Kwaliteitsmonitor: Verwerking

Yuki houdt voortdurend in de gaten of bepaalde onderdelen van de boekhouding van de administratie(s) in een domein compleet en correct zijn verwerkt. De score van deze controles wordt weergegeven in de kwaliteitsmonitor. 

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan de kwaliteitsmonitor bekijken.

Om de score van de kwaliteitscontrole van de verwerking te bekijken, beweeg je met je muis boven het icoon Backoffice in de navigatiebalk en klik je vervolgens op Kwaliteitsmonitor. Klik in het nu geopende scherm op Verwerking.    

De controle van een aantal verwerkingen bestaat uit de volgende zaken:

• Zijn er openstaande transacties op de tussenrekening(en)?
• Ontbreken er intercompany transacties?
• Zijn er transacties geboekt op 'Rekening onbekend'?
• Zijn er openstaande vraagposten?

Klik op één van de rubrieken in een onderdeel om de score daarvan tot in detail te bekijken.

In het geopende scherm van elke rubriek verschijnt, indien van toepassing, de knop Stuur deze lijst naar een gebruiker wanneer er transacties ontbreken, gecorrigeerd of aangevuld moeten worden. Klik op deze knop als je een gebruiker op basis van de gestuurde lijst wilt vragen om toelichting óf om de ontbrekende transacties te uploaden.

Nadat je ervoor hebt gezorgd dat de benodigde aanvullingen en/of correcties zijn uitgevoerd kun je vervolgens de score van de kwaliteitsmonitor updaten door op de knop Verversen te klikken. Onder de score wordt nu de datum en het tijdstip weergegeven wanneer deze voor het laatst is ververst.

Openstaande transacties op tussenrekeningen

Transacties op tussenrekeningen moeten regelmatig worden gematcht om het saldo van deze rekeningen als het ware in evenwicht te houden. In de administratie wordt gecontroleerd of alle transacties op een tussenrekening met een transactiedatum ouder dan 30 dagen geheel of deels zijn gematcht met de andere verwachte transactie.

ACTIE!

Klik op een tussenrekening in de bovenstaande lijst en match de openstaande transacties alsnog of zorg ervoor dat de ontbrekende transacties worden aangeleverd en verwerkt.

Ontbrekende intercompany transacties

De intercompany boekingen die op dezelfde dag plaatsvinden tussen twee administraties (lees bedrijven) in hetzelfde domein moeten in evenwicht zijn. Deze controle geeft een overzicht van alle intercompany transacties die ontbreken.

ACTIE!

Doorloop de bovenstaande lijst met data met intercompany transacties die niet in evenwicht zijn. Om het verschil op te lossen klik je op een datum en bekijk je wat de oorzaak kan zijn. Zorg ervoor dat de bijbehorende in- of verkoopfactuur is verwerkt in de correcte administratie en alle bankrekeningen, inclusief de creditcard, in de administraties zijn bijgewerkt.

Transacties geboekt op 'Rekening onbekend'

In een administratie mogen geen financiële documenten of banktransacties voorkomen die handmatig zijn geboekt op grootboekrekening 'Rekening onbekend'. In sommige gevallen boekt Yuki ook automatisch op deze grootboekrekening bijvoorbeeld wanneer een memoriaalboeking (journaalpost) niet in balans is. Deze documenten en transacties moeten zo snel mogelijk worden gecorrigeerd.

ACTIE!

Doorloop de lijst met transacties die op 'Rekening onbekend' zijn geboekt en wijzig de grootboekrekening van het financiële document of banktransactie of corrigeer de memoriaalboeking zodanig dat deze in balans is.

Openstaande vraagposten

In een administratie mogen geen financiële documenten of banktransacties voorkomen die handmatig zijn geboekt op grootboekrekening 'Vraagposten'. In de administratie wordt gecontroleerd of er 'vraagposten' aanwezig zijn die al langer dan 10 dagen wachten op uitleg van een gebruiker.

ACTIE!

Doorloop de lijst met transacties die op 'Vraagposten' zijn geboekt en zorg ervoor dat de gebruiker om uitleg wordt gevraagd. Zodra de correcte grootboekrekening bekend is wijzig je vervolgens de grootboekrekening van het desbetreffende financiële document of de banktransactie.