Alleen inkoopfacturen die worden aangeleverd in het UBL formaat kunnen d.m.v. verwerkingsregels op regelniveau in een portaal worden uitgesplitst in een aantal factuurregels.

Er dient eerst een standaardwaarde voor een leverancier in het portaal aanwezig te zijn, vervolgens kun je op regelniveau gaan splitsen.


Alleen een gebruiker met de rol 'Portaal beheerder' kan een UBL-regel (centrale verwerkingsregel) voor het portaal aanmaken.


Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' heeft geen toegang tot de instellingen van de standaardwaarden.


In het backoffice portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen

Klik vervolgens in het volgende scherm op Standaardwaarden

Klik tenslotte in het nu geopende scherm op de knop Nieuwe standaardwaarde en vervolgens op UBL-regel.



Het volgende scherm wordt geopend:



Voer bij Invoer de gegevens in waaraan de verwerkingsregel moet voldoen en bij Output de gegevens die vervolgens automatisch worden ingevuld. Deze gegevens zijn afhankelijk van de documentsoort waarvoor je een verwerkingsregel maakt.


Invoer

Hieronder staan de waarden waaraan de 'Invoer' op de inkoopfactuur moeten voldoen:

  • Leverancier: naam van leverancier
  • Documentsoort: inkoopfactuur
  • Prioriteit: welke verwerkingsregel op regelniveau heeft de hoogste prioriteit?
  • UBL-artikelcode: artikelcode is gelijk aan, begint met of bevat (UBL veld: SellersItemIdentification (inkoopfactuur, BuyersItemIdentification (verkoopfactuur))
  • Omschrijving (UBL): artikelomschrijving is gelijk aan, begint met of bevat
  • Btw-percentage % (UBL): btw percentage in factuur.
  • Btw-categorie (UBL): btw categorie in factuur (UBL veld: TaxCategory).
  • Btw-categorienaam (UBL): btw categorie naam in factuur.  


TIP!

Mocht de waarde van de 'UBL artikelcode' (SellersItemIdentification) ontbreken in de UBL factuur dan moet je alleen de waarde van 'Omschrijving (UBL)' (Artikelomschrijving) invoeren.


Output

Hieronder staan de waarden die automatisch als 'Output' op de inkoopfactuur worden ingevuld:

  • Grootboekrekening: selecteer de correcte grootboekrekening.
  • Dynamische grootboekrekening: exacte grootboekcode van de grootboekrekening.
    Indien deze code ook in het domein bestaat dan zal hierop geboekt worden. Bestaat de code niet dan wordt de grootboekrekening 'Rekening onbekend' toegepast.

UBL velden opzoeken

Om gebruik te kunnen maken van de waarden in de UBL velden (artikelcode, omschrijving, Btw percentage en Btw categorie) moet je deze eerst opzoeken.


Vanuit het invoerscherm geeft Yuki door middel van het UBL symbool aan dat het document een UBL factuur betreft.



Rechts in je scherm vind je de Xml-data, door hierop te klikken wordt het onderliggende XML document van de factuur geopend.


In dit XML document ga je op zoek naar het UBL veld waarvan je de waarde als standaardwaarde wilt gaan gebruiken.


Hieronder wordt in een aantal stappen uitgelegd hoe je bijvoorbeeld het veld 'UBL artikelcode' als standaardwaarde vastlegt:

  • Zoek naar de SellersItemIdentification(s) bij een inkoopfactuur en bij een verkoopfactuur naar de BuyersItemIdentification(s).

    Klik op een PC op Ctrl-F of op een Mac op Cmd-F, je kunt hiermee zoeken naar één van de twee bovengenoemde termen.


    In het voorbeeld hierboven zie je bij de pijl het 'SellersItemIdentification' (inkoopfactuur) van één factuurregel ('invoiceline', zie rood kader).. Als je goed kijkt zie je dat het hier om verzendkosten gaat.

  • Kopieer deze 'SellersItemIdentification' code bij de pijl (in dit geval '8713631046058') en plak deze vervolgens in het veld UBL artikelcode.

  • Geef aan op welke grootboekrekening de regel geboekt moet worden.


  • Klik op de knop Bewaren.


Yuki zal nu een inkoopfactuur die voldoet aan de bovengenoemde 'invoer' waarden zodanig verwerken dat er automatisch een factuurregel wordt geboekt op '45350 Automatiseringskosten'.