Inkoopfacturen met betaling onderweg (Beta)

In Yuki kun je een werklijst bekijken van alle inkoopfacturen waarvan de betaling nog onderweg is. Dit zijn facturen die zijn betaald met een pinpas, creditcard of via automatische incasso. Ook facturen die zijn opgenomen in een concept of definitief SEPA betaalbestand zijn in dit overzicht aanwezig. 

Al deze facturen moeten nog worden gematcht met een betaling in Yuki.

LET OP!

Zodra een factuur wordt gematcht met de bijbehorende betaling verdwijnt de factuur uit de werklijst 'Betaling onderweg' en komt deze in het overzicht 'Alle inkoopfacturen' terecht.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Inkoop', 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan dit overzicht bekijken.

Vanuit deze werklijst kan een gebruiker:

• het document bekijken
• het SEPA betaalbestand bekijken
• de relatie bekijken
• het project bekijken
  (alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein én de inkoopfactuur is gekoppeld aan een project)
• één of meer facturen vrijgeven voor betaling
• één of meer facturen in de wacht zetten
• een taak voor een factuur aanmaken.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' kan een factuur in de wacht zetten of markeren als onbetaald (weer vrijgeven voor betaling).

Beweeg met je muis boven het icoon Inkoop in de navigatiebalk en klik vervolgens op Betaling onderweg.  

Het volgende scherm wordt geopend:

Filters 

Je kunt de getoonde gegevens in dit scherm filteren op:

• Documentsoort: alleen de inkoopfacturen of alle inkoop creditfacturen.

In dit overzicht kun je gebruik maken van de zogenaamde document viewer om:

• een schermvoorbeeld van het document te verbergen of te tonen
• het document in de browser te openen
• het document te downloaden.

Klik op de regel van de desbetreffende factuur en vervolgens op één van de knoppen rechts in het scherm:

Download als CSV (Excel)

Om alle in het scherm getoonde gegevens (in de kolommen) te downloaden en bijv. te exporteren naar Excel en vervolgens, indien gewenst, af te drukken klik je rechtsboven in het scherm op de knop Download als CSV.

De naam van het gedownloade CSV-bestand is [naam administratie] - Betaling onderweg per [Datum van vandaag][tijdstip).csv.

Document bekijken

• Klik op het onderwerp van het document
  OF
• Beweeg met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur, klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens Bekijk document in het dropdownmenu.
  
  

In het nu geopende scherm kan de factuur, indien nodig, worden aangepast of kunnen er bewerkingen op de factuur worden uitgevoerd.

SEPA betaalbestand bekijken

Om het SEPA betaalbestand te bekijken waarin een factuur is opgenomen, beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur. Klik vervolgens op de knop mer de drie puntjes en selecteer de menuoptie Bekijk SEPA  betaalbestand in het dropdownmenu.

Wanneer het nu geopende SEPA betaalbestand nog in Concept staat, kun je eventueel wijzigingen aanbrengen. 

Alleen een gebruiker met de rol 'Financiële administratie', 'Externe accountant') of 'Directie' kan een concept SEPA betaalbestanden definitief maken en versturen naar de bank.

Relatie bekijken

Beweeg met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur, klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens Bekijk relatie in het dropdownmenu.

De relatiekaart van de desbetreffende relatie wordt nu geopend.

Project bekijken

Om het project te bekijken waaraan de factuur is gekoppeld,  klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk project in het dropdownmenu.

In het nu geopende scherm worden de gegevens van het desbetreffende project getoond.

Facturen vrijgeven voor betaling

Wanneer er iets misgaat met de betaling van de facturen kunnen deze weer worden vrijgegeven voor betaling waardoor ze nogmaals betaald kunnen worden.

Om facturen vrij te geven voor betaling, selecteer je de desbetreffende facturen in de werklijst en klik je vervolgens bovenin het scherm op Geef vrij voor betaling.

De volgende melding verschijnt in je scherm:

De facturen verdwijnen uit de werklijst ‘Betaling onderweg’ en komen in de betaallijst in het overzicht ‘Te betalen' terecht.

Vanuit de betaallijst kun je de te betalen facturen opnemen in een SEPA betaalbestand om ze in één keer te betalen.

Voor een uitgebreide beschrijving van het betalen via een SEPA betaalbestand zie artikel Betaallijst documenten betalen via SEPA betaalbestand.

TIP!

Om één factuur vrij te geven voor betaling, beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Geef vrij voor betaling in het dropdownmenu.

Facturen in de wacht zetten

Selecteer de facturen in de werklijst die in de wacht moeten worden gezet. Klik vervolgens bovenin het scherm op Zet in de wacht.

De volgende melding verschijnt in je scherm:

De facturen verdwijnen uit de werklijst ‘Betaling onderweg’ en komen in de werklijst ‘Goedkeuring vereist’ terecht.

TIP!

Om één factuur in de wacht te zetten, beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Zet in de wacht in het dropdownmenu.

Taak voor factuur aanmaken

Om een taak voor een factuur aan te maken, beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Nieuwe taak in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer de gewenste taaksoort voor de factuur, voeg indien nodig de ontbrekende gegevens in en klik op de knop Bewaren.