Met de komst van de GDPR was het noodzakelijk om de algemene voorwaarden (gebruikersvoorwaarden en addendum gegevensverwerking van Yuki) te vernieuwen. Op 25 mei 2018 zijn bij Yuki de nieuwe algemene voorwaarden, als toevoeging op de huidige overeenkomst, in werking getreden. De vernieuwde algemene voorwaarden voldoen aan de laatste Europese wet- en regelgeving omtrent de privacy.


Verwerkersovereenkomst met klant (ondernemer)

Het accountantskantoor heeft als (sub)verwerker de verantwoordelijkheid om een eigen verwerkersovereenkomst te sluiten met de klant (ondernemer).  


Gebruikersvoorwaarden van Yuki 

De vernieuwde gebruikersvoorwaarden voldoen aan de laatste Europese wet- en regelgeving omtrent de privacy.


Addendum gegevensverwerking Yuki

Yuki heeft als (sub)verwerker ook de verantwoordelijkheid om een verwerkersovereenkomst te sluiten met partners. In deze overeenkomst staan de afspraken die worden gemaakt over de verwerking van  persoonsgegevens, procedure rondom datalekken, recht op audit en de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die zijn genomen in de software.


De verwerkersovereenkomst met de klant en het addendum gegevensverwerking Yuki dienen te worden bevestigd door de tekenbevoegde

De eigenaar van een domein en alle gebruikers met de rol 'Directie' zijn tekenbevoegd voor je eigen verwerkersovereenkomst met je klant (ondernemer).

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' is tekenbevoegd voor het addendum gegevensverwerking Yuki.


Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' kan de eigen verwerkersovereenkomst met de klant, de gebruikersvoorwaarden van Yuki en het addendum gegevensverwerking bekijken, afdrukken en/of downloaden

Ze blijven altijd beschikbaar in het portaal.


Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' heeft geen toegang tot de algemene voorwaarden en verwerkersovereenkomsten in het portaal en de domeinen.


In het backoffice portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen.



Klik vervolgens in het nu geopende scherm op Algemene voorwaarden.


Het volgende scherm wordt geopend:



Verwerkersovereenkomst met klant (ondernemer) uploaden

 De verwerkersovereenkomst met de klant dient te worden bevestigd door de tekenbevoegde. Alleen de eigenaar van een domein of een gebruiker met de rol 'Directie' is tekenbevoegd.


Je kunt een eigen overeenkomst óf een Yuki voorbeeld overeenkomst uploaden om te laten ondertekenen door je klanten.


Eigen verwerkersovereenkomst uploaden

Om je eigen verwerkersovereenkomst beschikbaar te stellen voor alle eigenaren of gebruikers met de rol 'Directie' in de domeinen van het portaal klik je op de knop Uploaden.


Zoek en selecteer vervolgens het bestand met je eigen verwerkersovereenkomst.


Yuki voorbeeld verwerkersovereenkomst uploaden

Om de Yuki voorbeeld verwerkersovereenkomst te gebruiken klik je op de link het voorbeeld van het addendum voor gegevensverwerking downloaden.


Het voorbeeld document wordt direct gedownload. Nadat je je eigen gegevens hebt verwerkt in dit voorbeeld upload je de aangepaste overeenkomst zoals hierboven beschreven bij 'Eigen verwerkersovereenkomst uploaden'.


LET OP!

  • De (aangepaste) verwerkersovereenkomst kan alleen worden geüpload als PDF.
  • De verwerkersovereenkomst met de klant kan maar één keer worden geüpload. Mocht je de geüploade verwerkersovereenkomst willen wijzigen neem dan contact op met Yuki support.


In het onderstaande scherm zie je dat de verwerkersovereenkomst met de klant is geüpload en nu alleen nog maar kan worden bekeken.



Na het uploaden wordt de verwerkersovereenkomst direct via een pop-up ter ondertekening aangeboden aan de eigenaren van al je domeinen en aan alle gebruikers met de rol 'Directie'.



Zodra de klant de overeenkomst heeft bevestigd/getekend wordt een e-mail met de getekende overeenkomst verstuurd naar het e-mailadres van het accountantskantoor. Deze e-mail wordt natuurlijk ook verstuurd naar de klant.


Gebruikersvoorwaarden en addendum gegevensverwerking van Yuki

Klik op Bekijken achter de gebruikersvoorwaarden van Yuki om deze te bekijken, af te drukken en/of te downloaden.


Het addendum gegevensverwerking van Yuki dient te worden bevestigd door de tekenbevoegde. Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' is tekenbevoegd.


Klik op Lees en accepteer achter het addendum gegevensverwerking Yuki om deze te bekijken, af te drukken en/of te downloaden en als deze nog niet is bevestigd, te bevestigen.



Je bevestigt de verwerkersovereenkomst door het vakje voor de regel: Ik heb de verwerkersovereenkomst gelezen en accepteer hierbij de overeenkomst als gemachtigde ondertekenaar namens Training Accountant  aan te vinken en vervolgens op de knop Bevestigen  te klikken.


Het volgende scherm wordt geopend:



Je (de tekenbevoegde) bevestigt de overeenkomst door het invoeren van je wachtwoord.



Klik vervolgens op de knop Bevestigen.


Hierna ontvang je een e-mail met de getekende overeenkomst, deze zal worden gestuurd naar het e-mailadres waarmee je hebt ingelogd. Deze e-mail wordt natuurlijk ook verstuurd naar Yuki.


In het onderstaande scherm zie je dat het addendum gegevensverwerking Yuki gelezen en geaccepteerd is en nu alleen nog maar kan worden bekeken.