Alle inkoopfacturen (Beta)

In dit overzicht zie je van alle leveranciers de onbetaalde inkoopfacturen, inkoopfacturen met betaling onderweg en inkoopfacturen waarvoor goedkeuring is vereist.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Inkoop', 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan dit overzicht bekijken.

Toegang tot Alle inkoopfacturen

Om toegang te krijgen:

• beweeg je met je muis boven het icoon Inkoop in de navigatiebalk
• klik je vervolgens op Inkoopfacturen.  

Overzicht Alle inkoopfacturen

In het Zoekveld kan worden gezocht naar een inkoopfactuur op basis van (een deel van) het onderwerp, de relatie, het factuurnummer of het exacte factuurbedrag.

Filters 

Je kunt de getoonde gegevens in dit scherm filteren op:

• Toon alleen de achterstallige documenten
• Documentsoort: alleen de inkoopfacturen of alle inkoop creditfacturen.

Documentviewer met aanpasbare grootte

Klik op de regel van de desbetreffende factuur en vervolgens op de knop Tonen /Verbergen  (icoontje met pijltje naar rechts / links) om het documentvoorbeeld in het scherm te laten tonen of te verbergen.

Om het getoonde documentvoorbeeld te vergroten, beweeg je met je muis boven de twee pijltjes links van het documentvoorbeeld en sleep je het naar de gewenste grootte.   

Daarnaast kun je in de documentviewer:

• het documentvoorbeeld terugzetten naar de standaardgrootte (icoon pijltje met bocht)
• het document in de browser openen (icoon vierkant met pijltje naar rechtsboven)
• het document downloaden (icoon wolkje met pijltje naar beneden).

BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES

Vanuit dit overzicht kan een gebruiker:

• het document bekijken
• een concept betaalbestand bekijken
• de relatie bekijken
• het project bekijken
  (alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein én de inkoopfactuur is gekoppeld aan een project)
• een taak voor een factuur aanmaken.
  
  

Download als CSV (Excel)

Om alle in het scherm getoonde gegevens (in de kolommen) te downloaden en bijv. te exporteren naar Excel en vervolgens, indien gewenst, af te drukken klik je rechtsboven in het scherm op de knop Download als CSV (icoon wolkje met pijltje naar beneden).

De naam van het gedownloade CSV-bestand is [naam administratie] - Inkoopfacturen per [Datum van vandaag][tijdstip).csv.

Document bekijken

Om een document te bekijken:

• klik je op het onderwerp van het document
  
  OF
  
  

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk document in het dropdownmenu
  
  
  

In het nu geopende scherm kan de factuur, indien nodig, worden aangepast of kunnen er bewerkingen op de factuur worden uitgevoerd.

Concept betaalbestand bekijken

Deze menuoptie is alleen beschikbaar bij onbetaalde inkoopfacturen die zijn opgenomen in een concept SEPA betaalbestand.

Om een concept betaalbestand te bekijken:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk concept betaalbestand in het dropdownmenu
  
  

In het nu geopende SEPA betaalbestand kun je eventueel wijzigingen aanbrengen.

Alleen een gebruiker met de rol 'Financiële administratie', 'Externe accountant') of 'Directie' kan een concept SEPA betaalbestanden definitief maken en versturen naar de bank.

Voor een uitgebreide beschrijving van de betaling van facturen via een SEPA betaalbestand zie artikel Betaallijst documenten betalen via SEPA betaalbestand.

Relatie bekijken

Om de relatie van een factuur te bekijken:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk relatie in het dropdownmenu
  
  

De relatiekaart van de desbetreffende relatie wordt nu geopend.

Project bekijken

Om het project te bekijken waaraan de factuur is gekoppeld:

• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk project in het dropdownmenu
  
  

In het nu geopende scherm worden de gegevens van het desbetreffende project getoond.

Taak voor factuur aanmaken

Om een taak voor een factuur aan te maken:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je de menuoptie Nieuwe taak in het dropdownmenu
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• selecteer je de gewenste taaksoort voor het document
• voeg je indien nodig de ontbrekende gegevens toe
• klik je op de knop Bewaren.