Yuki houdt voortdurend in de gaten of de boekhouding en administratie volledig en up-to-date is. In de Worskpace worden een aantal zaken weergegeven die je aandacht nodig hebben:

  • Openstaande vragen
  • Ontvangen bestanden
  • Niet verwerkte documenten
  • Ontbrekende inkoopfacturen
  • Ontbrekende verkoopfacturen
  • Taken voor jou.


Bekijk deze zaken goed en handel ze ook af nadat je ze bekeken hebt. Neem waar nodig actie zodat je Workspace steeds een indicatie is van wat je nog moet doen om je boekhouding op orde te houden.



Openstaande vragen

Hier kun je de openstaande vragen voor jezelf, de openstaande vragen voor je accountant (in behandeling) of alle vragen bekijken.


Nieuwe algemene vraag stellen

Om een nieuwe algemene vraag te stellen aan je accountant klik je rechtsboven in je scherm op het kruisje. In het nu geopende scherm typ je je bericht, voeg je desgewenst een document uit het archief toe via de paperclip en klik je vervolgens op Versturen. 



Mededeling van Yuki of accountant

Een mededeling van Yuki of je accountant kun je afhandelen of doorsturen naar een andere gebruiker door rechtsboven in je scherm op de drie puntjes te klikken en vervolgens te klikken op Afgehandeld of Doorsturen.


Vraag gesteld door je accountant

Een door je accountant gestelde vraag kun je doorsturen naar een andere gebruiker door rechtsboven te klikken op de drie puntjes en vervolgens te klikken op Doorsturen. Je kunt de vraag beantwoorden door onderin de vraag je antwoord/reactie te typen en vervolgens op Versturen te klikken.


Vraag beantwoord door je accountant

Een door je accountant beantwoorde vraag kun je afhandelen door rechtsboven te klikken op de drie puntjes en vervolgens te klikken op Afgehandeld. Je kunt de vraag beantwoorden door onderin de vraag je antwoord/reactie te typen en vervolgens op Versturen te klikken.


Ontvangen bestanden

Hier zie je een lijst van documenten die vanuit een externe bron aan Yuki zijn aangeboden. Dit zijn bijvoorbeeld e-mails die zijn verstuurd naar je Yuki e-mailadres. Ook de documenten die via Dropbox zijn aangeleverd vind je hier terug. Documenten die je zelf hebt gescand of geüpload staan niet in deze lijst.


Deze lijst is een signaallijst! Alle ontvangen documenten zullen door je accountant in de administratie worden verwerkt.



Ontvangen bestand afhandelen

Open een ontvangen bestand en klik vervolgens onderin je scherm op:

  • Attenderen
    Selecteer de gebruiker die moet worden geattendeerd op dit ontvangen bestand en klik vervolgens op Doorsturen. Er kunnen geen verdere details worden toegevoegd.
  • Vragen
    Stel een vraag aan je accountant over dit binnengekomen bestand en klik vervolgens op Versturen.
  • Bevestigen
    Je hebt het ontvangen bestand bekeken en bent akkoord. Het bestand verdwijnt nu uit deze lijst.

Niet verwerkte documenten

Hier vind je een lijst van documenten die door de backoffice als 'niet verwerkt' zijn gemarkeerd. Soms kan een bepaald document of bankbestand namelijk niet worden verwerkt. Dat kan verschillende oorzaken hebben:

  • het document is niet volledig
  • het bestand bevat meerdere facturen of bonnetjes
  • het document is geheel of gedeeltelijk onleesbaar
  • het document is al eerder aangeleverd en verwerkt
  • het bestand kan door Yuki niet geopend worden
  • het importbestand bevat foutieve gegevens
  • het document hoeft volgens Yuki niet in de administratie verwerkt te worden.



Niet verwerkt document afhandelen

Open een niet verwerkt document en klik vervolgens onderin je scherm op:

  • Vragen
    Stel een vraag aan je accountant indien je het niet eens bent met de conclusie dat het document niet verwerkt kan worden. Het document wordt automatisch aan je vraag gekoppeld.
    Geef een korte toelichting of aanvullende informatie over het document zodat het alsnog verwerkt kan worden.
  • Uploaden
    Lever een nieuw, compleet of verbeterde versie van het document aan.
  • Verwijderen
    Verwijder een document dat terecht niet verwerkt is óf nadat je een document opnieuw hebt aangeleverd.


Voor een uitgebreide beschrijving van de onverwerkte documenten zie artikel Niet verwerkte documenten.


Ontbrekende in- en/of verkoopfacturen

Hier kun je de openstaande betalingen óf de betalingen in behandeling (de in- en/of verkoopfactuur is geüpload maar nog niet verwerkt) bekijken waarvan de bijbehorende in- en/of verkoopfacturen volgens Yuki ontbreken. 



Openstaande betaling afhandelen

Open een openstaande betaling en klik vervolgens onderin je scherm op:

  • Toelichten
    Geef aan je accountant een toelichting over de betaling. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat de in- of verkoopfactuur al wel aanwezig is in de administratie maar foutief geboekt is bij een andere leverancier of klant. 
  • Uploaden
    Lever een ontbrekende in- of verkoopfactuur alsnog aan.
  • Persoonlijk (alleen beschikbaar bij inkoopfactuur)
    Geef hier aan voor welke gebruiker deze betaling een privé uitgave is geweest.
  • Geüpload
    Geef aan dat je de in- of verkoopfactuur inmiddels hebt aangeleverd.


Voor een uitgebreide beschrijving van de volledigheid van de in- of verkoop zie artikel Volledigheid van inkoop of Volledigheid van Verkoop.


Taken voor jou

Hier kun je openstaande taken voor jezelf, jouw openstaande taken voor andere gebruikers (in de wacht) of de door jou afgehandelde taken (historie) bekijken.


In de lijst 'Voor mij' wordt van elke door jou af te handelen taak o.a. de naam van de taak, de gebruiker die de taak heeft aangemaakt, de gebruiker voor wie de taak bestemd is, de taaksoort en de status van de taak getoond.



Openstaande taak voor jezelf afhandelen

Open een openstaande taak en klik vervolgens onderin je scherm op:

  • Afgehandeld
    Geef aan dat je de taak hebt voltooid en daarmee afgehandeld hebt.
  • Verwijderen
    Verwijder deze taak.
  • Toewijzen
    Wijs de taak toe aan een andere gebruiker, bijv.  
    Dit doe je door bovenin je scherm te klikken op Toewijzen. In het nu geopende scherm zoek en selecteer je de gebruiker aan wie je de taak wilt toewijzen en klik je vervolgens nogmaals op Toewijzen.

    Je kunt desgewenst een commentaar toevoegen door onderin je scherm onder Commentaren je tekst te typen en vervolgens te klikken op Versturen. Je tekst wordt vervolgens bewaard bij deze taak en is altijd zichtbaar voor alle gebruikers die deze taak openen.
  • Interne notitie toevoegen
    Wil je voor jezelf een interne notitie vastleggen bij deze taak typ dan onderin je scherm onder Commentaren je tekst en klik vervolgens op Versturen. Je tekst wordt vervolgens bewaard bij deze taak en is altijd zichtbaar wanneer je de taak opent.


Voor een uitgebreide beschrijving van het gebruik van verschillende soorten taken in Yuki zie artikel Taken.