Historische cijfers importeren

In Yuki kun je transacties importeren van vóór de startdatum van je administratie in Yuki. Deze historische cijfers van één of meer afgesloten boekjaren importeer je vanuit het oude softwarepakket zodat je direct vergelijkende cijfers hebt. Om dat te doen moet je een aantal stappen doorlopen. Om je bij elke stap goed te begeleiden hebben we een Import Wizard gemaakt die je stap voor stap door het proces leidt. 

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant' kan historische cijfers importeren.

LET OP!

De beginbalans die moet worden ingevoerd in Yuki bestaat uit de eindbalans van het boekjaar dat ligt voor het ingestelde eerste boekjaar van je administratie.

Is de startdatum van je administratie in Yuki 01-01-2022 dan dient de eindbalans van het boekjaar 2021 te worden ingevoerd.

Wanneer je gebruik maakt van een zogenaamd XAF Auditfile kunnen de historische cijfers van bijna alle boekhoudprogramma's (inclusief Yuki) worden geïmporteerd.

Wanneer je gebruik maakt van een CSV-bestand kunnen op dit moment alleen de historische cijfers van Yuki, AccountView, Unit4, AFAS, Exact Online en Twinfield worden geïmporteerd.

Klik op de video om te zien hoe je het gehele import proces doorloopt!

Tijdens het doorlopen van de Import Wizard wordt je gevraagd of je de historische (grootboek)transacties, openstaande debiteuren, crediteuren en/of vaste activa wilt importeren. Hieronder staan de bijbehorende voorbeeldbestanden:

• Historische grootboektransacties (XAF- of CSV-bestand)
• Openstaande debiteuren (CSV-bestand)
• Openstaande crediteuren (CSV-bestand)
• Vaste activa (CSV-bestand)

De Import Wizard bestaat in totaal uit negen stappen die je moet doorlopen. Gebruik onderstaand menu om snel naar een onderdeel in dit artikel te springen:

1. Import voorbereiden
2. Historische (grootboek)transacties (XAF- of CSV-bestand) importeren
3. Controleren of de import goed is verlopen
4. Koppelen met rekeningschema Yuki
5. Boekingen aanmaken
6. Openstaande debiteuren (CSV-bestand) importeren. Deze stap is optioneel.
7. Openstaande crediteuren (CSV-bestand) importeren. Deze stap is optioneel.
8. Vaste activa (CSV-bestand) importeren. Deze stap is optioneel.
9. Import completeren

De CSV-bestanden moeten zijn opgebouwd volgens het Yuki import formaat.

Na de import van de historische cijfers is het mogelijk om:

• Historie te bekijken 
• Geïmporteerde bestanden aan te passen
• Gehele import te verwijderen
• Alleen het transactie- importbestand te verwijderen.

De import Wizard kan vanuit twee plaatsen in Yuki worden opgestart:

• Klik op het icoon Backoffice in de navigatiebalk en vervolgens in het nu geopende scherm op Importeren 
• Beweeg met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en klik vervolgens op Importeren.

Klik in het nu geopende scherm op de knop Historische data importeren. 

Het volgende scherm wordt geopend: 

Als je in je domein meerdere administraties voert word je eerst gevraagd een administratie te selecteren.

Daarna kom je in de eerste van in totaal negen stappen van de Import Wizard. Hieronder worden elk van de negen stappen van de Import Wizard beschreven.

Stap 1: Import voorbereiden

Voordat je gaat importeren dien je eerst te zorgen dat je administratie instellingen, je rekeningschema en enkele andere zaken goed staan. Je kunt het importproces wel onderbreken maar het proces doorloop je veel sneller als je eerst een aantal zaken hebt voorbereid.

• Zorg dat je administratieprofiel volledig is ingevuld. Het belangrijkste is daarbij dat je de juiste rechtsvorm hebt gekozen en de startdatum van het eerste boekjaar hebt ingesteld. Daarnaast controleer je of de aandeelhouders, eigenaar/bestuurder(s) en eventuele deelnemingen zijn ingevuld.
• Maak alle bankrekeningen (en creditcards) aan die je in de oude administratie gebruikt hebt en waar nog een saldo op staat.
  Tijdens het aanleggen van een bankrekening wordt direct ook een grootboekrekening aangemaakt. Die heb je straks nodig bij het importeren van de historische gegevens.
• Doorloop het rekeningschema en zorg ervoor dat je alle rekeningen hebt aangemaakt en geactiveerd (ingeschakeld) die je voorheen in de oude administratie gebruikt hebt.
• Indien je ook met vaste activa te maken hebt in je administratie zorg dan dat voor alle vaste activa rekeningen de 'groepsinstellingen' goed zijn gedefinieerd.
  Voor de import is het belangrijk dat bekend is welke afschrijvingsrekening bij welke investeringsrekening hoort.

