gekozen via de Yuki Store in het domein.

Purchaseinvoice: Remarks

De ingegeven informatie komt niet op de factuur maar wordt als notitie bij de inkoopfactuur opgeslagen.

PurchaseInvoice: DocumentFileName (verplicht)

De naam van het bestand met de extensie .pdf.

PurchaseInvoice: DocumentBase64 (verplicht)

Dit veld moet de pdf bevatten als een Base64 string. Yuki zal de Base64 string visualiseren in het eigenlijke PDF document.

Contact: Contact

In het Contact element wordt de relatie/leverancier van een factuur opgegeven. Er zal eerst naar een bestaande relatie in het adresboek van Yuki gezocht worden. Er wordt gezocht:

• Indien een relatiecode is opgegeven: op relatiecode via het veld 'ContactCode'
• Indien niet gevonden of geen relatiecode opgegeven: op volledige naam via het veld 'FullName'

Indien geen bestaande relatie wordt gevonden wordt een nieuwe relatie aangemaakt.

Contact: gevonden bij ContactCode (= relatiecode op de relatiekaart)

• Als een relatiecode wordt gebruikt worden de adresgegevens van een bestaande relatie altijd overschreven met de huidige waarde in het XML-bronbestand.
• Om een veld niet te overschrijven kan het element volledig worden weggelaten uit het XML-bronbestand.

TIP!

Als je leverancier-ID's of leverancierscodes gebruikt in jouw toepassing, stuur deze dan ook mee in de XML. Zo heb je in beide applicaties altijd een één-op-één match tussen de leverancier en de factuur.

Contact: gevonden met FullName (= naam of bedrijfsnaam op de relatiekaart)

• Als een relatie met dezelfde naam wordt gevonden worden alleen de lege velden van die relatie aangevuld met gegevens uit het XML-bronbestand.
• Voor de adresgegevens geldt ook dat alleen gegevens worden aangevuld als de bestaande gegevens overeenkomen.
  Bijvoorbeeld het adres 'Dorpstraat 40, Ons Dorp' zal worden aangevuld tot 'Dorpstraat 40, 1234 XX, Ons Dorp' indien in de XML het adres en woonplaats hetzelfde zijn en ook de postcode is opgegeven.

Contact: EmailAddress

Het is mogelijk om één e-mailadres mee te geven. Dit adres wordt bij de relatiekaart van de leverancier opgeslagen.

Contact: ContactType

Je kunt definiëren of een leverancier een particulier of een bedrijf is.

Contact: BankAccount (verplicht)

Indien een rekeningnummer wordt opgegeven wordt deze als bankrekening van de leverancier opgeslagen. Het rekeningnummer wordt ook gebruikt als rekeningnummer voor deze factuur. Het is dus mogelijk om meerdere rekeningnummers voor dezelfde leverancier aan te leggen.

LET OP!

Het bankrekeningnummer is een verplicht veld voor een inkoopfactuur.

Contact: BIC

Indien een BIC code wordt opgegeven wordt deze als BIC code bij de bankrekening van de leverancier opgeslagen. Het rekeningnummer met BIC code wordt ook gebruikt als rekeningnummer voor deze factuur.

LET OP!

Hierdoor is het dus mogelijk om ook buitenlandse bankrekeningen aan te maken.

InvoiceLine: Description

De omschrijving van de factuurregel. Als dit veld leeg of niet aanwezig is wordt de omschrijving uit 'Product Description' gebruikt.

InvoiceLine: GLAccountCode

Dit stringveld bepaalt de code van de grootboekrekening in Yuki. Een standaard grootboekrekening wordt gekozen door de webservice als dit veld leeg wordt gelaten of een niet bestaande code van een grootboekrekening bevat.

InvoiceLine: LineAmount (verplicht)

Dit decimale veld stelt het bedrag van de factuurregel in. Dit bedrag is exclusief BTW.

Dit is een verplicht veld.

InvoiceLine: LineVATPercentage

Dit decimale veld stelt het btw-percentage van de factuurregel in. 

LET OP!

Het wordt niet aangeraden dit veld te gebruiken. Er wordt namelijk afgeweken van de Yuki rekenmethodes!

Gebruik liever de automatische berekening op basis van het veld "InvoiceAmount".

Dit veld is alleen nuttig als er verschillende btw-percentages worden gebruikt in een factuur.

Invoiceline: LineVATType (verplicht)

Dit integer-veld bepaalt welke btw-code moet worden gebruikt. 

Invoiceline: LineVATDescription

Dit string-veld bepaalt welke btw-code moet worden gebruikt. De beschrijving van de btw-code is in het domein te vinden via de domeininstellingen bij 'Btw-tarieven instellen'.

Invoiceline: VATDeductibilityPercentage

Dit integer veld bepaalt het aftrekbaarheidspercentage van "InvoiceVATAmount". Als dit veld leeg wordt gelaten, wordt de standaardwaarde binnen Yuki gebruikt.

Btwtype  Percentage      Omschrijving