(Sub)map in Archief toevoegen, wijzigen of verwijderen (Beta)

Gewijzigd op Vr, 31 Jan om 3:24 PM

Op de bovenste plank in het Archief staan de standaard mappen waarin alle te verwerken en al verwerkte (financiële en niet-financiële) documenten zijn opgeborgen die belangrijk zijn voor je financiële administratie in Yuki.

Op de plank(en) eronder vind je de mappen waarin je documenten kunt opbergen die privé of onbelangrijk zijn voor je administratie.

Elke map in het Archief kent een onderverdeling in submappen.

Op de bovenste plank in het Archief heb je alleen de mogelijkheid om een submap toe te voegen en deze te hernoemen of te verwijderen.

Op de onderste plank(en) in het Archief heb je de mogelijkheid om een extra (sub)map toe te voegen én een map te hernoemen of te verwijderen.

LET OP!

Op de onderste plank(en) kunnen de mappen 'Zelf te ordenen', Correspondentie' en 'Overig' niet worden hernoemd of verwijderd.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie' kan een extra (sub)map toevoegen, wijizigen of verwijderen in het Archief.

Een gebruiker met de rol 'HRM' kan alleen in de map 'Personeel' een extra submap toevoegen.

TIP!

Vanuit de mappen 'Uitzoeken Yuki' (bovenste plank) of 'Zelf te ordenen' (onderste plank) is het mogelijk om alle documenten in bulk te verplaatsen of te verwijderen.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Documenten in Archief verplaatsen, downloaden of verwijderen.

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

een submap toevoegen (boekhouding mappen)
een (sub)map toevoegen (persoonlijke mappen)
een (sub)map wijzigen
een (sub)map verwijderen.

LET OP!

De standaard boekhouding mappen op de bovenste plank(en) in het Archief bevatten een aantal vaste submappen die je niet kunt hernoemen of verwijderen.
Op de onderste plank(en) kan in de map 'Overig' de submap 'Officiële documenten' niet worden hernoemd of verwijderd.
Een geopend document kan worden verplaatst naar een andere submap in dezelfde of een andere map door te klikken op de knop Klik hier om dit document in een andere ordner op te bergen.

Submap toevoegen (boekhouding mappen)

Om een submap op de bovenste plank in het Archief toe te voegen,, open je de map waarin je een submap wilt toevoegen, vervolgens:

klik je op de knop Bewerken rechtsboven in het scherm
OF
beweeg je met je muis boven de map waarin je een submap wilt toevoegen, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je de menuoptie Bewerken in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Maak één of meer submappen aan in de map door onder Submappen te klikken op de knop Nieuwe submap en de naam van de nieuwe submap in te voeren.
Herhaal dit tot alle submappen zijn toegevoegd.

Klik vervolgens op de knop Bewaren.

De nieuwe submap 'Marketing' is toegevoegd aan de map 'Verkoop':

(Sub)map toevoegen (persoonlijke mappen)

Om een extra map (met submappen) op de onderste plank in het Archief toe te voegen:

klik je op de 'naamloze' map

OF
klik je bovenin het scherm op de knop Aanmaken en selecteer je vervolgens Map

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer de kleur van de nieuwe map, voer in het veld Naam de naam van de map in, voeg eventueel een omschrijving toe over de map en maak één of meer submappen aan in de map door onder Submappen te klikken op de knop Nieuwe submap en de naam van de nieuwe submap in te voeren.
Herhaal dit tot alle submappen zijn toegevoegd.

Klik vervolgens op de knop Aanmaken.

De volgende melding verschijnt in het scherm:

De nieuwe map wordt toegevoegd op de onderste plank van het Archief en er wordt automatisch een nieuwe 'naamloze' map aangemaakt.

Open de nieuwe toegevoegde map. Het volgende scherm wordt geopend:

(Sub)map wijzigen

De naam en de kleur van de map kan altijd worden aangepast. Daarnaast kun je eventueel de omschrijving over de map wijzigen en/of toevoegen.

Het is ook mogelijk om op elk moment een submap in een map toe te voegen.

LET OP!

Van de submap die is toegevoegd in één van de boekhouding mappen kan alleen de naam worden gewijzigd.

Open de (sub)map die je wilt wijzigen, Klik rechtsboven in het scherm op de knop Meer acties en selecteer Bewerken:

Het volgende scherm wordt geopend:

Wijzig de gegevens van de (sub)map en klik vervolgens op de knop Bewaren.

(Sub)map verwijderen

Om een (sub)map te verwijderen:

open je de desbetreffende (sub)map en klik je bovenin het scherm op de knop Meer acties en selecteer je Verwijderen.

OF
beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende (sub)map, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens de menuoptie Verwijderen in her dropdownmenu.

De volgende melding verschijnt in je scherm:

Klik op de knop OK om de (sub)map daadwerkelijk te verwijderen.

LET OP!

Alle documenten uit de verwijderde (sub)map komen terecht in de prullenbak (Verwijderde documenten).

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Verwijderde documenten.