Als je alle voorbereidingen hebt getroffen ga je verder met de volgende stap.

Stap 2: Historische (grootboek)transacties importeren

Als eerste gaan we de historische transacties uit het oude softwareprogramma importeren. Dit kan op twee manieren: 

1. XAF import
   Je kunt vanuit het 'oude' pakket de Auditfiles type XAF (vanaf 3.0) van alle jaren waarvan je de historie wilt overnemen exporteren en deze vervolgens in één keer in stap 2 van de historische import importeren.
   Als je meer dan één historisch jaar wilt importeren dan dien je vanuit de 'oude' administratie van elk jaar een export te maken, vervolgens importeer je in één keer meerdere XAF bestanden.
   
   
2. CSV import
   De tweede optie is om een .CSV export vanuit het 'oude' pakket te downloaden en vervolgens om te zetten naar een vast Yuki CSV formaat en deze dan weer te importeren in stap 2 van de historische import.
   Als je meer dan één historisch jaar wilt importeren dan moet je alle jaren die je wilt importeren in één bestand verwerken, het is niet mogelijk om later een jaar toe te voegen. Zorg dus dat je een zo compleet mogelijk CSV-bestand hebt.

LET OP!

Het is in Yuki niet toegestaan om uit het oude softwareprogramma de historische transacties te importeren die op de volgende grootboekrekeningen zijn geboekt:

• 09999 Resultaat lopend boekjaar
• 23010 Rekening onbekend
• 23020 Vraagposten.
  
  

Hieronder staat beschreven hoe je de kolommen van het CSV-bestand dient op te bouwen.

Het Yuki importformaat voor historische (grootboek)transacties

Het importbestand moet een CSV-bestand zijn met de volgende 8 kolommen:

De eerste regel van het bestand moet de kolomnamen bevatten. Je bent vrij om de kolomnamen te bepalen maar de volgorde en het aantal van de kolommen moet altijd zijn zoals hierboven beschreven.

Verder moet op elke transactiedatum het saldo van alle transacties op die datum 0,00 zijn. Is dat niet het geval, of heb je te maken met kleine afrondingsverschillen, dan kun je die in één van de volgende stappen nog recht zetten. Je kunt zo'n CSV-bestand eenvoudig in Excel maken en het dan opslaan als .CSV.

Gebruik je een ander pakket dan Excel zorg er dan voor dat je een punt-komma gescheiden CSV maakt.

Sleep het import bestand(en) op het grijze vlak of klik op het grijze vlak om het bestand(en) op je computer op te zoeken en te uploaden. Er wordt nu een check uitgevoerd of het bestand(en) aan alle technische vereisten voldoet. Daarna worden alle historische (grootboek)transacties geïmporteerd.

Je ontvangt een e-mail van Yuki wanneer het importeren van de historische transacties faalt. De e-mail bevat de reden waarom de import niet is geslaagd.

Stap 3. Controleer of de import goed is verlopen

In deze stap tonen we alle transacties die in het import transactie-bestand stonden. Dit zou één op één hetzelfde moeten zijn. Om de controle van de import te vergemakkelijken is het mogelijk om de getoonde kolommen oplopend of aflopend te sorteren. 

Mochten op een bepaalde datum de transacties niet in evenwicht zijn (per saldo niet op 0,00 uitkomen) dan staat er een knop bovenin je scherm waarmee je de onevenwichtigheid kunt 'repareren'. We maken dan op elke datum waarop dat voorkomt een extra transactie aan op 'Rekening onbekend'.

Zie je teveel fouten of is het bestand niet compleet, verwijder dan in deze stap het geïmporteerde transactie-bestand weer. Alle boekingen die eventueel al in stap 5 van de Import Wizard werden aangemaakt worden dan ook verwijderd.

Als de import juist is, ga je verder met de volgende stap.

Stap 4. Koppelen met rekeningschema Yuki

In deze stap dien je het rekeningschema uit het oude pakket te koppelen aan het schema in Yuki. Je kunt de grootboekrekeningen automatisch of handmatig koppelen. Daarnaast kun je de gemaakte grootboekkoppelingen exporteren en vervolgens weer gebruiken in een ander domein door deze te importeren.

