Met de Yuki Assistant app op je Smartphone kun je documenten (o.a. bonnetjes en facturen) direct aanleveren en laten verwerken in je administratie.


TIP!

De Yuki Assistant app voor iPhone kun je gratis downloaden via de Apple App Store.

De Yuki Assistant app voor Android kun je gratis downloaden via de Google Play App Store.


Doorloop de volgende drie stappen om een document aan te leveren via je Yuki Assistant app:

  • Kies het document dat je wilt uploaden
  • Load het document up naar je administratie
  • Bewerk, indien nodig, het document voordat je dit uploadt
  • Pas, indien nodig, gegevens aan of voeg deze toe voordat je het document uploadt. 


LET OP!

Offline geüploade documenten/bestande worden direct geüpload in je domein in Yuki zodra de Yuki Assistant online is. Na het uploaden verschijnt er in het scherm van de Yuki Assistant een melding dat de documenten/bestanden zijn geüpload.


Het te uploaden document kiezen

Om een nieuw document te uploaden naar je administratie klik je op de oranje knop onderin het statscherm van je app:



In het nu geopende scherm kies je vervolgens één van de volgende drie opties:

  • Kies uit de fotobibliotheek
    De foto's en afbeeldingen in de fotobibliotheek worden geopend. Selecteer hier de foto of afbeelding die je wilt uploaden.
  • Maak een foto
    Maak een foto van het document dat je wilt uploaden en klik vervolgens op het vinkje rechtsboven in je scherm.
  • Kies een ander bestand
    De meest recente bestanden die je hebt bekeken met één van je apps op je Smartphone worden geopend. Zoek en kies het bestand dat je wilt uploaden.


TIP!

Er kunnen meerdere foto's (pagina's) tegelijkertijd (vanuit de Galerij) worden geüpload. De pagina's worden vervolgens samengevoegd in één PDF-bestand.


Document uploaden naar je administratie

In het onderstaande scherm geef je vervolgens aan hoe je het document wilt gaan uploaden:



  • Aanbieden aan je accountant
    Het financiële document is relevant voor je boekhouding en daarom moet je je accountant bepalen hoe het document wordt verwerkt in je administratie en in welke ordner op de bovenste plank in je Archief het document wordt bewaard.
  • Direct uploaden naar het Archief
    Het document is niet relevant voor je boekhouding en hoeft daarom niet te worden verwerkt door je accountant. Je moet hierbij denken aan verzekeringspolissen, akten, correspondentie, etc.
    Je plaatst het document zelf direct in het tabblad van de juiste ordner op de onderste plank in je Archief.
  • Onkostendeclaratie
    Je wilt direct je eigen uitgaven declareren. Je accountant zal het document verwerken als een uit privé betaalde (contant of met privé pinpas/creditcard) onkostendeclaratie in je administratie en vervolgens bewaren in het tabblad Declaraties in de ordner Personeel.


Maak vervolgens een foto (van elke pagina) van het document dat je wilt uploaden. 



Klik vervolgens op de knop Volgende.


Het volgende scherm wordt geopend:



TIP!

In het bovenstaande scherm kun je indien nodig nog één of meer pagina's aan het document toevoegen door bovenin het scherm te klikken op het pijltje naar links.


Indien het document direct kan worden geüpload in je administratie klik je op de knop Uploaden. Het document zal worden geüpload naar en verwerkt worden in de administratie die je als default hebt ingesteld. Selecteer indien nodig een andere administratie.



Na het uploaden van het document verschijnt er een melding in je scherm dat het document is geüpload. Je kunt het zojuist geüploade document bekijken door te klikken op Bekijken.


Voordat je het document uploadt kan het document echter, indien nodig, nog worden bewerkt of kunnen er handmatig gegevens over het document worden aangepast of toegevoegd.


TIPS!

  • Om de volgorde van de foto's (pagina's) van een document te wijzigen, klik je rechtsboven in het scherm op Herordenen.
  • Om de meest recent geüploade documenten te bekijken open je je archief (via Discover) en klik je vervolgens bovenin je scherm op Mijn uploads.
  • In je administratie in Yuki wordt in het geüploade document in de sectie 'Worklfow' aangegeven dat het desbetreffende document via de Yuki Assistant app is aangeleverd.


