Documenten aanleveren via Yuki Assistant app

Met de Yuki Assistant app op je Smartphone kun je documenten (o.a. bonnetjes en facturen) direct aanleveren en laten verwerken in je administratie.

TIP!

De Yuki Assistant app voor iPhone kun je gratis downloaden via de Apple App Store.

De Yuki Assistant app voor Android kun je gratis downloaden via de Google Play App Store.

Doorloop de volgende vier stappen om documenten aan te leveren via je Yuki Assistant app:

• Voeg de documenten toe die je wilt uploaden
• Pas, indien nodig, gegevens aan of voeg extra gegevens toe voordat je een document uploadt.
• Verwijder, indien nodig, een document of een pagina van een document
• Upload de documenten naar je administratie.

Offline geüploade documenten

Offline geüploade documenten/bestanden worden direct geüpload in je domein in Yuki zodra de Yuki Assistant online is. Na het uploaden verschijnt er in het scherm van de Yuki Assistant een melding dat de documenten/bestanden zijn geüpload.

Oude upload flow is vervangen door nieuwe upload flow

De manier waarop je documenten scant en vervolgens uploadt in de Yuki Assistant app is vervangen door de nieuwe upload flow.

Een belangrijk verschil is dat je alle documenten met dezelfde betaalwijze scant waarna ze als aparte documenten in de workflow terecht komen. Indien nodig kun je direct na het scannen nog extra pagina's aan elk document toevoegen.

Bekijk hier een korte video van de nieuwe upload flow!

Te uploaden documenten (met dezelfde betaalwijze) toevoegen

Om nieuwe documenten te uploaden naar je administratie klik je op de oranje knop onderin het startscherm van je app:

In het nu geopende scherm 'Voeg document toe' kies je vervolgens één van de volgende drie opties:

• Scan een of meerdere documenten
  Maak een foto van een document (factuur of bon) die je wilt uploaden. Druk op Behoud rechtsboven in het scherm. Herhaal dit voor alle documenten (facturen of bonnen) die je wilt uploaden.
  Druk vervolgens op het blauwe vinkje rechtsboven in je scherm.
• Kies uit de fotobibliotheek
  De foto's en afbeeldingen in de fotobibliotheek worden geopend. Selecteer hier de foto of afbeelding die je wilt uploaden.
• Zoek document op ander apparaat
  De meest recente bestanden die je hebt bekeken met één van je apps op je Smartphone worden geopend. Zoek en kies het bestand dat je wilt uploaden.

TIP!

Er kunnen meerdere foto's (pagina's) tegelijkertijd (vanuit de Galerij) worden geüpload. De pagina's worden vervolgens als aparte documenten geüpload.

Nadat je alle documenten met dezelfde betaalwijze hebt toegevoegd, wordt het volgende scherm geopend::

Meer pagina's aan document toevoegen

Om, indien nodig, meer pagina;'s aan een document toe te voegen:

• swipe je naar het desbetreffende document
• druk je op de foto van het document
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• druk je op het plus icoontje rechtsonder de foto
• voeg vervolgens een document (pagina) toe zoals hierboven beschreven bij de drie verschillende opties.
  
  Het aantal toegevoegde pagina's wordt getoond in de foto van het document.
  
  
  

Documentgegevens aanpassen of extra gegevens toevoegen

Bij alle up te loaden documenten wordt door Yuki standaard de ordner 'Uitzoeken Yuki' ingevuld.

Om dit, inden nodig, aan te passen of extra gegevens aan een document toe te voegen, druk je op Documentgegevens toevoegen.

Het volgende scherm wordt geopend:

De onderstaande gegevens kunnen worden ingevoerd: 

Map (standaard is 'Uitzoeken Yuki')
Selecteer de ordner in je Archief waarin je het document wilt uploaden (standaard is dit de ordner 'Uitzoeken Yuki')

In deze ordner upload je alle financiële documenten die relevant zijn voor je boekhouding en daarom moet je accountant bepalen hoe de documenten worden verwerkt in je administratie en in welke ordner op de bovenste plank in je Archief de  documenten worden bewaard.