Tijdens het koppelen van de grootboekrekeningen kunnen de volgende rekeningen in Yuki niet worden gekoppeld (deze worden dan ook niet getoond): 

• 23000 Betalingen onderweg
• 23300 Tussenrekening pinbetalingen
• 23310 Tussenrekening creditcard betalingen
• 23320 Tussenrekening iDEAL betalingen
• 23330 Tussenrekening online betalingen
• 09999 Resultaat lopend boekjaar.

De reden hiervoor is dat de bovenstaande tussenrekeningen een openstaande post creëren die moet worden gematcht. Vóór de startdatum van je administratie in Yuki worden er echter geen openstaande posten aangemaakt. Daarnaast worden deze tussenrekeningen meegenomen in de controles van de kwaliteitsmonitor waardoor het totaalcijfer (score van alle controles) zou worden beïnvloed. De grootboekrekening 'Resultaat lopend boekjaar' gebruikt Yuki om het resultaat (van de winst- en verliesrekening) te berekenen en vervolgens te boeken op de desbetreffende balansrekening.

Automatisch koppelen

Gebruikte je in het oude softwareprogramma een rekeningschema dat sterk lijkt op dat van Yuki dan kun je de rekeningen die dezelfde code hebben al direct automatisch koppelen. Gebruik daarvoor de knop Match gelijke codes bovenin je scherm.

Handmatig koppelen

Koppel één voor één de 'oude' grootboekrekening aan de corresponderende grootboekrekening in Yuki. De bovenste rekening van het oude schema (linkerkolom) is automatisch al geselecteerd. Ga naar de rekening in het Yuki schema (rechterkolom), gebruik hiervoor desgewenst het zoekveld rechtsboven in je scherm. Klik vervolgens op de Yuki rekening. 

Er verschijnt direct een melding in je scherm dat de koppeling (tussen de twee rekeningen) wordt bewaard. 

De te koppelen oude rekening verdwijnt.

Is de rekening die je wenst te koppelen nog niet beschikbaar in het schema van Yuki klik dan bij de oude rekening op het teken rechts van de omschrijving.

Deze rekening wordt dan tijdelijk verborgen. Ben je klaar met het koppelen van alle rekeningen dan kun je de rekening(en) waarvoor je nog een rekening in Yuki moet aanmaken weer zichtbaar maken door bovenin je scherm op de knop Toon verborgen grootboekrekeningen te klikken.

Wanneer alle grootboekrekeningen (ook de verborgen) zijn gekoppeld verschijnt de melding in je scherm dat het koppelen is voltooid.

Koppelingen exporteren en importerenxporteer en importeer koppelingen

Als je de Import Wizard nogmaals wenst te gebruiken voor een ander domein dan kun je de koppelingen die je hebt gemaakt exporteren door rechtsboven in je scherm te klikken op de knop Exporteren en deze bewaren op je computer. Je kunt dat bestand dan later hergebruiken in een nieuw domein door het daar te importeren door te klikken op de knop Importeer grootboekkoppelingen.

Koppelingen controleren en verwijderen

Controleer de gemaakte koppelingen nogmaals goed voordat je verdergaat met de volgende stap. Dat doe je door linksboven in je scherm in het dropdown menu de optie Al gematched te selecteren.

Je ziet hier de oude rekening en de gekoppelde Yuki rekening. Klik op het rode kruisje om de koppeling te verbreken. Vervolgens selecteer je in het dropdown menu de optie Nog te matchen om de koppeling opnieuw te leggen.

Als de koppelingen compleet en correct zijn, ga je verder met de volgende stap.

Stap 5: Boekingen aanmaken

Nu de import compleet is en alle oude rekeningen gekoppeld zijn aan de Yuki rekeningen kun je van de geïmporteerde transacties vervolgens boekingen aanmaken in Yuki.

 Je hebt twee opties:

1. Maak transacties aan. Voor elke transactie in het importbestand wordt een transactieregel in Yuki aangemaakt.
   Regels met een bedrag van 0,00 worden overgeslagen. Alle transactieregels met dezelfde datum komen in één memoriaalboeking van het type 'Beginbalans' terecht.
   
   
   Indien er relatiegegevens beschikbaar waren bij de transacties worden ook de relaties aangemaakt.
   
   
2. Maak een periodesaldo aan. Alle transacties van elke grootboekrekening worden samengevat tot één transactieregel per maand. Je kunt nog steeds zien uit welke historische transacties deze 'verdichte' transactie per maand is opgebouwd.

De tweede optie is het beste bij zeer grote bestanden (> 2000 transacties). Bij kleinere administraties is de eerste optie te prefereren.

