Documenten exporteren uit Archief

Als het jaar is afgesloten en je wilt alle documenten van dat jaar ook nog ergens op je computer, USB-stick, server of op een dvd bewaren, gebruik je in het Archief de functie Exporteren. Met deze functie kun je van een administratie eenvoudig alle documenten van een boekjaar exporteren. 

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' kan alle documenten uit het Archief exporteren.

Een gebruiker met de rol 'Backoffice' in het domein kan alleen de documenten uit de financiële ordners (grijze ordners) exporteren.

Beweeg met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk en klik vervolgens op Exporteren.  

LET OP!

In een Compact, Basis of Plus domein klik je links in je scherm op de knop Indienen en vervolgens op Exporteren.

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer in dit scherm de correcte administratie en de juiste periode en vink vervolgens alle ordners aan die je uit het Archief wilt exporteren. Nadat je op de knop Exporteren hebt geklikt, verschijnt de volgene melding in het scherm:

Zolang de status van de export 'Open' is kan de epxort nog worden verwijderd.

Het exportbestand wordt dezelfde nacht, dus binnen 24 uur, aangemaakt. Als dit bestand klaar is, ontvang je van Yuki een e-mail met een link. Via deze link log je in op je domein en kun je het bestand downloaden. Een (gedeelte van het) Archief is niet direct te downloaden, omdat dit vaak zeer grote bestanden zijn.

LET OP!

De link in de e-mail is 14 dagen geldig!

Van de geselecteerde ordners wordt een ZIP-bestand gemaakt met daarin per ordner een map. Zo heb je in één bestand alle documenten bij elkaar die bij een bepaalde jaarrekening hoorden.

Als je het contract met Yuki hebt beëindigd vraag de export dan zeker twee dagen voor het contract afloopt aan. Doe je dit op de laatste dag dan kun je via de link die in de mail staat niet meer inloggen en zul je het contract met één maand moeten verlengen.