De functieverdeling van de backoffice medewerkers wordt bepaald door de rollen die deze medewerkers hebben op portaal- en domeinniveau.


Nadat de gebruiker (kantoormedewerker) in het portaal is aangemaakt kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' indien nodig de rol van de gebruiker wijzigen of extra rollen toekennen


Backoffice rollen in portaal

Om de rol van een gebruiker te wijzigen of extra rollen toe te kennen, klik je in het backoffice portaal op Beheer en vervolgens op Gebruikers


Het volgende scherm wordt geopend:



Klik op de naam van een gebruiker en vervolgens in het nu geopende scherm in de sectie Profiel op de knop Bewerken.


Het volgende scherm wordt geopend:



Voor het portaal zijn de volgende backoffice rollen gedefinieerd:


Portaalbeheerder

Deze gebruiker heeft alle rechten van een portaal backoffice plus:

  • rechten om nieuwe domeinen aan te maken en toe te wijzen
  • rechten om nieuwe gebruikers aan te maken
  • rechten om de rol(len) van gebruikers te wijzigen
  • toegang tot alle domeinen (workflow van alle gebruikers) om backoffice werk te doen
  • beschikt over kantoormanagement tools aangaande de productiviteit, kwaliteit en activiteiten per domein.


Portaal backoffice

Dit is de standaardrol. Deze gebruiker kan in domeinen backoffice werk doen en heeft de volgende rechten:

  • rechten om nieuwe domeinen aan te maken
  • toegang tot alle domeinen die niet afzonderlijk zijn afgeschermd
  • toegang tot de workflow van die domeinen
  • toegang tot vragen van die domeinen
  • toegang tot persoonlijke informatie betreffende productiviteit en kwaliteit.


Portaal backoffice controller

Voeg je deze rol, toe aan een medewerker dan kan deze in alle domeinen binnen het portaal wanneer een boekjaar/periode van een administratie is geblokkeerd, alsnog boekingen maken en aanpassen.


Portaal data-entry

Deze gebruiker kan in domeinen backoffice werk doen en heeft beperkte rechten binnen een domein. Zij mogen enkel data-entry werk doen binnen de domeinen waar ze toegang toe hebben. Dit houdt in dat ze bankmutaties kunnen verwerken en documenten mogen aanvullen maar niet kunnen afhandelen. Documenten krijgen na verwerking de status 'Data-entry voltooid'.


Backoffice rollen in domein

Om een gebruiker aan een domein toe wijzen, klik je vanuit je desktop van het backoffice portaal op Beheer en vervolgens op Domeinen. In het nu geopende overzicht van domeinen klik je op de naam van een domein en vervolgens in de sectie Domein op de knop Bewerken.



Aan elk Yuki domein kunnen de volgende personen worden toegewezen:

  • BO verantwoordelijke: verantwoordelijk voor alle administraties binnen het domein.
  • BO back-up: indien de BO verantwoordelijke afwezig is.
  • BO controller: controleert alle werkzaamheden in het domein.
  • BO account manager: de verantwoordelijke sales persoon van het domein (dit veld is informatief en heeft geen directe functie in de workflow).


Voor een uitgebreide beschrijving van het in één keer toewijzen van een gebruiker aan meerdere domeinen zie artikel Medewerker in bulk toewijzen aan domeinen


LET OP!

De BO controller op domeinniveau is de enige persoon die nadat een boekjaar/periode van een administratie is geblokkeerd alsnog boekingen kan verwerken en aanpassen en de nodige werkzaamheden voor het jaarwerk kan uitvoeren.


Alle overige backoffice medewerkers kunnen geen boekingen meer doen in een domein waarvan een boekjaar/periode van een administratie is geblokkeerd.