Handig om te weten:

• Er verschijnt een melding in je scherm dat de boekingen succesvol zijn aangemaakt.
• Alle btw-transactieregels (in- en verkoop) worden geboekt op '18990 Overboekingsrekening btw-aangiftes'.
• Voor de volgende rekeningen wordt in Yuki niet op de gekoppelde rekening geboekt maar op een tijdelijke rekening. Dit geldt voor:
  • Vaste activa rekeningen (gaan naar de rekening '02999 Tussenrekening beginbalans activa')
  • Afschrijvingsrekeningen (balans) vaste activa. (gaan naar de '02999 Tussenrekening beginbalans activa')
  • Debiteuren (gaan naar '13001 Tussenrekening beginbalans debiteuren')
  • Crediteuren (gaan naar '16001 Tussenrekening beginbalans crediteuren')
  • Bankrekeningen (gaan naar '11099 Tussenrekening beginbalans banken').
    
    De reden hiervoor is dat in de volgende stappen (importeren van openstaande debiteuren, openstaande crediteuren en vaste activa) de individuele posten die op de eindbalans nog open stonden worden geboekt op die correcte rekeningen en tegengeboekt worden op de bovenstaande tussenrekeningen.

Bij fouten tijdens de import van de historische cijfers kunnen alle niet verwerkte transacties in stap 5 (boekingen aanmaken in Yuki) weer opnieuw worden geïmporteerd. Het gaat hierbij echter alleen om transacties waarbij de fout is opgelost door het aanpassen van de koppeling (mapping) met de grootboekrekeningen.

Als je op de knop Boekingen aanmaken (de eerste optie 'Transactie per regel') klikt wordt het volgende scherm geopend:

TIP!

Je ontvangt een e-mail van Yuki wanneer het importeren van het transactie-importbestand  begint en eindigt.

Ververs je scherm zodat het volgende scherm wordt geopend:

Hier zie je alle aangemaakte memoriaalboekingen per transactieregel.

Ga nu verder met de volgende stap.

Stap 6: Openstaande debiteuren importeren (optioneel)

Zijn er geen openstaande debiteuren dan kun je direct verdergaan door te klikken op de knop Volgende stap.

In deze stap worden de facturen van klanten die nog open stonden op de eindbalans aangemaakt. Daarvoor dient een CSV-bestand gebruikt te worden met het volgende formaat:

Het Yuki importformaat voor openstaande facturen

Het importbestand moet een CSV-bestand zijn met de volgende 10 kolommen:

De eerste regel van het bestand moet de kolomnamen bevatten. Je bent vrij om de kolomnamen te bepalen maar de volgorde en het aantal van de kolommen moet altijd zijn zoals hierboven beschreven.

Sleep het import bestand(en) op het grijze vlak of klik op het grijze vlak om het bestand(en) op je computer op te zoeken en te uploaden. Er wordt nu een check uitgevoerd of het bestand(en) aan alle technische vereisten voldoet. Daarna worden alle openstaande debiteuren geïmporteerd.

Tijdens de import van het bestand wordt direct voor elke openstaande debiteur een regel aangemaakt op de datum van de factuur. Als tegenrekening wordt de 'Tussenrekening beginbalans debiteuren' gebruikt. Als alles goed is loopt daarmee die tussenrekening weer op 0,00. Is dat niet zo dan was er geen aansluiting tussen het debiteurensaldo in de grootboektransacties en het saldo van alle openstaande posten debiteuren.

Wanneer je klikt op de knop Volgende stap verschijnt de melding dat de openstaande facturen (succesvol) werden aangemaakt.

Stap 7: Openstaande crediteuren importeren (optioneel)

Zijn er geen openstaande crediteuren dan kun je direct verdergaan met de volgende stap. Stonden er nog wel facturen van leveranciers open volg dan stap 6 maar dan voor crediteuren.

Wanneer je klikt op de knop Volgende stap verschijnt de melding dat de openstaande facturen (succesvol) werden aangemaakt.

Stap 8: Vaste activa importeren (optioneel)

In deze stap kunnen eventuele vaste activa en de daarop afgeschreven bedragen worden geïmporteerd. Gebruik hiervoor een CSV-bestand in het onderstaande formaat:

Het Yuki importformaat voor vaste activa

Het importbestand moet een CSV-bestand zijn met de volgende 11 kolommen:

De eerste regel van het bestand moet de kolomnamen bevatten. Je bent vrij om de kolomnamen te bepalen maar de volgorde en het aantal van de kolommen moet altijd zijn zoals hierboven beschreven. 

