Hoe kan ik adressen (relaties) in één keer importeren?

Het is mogelijk om adressen te importeren in het Adresboek van je Yuki administratie vanuit Outlook, Outlook Express, Yuki of een andere toepassing. Regelmatig adressen uitwisselen tussen je domein en Outlook (Express), smartphone, GSM, PDA of Organizer is aan te raden zodat de adressen in beide omgevingen altijd overeenkomen. Dit is met Yuki alleen mogelijk via de import- en exportfunctie, er is geen synchronisatiefunctie beschikbaar. 

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan adressen importeren.

Beweeg met je muis boven het icoon Relaties in de navigatiebalk en klik vervolgens op Import & Export.  

Het volgende scherm wordt geopend:

Om alle geïmporteerde adressenbestanden te bekijken klik je op de knop Historie. Je ziet nu alle adressenbestanden die in het verleden zijn geïmporteerd.

Adressen importeren

Om adressen te gaan importeren klik je op Importeren om het proces te starten.

Het proces bestaat uit vijf stappen:

1. selecteer applicatie van waaruit je adressen wilt importeren
2. volg instructies om adressen uit geselecteerde applicatie te exporteren
3. geef aan of al bestaand adres in Yuki moet worden aangevuld of volledig overschreven
4. selecteer het exportbestand
5. koppel de te importeren velden aan velden in Yuki.

Stap 1

In de eerste stap selecteer je de applicatie van waaruit je adressen wilt importeren (formaat van het importbestand): 

• Outlook
• Outlook Express
• Yuki (met dit formaat kun je de gegevens uit een domein exporteren, daarna aanpassen in Excel en vervolgens weer importeren in hetzelfde domein)
• Overige toepassing (CSV-bestand).

Stap 2

Deze stap bestaat uit instructies om de adressen of contactgegevens op de juiste manier uit de in stap 1 gekozen applicatie te exporteren. In dit voorbeeld wil je adressen uit Yuki importeren.

Stap 3

Hier moet je aangeven of je de bestaande adressen wilt updaten (aanvullen) of het importbestand volledig wilt toevoegen (bestaande gegevens overschrijven), ongeacht welke adressen al aanwezig zijn. 

Stap 4

In deze stap klik je op de knop Bestand kiezen om het exportbestand te selecteren dat je wilt importeren in Yuki.

Stap 5

In de laatste stap kun je de te importeren velden toewijzen aan velden in Yuki. Je kunt zelf aangeven welke informatie je in welk veld van de relatiekaart wilt opslaan maar Yuki doet ook een voorstel. De velden die Yuki niet kan plaatsen worden aangegeven met 'Niet importeren'. Deze velden kun je dan zelf koppelen.

Als je de 'Voornaam' en/of 'initialen' importeert, dan maakt Yuki een relatiekaart van het type 'Persoon' aan en anders altijd een relatiekaart van het type 'Bedrijf'.

Wanneer het importbestand zowel gegevens van bedrijven en contactpersonen bevat moet het importeren in twee stappen worden uitgevoerd.

Voor een uitgebreide beschrijving hiervan zie artikel Importbestand adressen: velden bedrijf en contactpersoon koppelen in Yuki. 

Controleer of alle te importeren velden met de juiste velden in Yuki zijn gekoppeld. Zo ja, klik vervolgens op de knop Importeren.

TIP!

In de kopregel van het te importeren bestand mogen geen haakjes () staan.

Iedere regel moet eindigen met een CRLF (Carriage Return LineFeed). Als deze ontbreken, kan Yuki GEEN onderscheid maken tussen de kopregel en de regels met adresgegevens.

Nadat de adressen (relaties) zijn geïmporteerd wordt er een resultaat getoond.

Voor een uitgebreide beschrijving hiervan zie artikel Resultaat import adressen.