Wanneer een portaal is aangemeld voor het automatisch ophalen van UBL facturen via InvoiceSharing moeten vanuit elk domein de leveranciers die UBL facturen kunnen aanleveren nog worden uitgenodigd. Hierdoor wordt er namelijk een link gelegd tussen Yuki en deze UBL-leveranciers.


Alleen de eigenaar van een domein (met rol 'Directie') of een gebruiker met de rol 'Directie' kan vanuit een domein de leveranciers uitnodigen voor het ontvangen van hun UBL facturen.  


Bij de instelling UBL per bedrijf kan een overzicht van de status van de UBL uitnodigingen per administratie in een domein worden bekeken.

Daarnaast kunnen de administraties vanuit dit scherm voor UBL worden uitgenodigd of geregistreerd.


Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' kan de UBL per bedrijf bekijken en administraties uitnodigen of registreren.


Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' heeft geen toegang tot de instelling UBL per bedrijf.


Vanuit dit scherm kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder':

  • administraties uitnodigen voor ontvangst van UBL facturen
  • administraties in één keer registreren voor ontvangst van UBL facturen.


In het backoffice portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen.  



Klik vervolgens in het nu geopende scherm op UBL per bedrijf.


Het volgende scherm wordt geopend:



Status UBL geaccepteerd

Als de gebruiker van de uitgenodigde administratie ‘UBL’ geaccepteerd heeft, wordt het domein hierop ingesteld en gaat Yuki direct aan de slag om leveranciers die UBL facturen kunnen versturen te vragen deze rechtstreeks naar de administratie te sturen.


Als alle stappen door Yuki zijn doorlopen, kunnen de leveranciers die facturen in UBL formaat aanleveren voor de desbetreffende administratie door de ondernemer worden uitgenodigd. Door deze uitnodiging legt Yuki de link met de leveranciers zodat de UBL facturen automatisch zullen worden opgehaald.


Administraties uitnodigen

Door te klikken op de knop Administraties uitnodigen zorg je ervoor dat de desbetreffende administratie wordt uitgenodigd en ingesteld voor ontvangst van UBL facturen.


Wanneer de eigenaar van het domein (met rol 'Directie') of een gebruiker met de rol 'Directie' inlogt zal de volgende pop-up in het scherm verschijnen:



De gebruiker heeft vervolgens 3 opties waaruit gekozen moet worden:

  • Aanmelden: hiermee meldt de klant (gebruiker) zich aan voor het ontvangen van UBL facturen, het domein wordt vervolgens hiervoor ingesteld. 
  • Vraag me over 7 dagen: hiermee wordt de pop-up gesloten. De pop-up verschijnt over 7 dagen weer.
  • Kruisje (sluiten): hiermee wordt de pop-up gesloten. Bij de volgende inlog zal de pop-up wederom verschijnen.


Heeft de gebruiker op de knop 'Vraag me over 7 dagen' of op het kruisje geklikt dan kan de gebruiker de aanmeldpagina weer als volgt opvragen:

  • Open de functionaliteit Relaties (CRM)
  • Klik vervolgens  op de knop UBL.


Administraties in één keer registreren

Door te klikken op de knop Administraties registreren zorg je ervoor dat de geselecteerde administraties direct gereed worden gemaakt voor het ontvangen van UBL facturen. 

De eigenaar van het domein (met rol 'Directie') of gebruikers met de rol 'Directie' krijgen hiervan echter geen bericht.


LET OP!

Het kan zijn dat een leverancier contact opneemt met de klant voor verificatie. In het geval dat je een klant direct hebt geregistreerd voor het ontvangen van UBL facturen is je klant hiervan niet via het portaal op de hoogte gesteld.  Wij raden dan ook aan om je klant een bericht te sturen om verwarring te voorkomen.