Met de Yuki Assistant app op je Smartphone kun je documenten (o.a. bonnetjes en facturen) direct aanleveren en laten verwerken in je administratie.


TIP!

De Yuki Assistant app voor iPhone kun je gratis downloaden via de Apple App Store.

De Yuki Assistant app voor Android kun je gratis downloaden via de Google Play App Store.


Doorloop de volgende drie stappen om een document aan te leveren via je Yuki Assistant app:

  • Kies het document dat je wilt uploaden
  • Bewerk, indien nodig, het document voordat je dit uploadt
  • Load het document up naar je administratie. 

Het te uploaden document kiezen

Om een nieuw document te uploaden naar je administratie klik je op de oranje knop onderin het statscherm van je app:



In het nu geopende scherm kies je vervolgens één van de volgende drie opties:

  • Kies uit de fotobibliotheek
    De foto's je onlangs hebt ingezien in de fotobibliotheek worden geopend. Selecteer hier de foto die je wilt uploaden.
  • Maak een foto
    Maak een foto van het document dat je wilt uploaden en klik vervolgens op het vinkje rechtsboven in je scherm.
  • Kies een ander bestand
    De meest recente bestanden die je hebt bekeken met één van je apps op je Smartphone worden geopend. Zoek en kies het bestand dat je wilt uploaden.

Document bewerken voor het uploaden

Voordat je het document daadwerkelijk upload naar je administratie in Yuki kun je het document, indien nodig, nog linksom draaien, rechtsom draaien of handmatig bijsnijden (standaard worden de randen automatisch bijgesneden) door respectievelijk te klikken op Links, Rechts of Alle onderin je scherm.



Klik vervolgens op Volgende.


Het volgende scherm wordt geopend:



Om het vorige scherm weer te openen klik je onderin je scherm op Terug.

De foto wordt standaard getoond en geüpload in zwart-wit. Klik hier desgewenst op Verbeteren uit om alle kleuren van de foto weer te geven en ook als zodanig te uploaden. 


Om het document daadwerkelijk te gaan uploaden naar de administratie klik je vervolgens op de knop Uploaden.


Document uploaden naar je administratie

In het onderstaande scherm geef je vervolgens aan hoe je het document wilt gaan uploaden:



  • Onkostendeclaratie
    Je wilt direct je eigen uitgaven declareren. Je accountant zal het document verwerken als een uit privé betaalde (contant of met privé pinpas/creditcard) onkostendeclaratie in je administratie en vervolgens bewaren in het tabblad Declaraties in de ordner Personeel.
  • Aanbieden aan je accountant
    Het financiële document is relevant voor je boekhouding en daarom moet je je accountant bepalen hoe het document wordt verwerkt in je administratie en in welke ordner op de bovenste plank in je Archief het document wordt bewaard.
  • direct uploaden naar het Archief
    Het document is niet relevant voor je boekhouding en hoeft daarom niet te worden verwerkt door je accountant. Je moet hierbij denken aan verzekeringspolissen, akten, correspondentie, etc.
    Je plaatst het document zelf direct in het tabblad van de juiste ordner op de onderste plank in je Archief.


Daarna selecteer je de administratie waarin het document moet worden geüpload en verwerkt.



In het nu geopende scherm kun je indien nodig nog één of meer pagina's aan het document toevoegen.


Daarnaast heb je de mogelijkheid om een aantal gegevens aan het document toe te voegen. 


Onkostendeclaratie / aanbieden aan je accountant



Je kunt desgewenst de volgende gegevens invoeren:

  • Declaratiesoort
    Selecteer uit welke soort kosten de uitgaven bestaan.
  • Project
    Zoek en selecteer het project waaraan je het document wilt koppelen en klik vervolgens op de knop Bewaren.
  • Bedrag
    Voer het totaalbedrag in.
  • Notities
    Voeg een notitie toe voor jezelf of je accountant.


Wil je het document aanbieden aan je accountant dan kun je daarnaast ook nog de volgende gegevens invoeren:

  • Folder
    Selecteer de ordner in je Archief waarin je het document wilt uploaden (standaard is dit de ordner Uitzoeken Yuki)
  • Betaalwijze
    Door werknemer, overschrijving, incasso, pinpas of creditcard.


Klik vervolgens onderin je scherm op Uploaden om het document daadwerkelijk te uploaden in je administratie in Yuki.


Direct uploaden naar je Archief



Wil je document direct zelf in het tabblad van de juiste ordner in je Archief wilt plaatsen dan kun je de volgende gegevens invoeren:

  • Archief
    Selecteer het juiste tabblad in één van je ordners op de onderste plank in je Archief waarin je het document wilt uploaden.
  • Relatie
    Zoek en selecteer de relatie van het document in je eigen Adresboek.
  • Project
    Zoek en selecteer het project waaraan je het document wilt koppelen en klik vervolgens op de knop Bewaren.
  • Onderwerp
    Voer het onderwerp van het document in.
  • Datum
    Voer de datum van het document in.
  • Notities
    Voer desgewenst notities toe aan het document.


Klik vervolgens onderin je scherm op Uploaden om het document daadwerkelijk te uploaden in je administratie in Yuki. 


Na het uploaden van het document verschijnt er een melding bovenin je scherm dat het document is geüpload. Je kunt het zojuist geüploade document bekijken door te klikken op Bekijken.


TIP!

Om de meest recent geüploade documenten te bekijken open je je archief (via Discover) en klik je vervolgens bovenin je scherm op Mijn uploads.


Waar moet je rekening mee houden?

  • Met de oudere Smartphone versie kan de kwaliteit van de foto minder zijn dan die van een scan.
  • Zorg dat de inloggegevens zijn vastgelegd.
  • Zorg dat je kunt e-mailen op jouw Smartphone.
  • Zorg dat je Smartphone beveiligd is met een pincode. Yuki bewaart namelijk de inloggegevens van de boekhouding op de telefoon!