Document bewerken voor het uploaden

Voordat je het document daadwerkelijk upload naar je administratie in Yuki kun je het document, indien nodig, nog bewerken door te klikken op de knop met het potloodje.


Het volgende scherm wordt geopend:



Je kunt het document verwijderen, draaien of handmatig bijsnijden (standaard worden de randen automatisch bijgesneden) door onderin je scherm respectievelijk te klikken op de knop Verwijderen, Draaien of Alle.


Klik vervolgens op de knop Bewaren.


Gegevens aanpassen of toevoegen voor het uploaden

De gegevens die worden getoond zijn afhankelijk van de manier die je hebt gekozen om het document te uploaden. 

Daarnaast zullen alle gegevens die door Yuki zijn herkend automatisch worden ingevuld. Deze gegevens kunnen echter, indien nodig, handmatig worden aangepast.


Aanbieden aan je accountant



  • Betaalwijze
    Door werknemer, overschrijving, incasso, pinpas, creditcard of contant.


Er kunnen desgewenst nog extra gegevens aan het document worden toegevoegd door te klikken op Meer details:

  • Datum
    Voer de datum van het document in.
  • Valuta
    Selecteer, indien nodig, de juiste valuta. 
  • Bedrag
    Voer het totaalbedrag in.
    Klik op de knop met +/- om een negatief totaalbedrag in te voeren (creditfactuur).
  • Map
    Selecteer de ordner in je Archief waarin je het document wilt uploaden (standaard is dit de ordner Uitzoeken Yuki)
  • Declaratiesoort
    Selecteer uit welke soort kosten de uitgaven bestaan.
  • Relatie
    Zoek en selecteer de relatie van het document in je eigen Adresboek.
  • Project
    Je kunt het document alleen koppelen aan een project waartoe jij als gebruiker toegang hebt,
    Selecteer in de getoonde lijst het project waaraan je het document wilt koppelen. Je kunt een project ook zoeken m.b.v. het vergrootglas.
  • Notities
    Voeg een notitie toe voor jezelf of je accountant.


Direct uploaden naar het Archief



  • Onderwerp
    Het onderwerp van het document.
  • Datum
    De datum van het document.


Er kunnen desgewenst nog extra gegevens aan het document worden toegevoegd door te klikken op Meer details:

  • Map
    Selecteer de ordner in je Archief waarin je het document wilt uploaden (standaard is dit de ordner Zelf te orden)
  • Relatie
    Zoek en selecteer de relatie van het document in je eigen Adresboek.
  • Project
    Je kunt het document alleen koppelen aan een project waartoe jij als gebruiker toegang hebt,
    Selecteer in de getoonde lijst het project waaraan je het document wilt koppelen. Je kunt een project ook zoeken m.b.v. het vergrootglas.
  • Notities
    Voeg een notitie toe voor jezelf of je accountant.


Onkostendeclaratie



  • Datum
    De datum van het document.
  • Valuta
    Selecteer, indien nodig, de juiste valuta. 
  • Bedrag
    Het totaalbedrag van het document.
    Klik op de knop met +/- om een negatief totaalbedrag in te voeren (creditfactuur).


Er kunnen desgewenst nog extra gegevens aan het document worden toegevoegd door te klikken op Meer details:

  • Declaratiesoort
    Selecteer uit welke soort kosten de uitgaven bestaan.
  • Project
    Je kunt het document alleen koppelen aan een project waartoe jij als gebruiker toegang hebt,
    Selecteer in de getoonde lijst het project waaraan je het document wilt koppelen. Je kunt een project ook zoeken m.b.v. het vergrootglas.
  • Notities
    Voeg een notitie toe voor jezelf of je accountant.

Waar moet je rekening mee houden?

  • Met de oudere Smartphone versie kan de kwaliteit van de foto minder zijn dan die van een scan.
  • Zorg dat de inloggegevens zijn vastgelegd.
  • Zorg dat je kunt e-mailen op jouw Smartphone.
  • Zorg dat je Smartphone beveiligd is met een pincode. Yuki bewaart namelijk de inloggegevens van de boekhouding op de telefoon!