Documenten aanleveren via Yuki Assistant app

Met de Yuki Assistant app op je Smartphone kun je documenten (o.a. bonnetjes en facturen) direct aanleveren en laten verwerken in je administratie.

TIP!

De Yuki Assistant app voor iPhone kun je gratis downloaden via de Apple App Store.

De Yuki Assistant app voor Android kun je gratis downloaden via de Google Play App Store.

Doorloop de volgende drie stappen om een document aan te leveren via je Yuki Assistant app:

• Kies het document dat je wilt uploaden
• Load het document up naar je administratie.
• Bewerk, indien nodig, het document voordat je dit uploadt
• Pas, indien nodig, gegevens aan of voeg deze toe voordat je het document uploadt.

LET OP!

Offline geüploade documenten/bestande worden direct geüpload in je domein in Yuki zodra de Yuki Assistant online is. Na het uploaden verschijnt er in het scherm van de Yuki Assistant een melding dat de documenten/bestanden zijn geüpload.

Het te uploaden document kiezen

Om een nieuw document te uploaden naar je administratie klik je op de oranje knop onderin het startscherm van je app:

In het nu geopende scherm kies je vervolgens één van de volgende drie opties:

• Kies uit de fotobibliotheek
  De foto's en afbeeldingen in de fotobibliotheek worden geopend. Selecteer hier de foto of afbeelding die je wilt uploaden.
• Maak een foto
  Maak een foto van het document dat je wilt uploaden en klik vervolgens op het vinkje rechtsboven in je scherm.
• Kies een ander bestand
  De meest recente bestanden die je hebt bekeken met één van je apps op je Smartphone worden geopend. Zoek en kies het bestand dat je wilt uploaden.

TIP!

Er kunnen meerdere foto's (pagina's) tegelijkertijd (vanuit de Galerij) worden geüpload. De pagina's worden vervolgens samengevoegd in één PDF-bestand.

Het volgende scherm verschijnt:

TIP!

In het bovenstaande scherm kun je indien nodig nog één of meer pagina's aan het document toevoegen door bovenin het scherm te klikken op het pijltje naar links.

Document uploaden naar je administratie

Je geeft vervolgens aan op welke manier het te uploaden document in je administratie in Yuki moet worden verwerkt. Dit is afhankelijk van de geselecteerde ordner en de betaalwijze:

• Ordner 'Uitzoeken Yuki'
  Het financiële document is relevant voor je boekhouding en daarom moet je accountant bepalen hoe het document wordt verwerkt in je administratie en in welke ordner op de bovenste plank in je Archief het document wordt bewaard.
• Ordner 'Uitzoeken Yuki' en betaalwijze 'Door werknemer'
  Je wilt direct je eigen uitgaven declareren. Je accountant zal het document verwerken als een uit privé betaalde (contant of met privé pinpas/creditcard) onkostendeclaratie in je administratie en vervolgens bewaren in het tabblad Declaraties in de ordner Personeel.
• Ordner 'Zelf te ordenen', 'Verzekering', 'Correspondentie', 'Meetings' en 'Overig'
  Het document is niet relevant voor je boekhouding en hoeft daarom niet te worden verwerkt door je accountant. Je moet hierbij denken aan verzekeringspolissen, akten, correspondentie, etc.
  Je plaatst het document zelf direct in het tabblad van de juiste ordner op de onderste plank in je Archief.
  
  

Indien het document direct kan worden geüpload in je administratie klik je vervolgens op de knop Uploaden. Het document zal worden geüpload naar en verwerkt worden in de administratie die je als default hebt ingesteld. Selecteer indien nodig een andere administratie.

Na het uploaden van het document verschijnt er een melding in je scherm dat het document is geüpload. Je kunt het zojuist geüploade document bekijken door te klikken op Bekijken.

Voordat je het document uploadt kan het document echter, indien nodig, nog worden bewerkt of kunnen er handmatig gegevens over het document worden aangepast of toegevoegd.

TIPS!

• Om de volgorde van de foto's (pagina's) van een document te wijzigen, klik je rechtsboven in het scherm op Herordenen.
• Om de meest recent geüploade documenten te bekijken open je je archief (via Discover) en klik je vervolgens bovenin je scherm op Mijn uploads.

• In je administratie in Yuki wordt in het geüploade document in de sectie 'Workflow' aangegeven dat het desbetreffende document via de Yuki Assistant app is aangeleverd.
  
  

Document bewerken voor het uploaden

Het document dat je wilt uploaden naar je administratie kan, indien nodig, nog worden bewerkt door te klikken op de knop met het potloodje.

Het volgende scherm wordt geopend:

Je kunt het document verwijderen, draaien of handmatig bijsnijden (standaard worden de randen automatisch bijgesneden) door onderin je scherm respectievelijk te klikken op de knop Verwijderen, Draaien of Alle.

Klik vervolgens op de knop Bewaren.

Gegevens aanpassen of toevoegen voor het uploaden

Bij een te uploaden document wordt door Yuki standaard de ordner 'Uitzoeken Yuki' en betaalwijze 'Overschrijving' ingevuld.

Er kunnen echter nog extra gegevens aan het document worden toegevoegd door te klikken op het pijltje achter Meer details. De door Yuki herkende gegevens worden nu vervolgens automatisch ingevuld. 

Alle gegevens kunnen echter, indien nodig, nog handmatig worden aangepast.

Map (standaard is 'Uitzoeken Yuki')
Selecteer de ordner in je Archief waarin je het document wilt uploaden (standaard is dit de ordner 'Uitzoeken Yuki')

Betaalwijze (standaard is 'Overschrijving')

Overschrijving, door werknemer, incasso, pinpas, creditcard of contant.

Onderwerp  
Het onderwerp van het document.

Datum
Voer de datum van het document in.

Valuta  
Selecteer, indien nodig, de juiste valuta. 

Bedrag 

Voer het totaalbedrag in.

Klik op de knop met +/- om een negatief totaalbedrag in te voeren (creditfactuur).

Declaratiesoort  
Selecteer uit welke soort kosten de uitgaven bestaan.

Relatie
Zoek en selecteer de relatie van het document in je eigen Adresboek.

Project
Je kunt het document alleen koppelen aan een project waartoe jij als gebruiker toegang hebt,
Selecteer in de getoonde lijst het project waaraan je het document wilt koppelen. Je kunt een project ook zoeken m.b.v. het vergrootglas.

Notities
Voeg een notitie toe voor jezelf of je accountant.

LET OP!

• Het veld 'Onderwerp' is alleen beschikbaar indien de ordner 'Zelf te ordenen', 'Verzekering', 'Correspondentie', 'Meetings' of 'Overig' is geselecteerd
• De velden 'Valuta', 'Bedrag' en 'Declaratiesoort' zijn niet beschikbaar indien de ordner 'Zelf te ordenen', 'Verzekering', 'Correspondentie', 'Meetings' of 'Overig' is geselecteerd.

Waar moet je rekening mee houden?

• Met de oudere Smartphone versie kan de kwaliteit van de foto minder zijn dan die van een scan.
• Zorg dat de inloggegevens zijn vastgelegd.
• Zorg dat je kunt e-mailen op jouw Smartphone.
• Zorg dat je Smartphone beveiligd is met een pincode. Yuki bewaart namelijk de inloggegevens van de boekhouding op de telefoon!