Sleep het import bestand(en) op het grijze vlak of klik op het grijze vlak om het bestand(en) op je computer op te zoeken en te uploaden. Er wordt nu een check uitgevoerd of het bestand(en) aan alle technische vereisten voldoet. Daarna worden alle vaste activa geïmporteerd.

Tijdens de import wordt een memoriaalboeking aangemaakt per activum. 

Tevens wordt voor de activa waarop reeds een bedrag werd afgeschreven een memoriaalregel voor het cumulatief afgeschreven bedrag aangemaakt.

Telkens wordt de 'Tussenrekening beginbalans activa' als tegenrekening gebruikt. Het saldo van deze tussenrekening zou na deze import op 0,00 moeten staan. Is dat niet het geval dan sloot het saldo van de grootboektransacties op activarekeningen niet aan op het saldo van de activa import.

Wanneer je klikt op de knop Volgende stap verschijnt de melding dat de activa (succesvol) zijn aangemaakt.

Stap 9: Import completeren

In deze laatste stap van het importproces wordt het saldo op de startdatum van de volgende rekeningen gecontroleerd:

• 11099 Tussenrekening beginbalans banken
• 13001 Tussenrekening beginbalans debiteuren
• 16001 Tussenrekening beginbalans crediteuren
• 02999 Tussenrekening beginbalans activa.

Als achter één of meerdere rekeningen een kruisje staat wil dat zeggen dat het saldo op de startdatum van de administratie niet in balans is óf het desbetreffende importbestand nog niet is geïmporteerd. Door op de desbetreffende tussenrekening te klikken kun je het saldo controleren.

De 'Tussenrekening beginbalans banken' kan na een historische import aangeven dat deze niet in balans is. Dit komt vaak doordat het beginsaldo van de betreffende bankrekening(en) niet is ingevuld.

Historie bekijken

Na het succesvol doorlopen van alle stappen van de Import Wizard kun je alle door Yuki aangemaakte boekingen/memorialen bekijken door bovenin je scherm te klikken op de knop Historie.

Het volgende scherm wordt geopend:

Geïmporteerde bestanden (XAF en/of CSV) aanpassen

Het kan voorkomen dat je één of verschillende importbestanden wilt aanpassen en vervolgens opnieuw wilt uploaden. Je opent de Import Wizard weer door bovenin je scherm op de knop BO te klikken, vervolgens klik je links in je scherm op Importeren en klik je tenslotte bovenin je scherm op de knop Historische data importeren. De laatste stap van de Import Wizard nl. 'Stap 9: Completeer de import' wordt weer geopend.

In de historische Import Wizard kun je stappen 'terug' gaan, vanuit stap 9 kun je op stap 8, 7, 6 etc. klikken.

Linksboven in stappen 3, 6, 7 en 8 vind je de knop Verwijderen.

Klik je op de knop Verwijderen dan zal Yuki het desbetreffende importbestand en alle daarbij behorende boekingen/memorialen verwijderen.  

Gehele import verwijderen

Wil je de gehele import van de historische cijfers opnieuw doen dan dien je stap voor stap alle stappen in de Import Wizard terug te gaan en de desbetreffende geïmporteerde bestanden te verwijderen.

De grootboekkoppelingen zullen echter wel blijven bestaan. 

Wil je deze koppelingen aanpassen dan moet je het transactie-importbestand verwijderen en vervolgens opnieuw uploaden. Je doorloopt alle stappen weer en kunt in stap 4 de koppelingen aanpassen. 

Alléén het transactie-importbestand verwijderen

Als de import van de openstaande debiteuren, openstaande crediteuren en vaste activa juist is maar je wilt de balanstransacties opnieuw uploaden dan kun je vanuit de historische Import Wizard in één keer op stap 3 klikken.

Klik in het nu geopende scherm op de knop Verwijderen. Het volgende scherm wordt geopend:

LET OP!

Indien je de openstaande debiteuren, openstaande crediteuren of vaste activa hebt geïmporteerd verschijnt het onderstaande scherm wanneer je hebt bevestigd dat je deze gegevens definitief wilt verwijderen:

Door te klikken op de knop Nee, alleen transacties verwijder je alleen het transactie-importbestand. De overige importbestanden en boekingen/memorialen blijven bestaan.

Door te klikken op de knop Ja verwijder je in één keer alle importbestanden en zullen alle boekingen/memorialen worden verwijderd.

Het volgende scherm wordt geopend:

TIP!

Je ontvangt een e-mail van Yuki wanneer het verwijderen van het transactie-importbestand of alle importbestanden begint en eindigt.