Inkoopfacturen waarvoor goedkeuring is vereist (Beta)

In Yuki kun je een overzicht bekijken van alle inkoopfacturen die in de wacht zijn gezet. Dit zijn facturen die nog niet betaald of geïncasseerd zijn en waar nog uitzoekwerk voor moet worden gedaan. 

Facturen met de status 'Goedkeuring vereist' kunnen niet worden betaald, zij moeten eerst weer worden vrijgegeven voor betaling.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Inkoop', 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan dit overzicht bekijken.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' kan een factuur in behandeling zetten en deze weer vrijgeven voor betaling.

Toegang tot Inkoopfacturen waarvoor goedkeuring is vereist

Om toegang te krijgen:

• beweeg je met je muis boven het icoon Inkoop in de navigatiebalk
• klik je vervolgens op Goedkeuring vereist.  

Overzicht Goedkeuring vereist

Filters 

Je kunt de getoonde gegevens in dit scherm filteren op:

• Toon alleen de achterstallige documenten
• Documentsoort: alleen de inkoopfacturen of alle inkoop creditfacturen.

Documentviewer met aanpasbare grootte

Klik op de regel van de desbetreffende factuur en vervolgens op de knop Tonen /Verbergen  (icoontje met pijltje naar rechts / links) om het documentvoorbeeld in het scherm te laten tonen of te verbergen.

Om het getoonde documentvoorbeeld te vergroten, beweeg je met je muis boven de twee pijltjes links van het documentvoorbeeld en sleep je het naar de gewenste grootte.

Daarnaast kun je in de documentviewer:

• het documentvoorbeeld terugzetten naar de standaardgrootte (icoon pijltje met bocht)
• het document in de browser openen (icoon vierkant met pijltje naar rechtsboven)
• het document downloaden (icoon wolkje met pijltje naar beneden).

BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES

Vanuit dit overzicht kan een gebruiker:

• het document bekijken
• de relatie bekijken
• het project bekijken
  (alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein én de inkoopfactuur is gekoppeld aan een project)
• één of meer facturen vrijgeven voor betaling
• een taak voor een factuur aanmaken.

Download als CSV (Excel)

Om alle in het scherm getoonde gegevens (in de kolommen) te downloaden en bijv. te exporteren naar Excel en vervolgens, indien gewenst, af te drukken klik je rechtsboven in het scherm op de knop Download als CSV (icoon Wolkje met pijltje naar beneden).

De naam van het gedownloade CSV-bestand is [naam administratie] - Goedkeuring vereist per [Datum van vandaag][tijdstip).csv.

Document bekijken

Om een document te bekijken:

• klik je op het onderwerp van het document
  
  OF
  
  
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens Bekijk document in het dropdownmenu
  
  
  

In het nu geopende scherm kan de openstaande factuur, indien nodig, worden aangepast of kunnen er bewerkingen op de factuur worden uitgevoerd.

Relatie bekijken

Om de relatie van een factuur te bekijken:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens Bekijk relatie in het dropdownmenu
  
  

De relatiekaart van de desbetreffende relatie wordt nu geopend.

Facturen vrijgeven voor betaling

Om facturen vrij te geven voor betaling:

• selecteer je de facturen die moeten worden vrijgegeven voor betaling
• klik je vervolgens bovenin het scherm op Vrijgeven voor betaling
  
  
  De volgende melding verschijnt in je scherm:
  
  

De facturen verdwijnen uit de werklijst 'Goedkeuring vereist ‘en komen in de betaallijst in de weergave ‘Te betalen' terecht.

Vanuit de betaallijst kun je de te betalen facturen opnemen in een SEPA betaalbestand om ze in één keer te betalen.

Voor een uitgebreide beschrijving van het betalen via een SEPA betaalbestand zie artikel Betaallijst documenten betalen via SEPA betaalbestand.

Eén factuur vrijgeven voor betaling

Om één factuur vrij te geven voor betaling:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Vrijgeven voor betaling in het dropdownmenu
  
  

Taak voor factuur aanmaken

Om een taak voor een factuur aan te maken:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je menuoptie Nieuwe taak in het dropdownmenu
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• selecteer je de gewenste taaksoort voor de factuur
• voer indien nodig de ontbrekende gegevens in
• klik je vervolgens op de knop Bewaren.