Ordners 'Zelf te ordenen', 'Verzekering', 'Correspondentie', 'Meetings' en 'Overig'

Het document is niet relevant voor je boekhouding en hoeft daarom niet te worden verwerkt door je accountant. Je moet hierbij denken aan verzekeringspolissen, akten, correspondentie, etc.
Je plaatst het document zelf direct in het tabblad van de juiste ordner op de onderste plank in je Archief.

Onderwerp  
Het onderwerp van het document.

Datum
Voer de datum van het document in.

Valuta  
Selecteer, indien nodig, de juiste valuta. 

Bedrag 

Voer het totaalbedrag in.

Klik op de knop met +/- om een negatief totaalbedrag in te voeren (creditfactuur).

Declaratiesoort  
Selecteer uit welke soort kosten de uitgaven bestaan.

Relatie
Zoek en selecteer de relatie van het document in je eigen Adresboek.

Project
Je kunt het document alleen koppelen aan een project waartoe jij als gebruiker toegang hebt,
Selecteer in de getoonde lijst het project waaraan je het document wilt koppelen. Je kunt een project ook zoeken m.b.v. het vergrootglas.

Notities
Voeg een notitie toe voor jezelf of je accountant.

Voer de gegevens in en druk vervolgens op Documentgegevens opslaan.

Document of pagina van document verwijderen

Document verwijderen

Om een document te verwijderen voordat je alle documenten upload naar je administratie:

• swipe je naar het desbetreffende document
  
  
  
• druk je op het blauwe vuilnisbakje rechtsboven de foto
  
  De volgende melding verschijnt in het scherm:
  
  
  
• druk je vervolgens op Verwijderen om het up te loaden document daadwerkelijk te verwijderen. 

Pagina van document verwijderen

Om een pagina van een document te verwijderen:

• swipe je naar het desbetreffende document
• druk je op de foto van het document
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• druk je linksonder in het scherm op de foto van de pagina die je wilt verwijderen
• druk je vervolgens rechtsonder in het nu geopende scherm op het vuilnisbak icoontje
  
  

Documenten uploaden naar je administratie

Om de documenten daadwerkelijk te uploaden naar je administratie in Yuki:

• selecteer je de administratie waarnaar de documenten moeten worden geupload
• selecteer je de betaalwijze die geldt voor alle up te loaden documenten
  
  
  Eigen uitgaven declareren
  Gebruik de betaalwijze Uit privé als je je eigen uitgaven wilt declareren. Je accountant zal het document verwerken als een uit privé betaalde (contant of met privé pinpas/creditcard) onkostendeclaratie in je administratie.
  
  
• druk je vervolgens onderin het scherm op Upload naar Yuki

Alle documenten zullen worden geupload naar en verwerkt worden in de desbetreffende administratie.

Na het uploaden van de documenten verschijnt er een melding in je scherm dat de documenten zijn geüpload. 

Geüploade documenten bekijken

Om de meest recent geüploade documenten te bekijken open je je Archief (via Discover) en druk je vervolgens bovenin je scherm op Mijn uploads.

Het volgende scherm wordt geopend:

Geüpload document in Yuki

In je administratie in Yuki wordt in het geüploade document in de sectie 'Workflow' aangegeven dat het desbetreffende document via de Yuki Assistant app is aangeleverd.

Waar moet je rekening mee houden?

• Met de oudere Smartphone versie kan de kwaliteit van de foto minder zijn dan die van een scan.
• Zorg dat de inloggegevens zijn vastgelegd.
• Zorg dat je kunt e-mailen op jouw Smartphone.
• Zorg dat je Smartphone beveiligd is met een pincode. Yuki bewaart namelijk de inloggegevens van de boekhouding op de telefoon!