Kwaliteitsmonitor: Inkoop

Yuki houdt voortdurend in de gaten of bepaalde onderdelen van de boekhouding van de administratie(s) in een domein compleet en correct zijn verwerkt. De score van deze controles wordt weergegeven in de kwaliteitsmonitor. 

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan de kwaliteitsmonitor bekijken.

Om de score van de kwaliteitscontrole van de inkoop te bekijken, beweeg je met je muis boven het icoon Backoffice in de navigatiebalk en klik je vervolgens op Kwaliteitsmonitor. Klik in het nu geopende scherm op Inkoop. 

De controle van de Inkoop functionaliteit bestaat uit de volgende zaken:

• Ontbreken er inkoopfacturen (betalingen zijn aanwezig)?
• Zijn er openstaande inkoopfacturen (betalingen 'zijn' onderweg)?
• Zijn er dubbele inkoopfacturen aanwezig?

Klik op één van de rubrieken in een onderdeel om de score daarvan tot in detail te bekijken.

In het geopende scherm van elke rubriek verschijnt, indien van toepassing, de knop Stuur deze lijst naar een gebruiker wanneer er transacties of inkoopfacturen ontbreken, gecorrigeerd of aangevuld moeten worden. Klik op deze knop als je een gebruiker op basis van de gestuurde lijst wilt vragen om toelichting óf om de ontbrekende transacties of facturen te uploaden.

Nadat je ervoor hebt gezorgd dat de benodigde aanvullingen en/of correcties zijn uitgevoerd kun je vervolgens de score van de kwaliteitsmonitor updaten door op de knop Verversen te klikken.  Onder de score wordt nu de datum en het tijdstip weergegeven wanneer deze voor het laatst is ververst.

Ontbrekende inkoopfacturen (betalingen zijn aanwezig)

In de openstaande crediteurenlijst zijn er, na controle, een aantal betalingen aanwezig waarvan de bijbehorende inkoopfactuur nog niet in de administratie is verwerkt.

ACTIE!

Doorloop de bovenstaande lijst met betalingen en zorg ervoor dat alle ontbrekende inkoopfacturen in de administratie worden aangeleverd en verwerkt. Desgewenst kunnen betalingen ook direct in de kosten worden geboekt wanneer er geen inkoopfactuur zal worden aangeleverd.

Openstaande inkoopfacturen (betalingen 'zijn' onderweg)

In de administratie wordt gecontroleerd welke inkoopfacturen die zijn geboekt met betaalwijze pinpas, creditcard of incasso al langer dan 30 dagen open staan, dat wil zeggen nog niet zijn gematcht met een betaling (banktransactie).

ACTIE!

Om het aantal openstaande inkoopfacturen te verminderen kijk je eerst even na of de betaalwijze van de facturen correct is ingevoerd. Daarnaast controleer je of de facturen alsnog gematcht kunnen worden, hierbij is het belangrijk dat alle bankrekeningen, inclusief de creditcard, in de administratie bijgewerkt zijn. Het is ook mogelijk dat een inkoopfactuur verkeerd is gematcht met een betaling. Is dit het geval dan maak je vanuit de geopende factuur de matching van de betaling ongedaan en bekijk je of de nu openstaande factuur alsnog met een andere betaling gematcht kan worden.

Dubbele inkoopfacturen

Om te voorkomen dat een inkoopfactuur dubbel wordt geboekt in de administratie wordt gecontroleerd of er 'verdachte' facturen aanwezig zijn. Een inkoopfactuur wordt aangemerkt als 'verdacht' wanneer deze factuur op drie van de volgende vier punten hetzelfde is als een al verwerkte factuur: leverancier, datum, factuurnummer en bedrag.

LET OP!

Zodra er een afsluitdatum voor een boekjaar wordt ingevoerd in een administratie wordt de score van deze controle een '10' en worden de dubbele inkoopfacturen niet meer getoond. 

De knop Toon bekende niet-duplicaten opent de lijst met historisch 'verdachte' inkoopfacturen. Vanuit deze lijst is het mogelijk om een inkoopfactuur te openen en vervolgens te verwijderen als zijnde duplicaat factuur.

ACTIE!

In de bovenstaande lijst open je de 'verdachte' factuur om deze en de verwerkte factuur naast elkaar op het scherm te tonen. Wanneer de 'verdachte' factuur geen duplicaat blijkt van de al geboekte factuur klik je op de knop Geen duplicaat. Is de 'verdachte' factuur wel een duplicaat klik dan op de knop Verwijderen of bundel de factuur als een vervolgblad aan de andere factuur door te klikken op de knop Samenvoegen.