Inkoopfacturen wachtend op goedkeuring (Beta)

In Yuki kun je een werklijst bekijken van alle inkoopfacturen die in de wacht zijn gezet. Dit zijn facturen die nog niet betaald of geïncasseerd zijn en waar nog uitzoekwerk voor moet worden gedaan. 

Facturen met de status 'Wachtend op goedkeuring' kunnen niet worden betaald, zij moeten eerst weer worden vrijgegeven voor betaling.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Inkoop', 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan dit overzicht bekijken.

Vanuit deze werklijstdit overzicht kan een gebruiker:

• het document bekijken
• de relatie bekijken
• het project bekijken
  (alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein én de inkoopfactuur is gekoppeld aan een project)
• één of meer facturen vrijgeven voor betaling
• een taak voor een factuur aanmaken.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' kan een factuur in behandeling zetten en deze weer vrijgeven voor betaling.

Beweeg met je muis boven het icoon Inkoop in de navigatiebalk en klik vervolgens op Wachtend op goedkeuring.  

Het volgende scherm wordt geopend:

Filters 

Je kunt de getoonde gegevens in dit scherm filteren op:

• Toon alleen de achterstallige documenten
• Documentsoort: alleen de inkoopfacturen of alle inkoop creditfacturen.

In deze werklijst kun je gebruik maken van de zogenaamde document viewer om:

• een schermvoorbeeld van het document te verbergen of te tonen
• het document in de browser te openen
• het document te downloaden.

Klik op de regel van de desbetreffende factuur en vervolgens op één van de  knoppen rechts in het scherm:

Download als CSV (Excel)

Om alle in het scherm getoonde gegevens (in de kolommen) te downloaden en bijv. te exporteren naar Excel en vervolgens, indien gewenst, af te drukken klik je rechtsboven in het scherm op de knop Download als CSV.

De naam van het gedownloade CSV-bestand is [naam administratie] - Goedkeuring vereist per [Datum van vandaag][tijdstip).csv.

Document bekijken

• Klik op het onderwerp van het document
  OF
• Beweeg met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur, klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens Bekijk document in het dropdownmenu.
  
  
  

In het nu geopende scherm kan de openstaande factuur, indien nodig, worden aangepast of kunnen er bewerkingen op de factuur worden uitgevoerd.

Relatie bekijken

Beweeg met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur, klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens Bekijk relatie in het dropdownmenu.

De relatiekaart van de desbetreffende relatie wordt nu geopend.

Facturen vrijgeven voor betaling

Selecteer de facturen in de werklijst die moeten worden vrijgegeven voor betaling. Klik vervolgens bovenin het scherm op Vrijgeven voor betaling.

De volgende melding verschijnt in je scherm:

De facturen verdwijnen uit de werklijst 'Goedkeuring vereist ‘en komen in de betaallijst in de weergave ‘Te betalen' terecht.

Vanuit de betaallijst kun je de te betalen facturen opnemen in een SEPA betaalbestand om ze in één keer te betalen.

Voor een uitgebreide beschrijving van het betalen via een SEPA betaalbestand zie artikel Betaallijst documenten betalen via SEPA betaalbestand.

TIP!

Om één factuur vrij te geven voor betaling, beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je de menuoptie Vrijgeven voor betaling in het dropdownmenu.

Taak voor factuur aanmaken

Om een taak voor een factuur aan te maken, beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je menuoptie Nieuwe taak in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer de gewenste taaksoort voor de factuur, voeg indien nodig de ontbrekende gegevens in en klik op de knop Bewaren.