Deze module is alleen beschikbaar voor een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein en biedt de backoffice medewerker specifieke functionaliteit zoals o.a. de kwaliteitsmonitor en de checklist. 


Beweeg met je muis boven het icoon Backoffice in de navigatiebalk en er wordt automatisch een vervolgmenu geopend:  



In dit vervolgmenu zie je de belangrijkste functies van de module Backoffice.


Overzichten


Backoffice workflow

De backoffice workflow bestaat uit de bundelbak, te verwerken documenten, te verwerken banktransacties en openstaande vragen. Daarnaast kan hier een overzicht van alle verwerkte documenten in het domein worden bekeken en de historie van alle administratiecontroles.


Klantspecifieke opm.

Hier zie je alle klantspecifieke opmerkingen die door de backoffice in het domein zijn vastgelegd over een administratie, grootboekrekening en/of relatie. 


Verwerkte transacties

Overzicht van alle verwerkte transacties in het domein: automatisch verwerkt, handmatig verwerkt of gewijzigd door gebruiker.


Kwaliteitsmonitor

De kwaliteitsmonitor controleert elke nacht automatisch de volgende onderdelen van een domein: 

  • Bank 
  • Inkoop
  • Verkoop
  • Btw
  • Personeel
  • Activa
  • Verwerking.

Acties


Btw-aangifte

Hier vind je een overzicht van alle btw-aangiften die in het verleden werden verstuurd. Van de lopende periode wordt permanent de concept btw-aangifte automatisch bijgewerkt zodat je al in de loop van de maand of het kwartaal kunt zien hoe de btw-aangifte zich ontwikkelt.


Memoriaal

Hier kun je handmatig memorialen in de administratie(s) aanmaken of deze importeren via een financieel importbestand. In het overzicht zie je alle memorialen die al zijn aangemaakt:

  • Memoriaal (bijv. loonjournaalpost of afschrijving)
  • Beginbalans
  • Eindejaarscorrectie
  • Fiscale correctie.


Exporteren

In Yuki kun je financiële transacties eenvoudig exporteren. Voor verschillende doeleinden worden verschillende exportformaten ondersteund zoals Excel formaat, CSV formaat en PDF. Daarnaast zijn o.a. ook de volgende exportformaten mogelijk: ASCII, Audition, XML, Nextens, XAF 3,2, AFAS en FiscaalGemak.


Importeren

Yuki biedt de mogelijkheid om naast financiële importbestanden (memoriaalboekingen) ook historische data vanuit andere software te importeren.


Rekeningschema

Je kunt hier het rekeningschema van je domein bekijken. In de basis is dat een vast schema maar er kunnen wel bepaalde rekeningen worden geactiveerd of gedeactiveerd. Daarnaast kan een duplicaat van rekeningen worden gemaakt.

Het is ook mogelijk om het rekeningschema van een ander domein te gebruiken als sjabloon.


Checklist


Inconsistenties

Hier zie je een overzicht van de financiële inconsistenties in het domein. Yuki controleert van een groot aantal financiële gegevens of deze financieel consistent zijn zoals transactieregels, financiële links, bankafschriftregels, financiële documenten, btw transacties etc.


Bank

In dit overzicht zie je alle zakelijke rekeningen, creditcards en/of online betalingsproviders van één of meer administraties in een domein.


Volledigheid van de bank

Het rapport volledigheid van de bank kan drie meldingen bevatten:

  • Beginsaldo onbekend: het saldo van een bankrekening aan het begin van het boekjaar is niet bekend bij Yuki, hierdoor klopt het eindsaldo niet
  • Missende banktransacties: er ontbreken banktransacties in het totaal van de banktransacties die we van je ontvangen hebben (missend afschrift of onvolledige export)
  • Bankrekening is niet bijgewerkt: je hebt al enige tijd geen nieuwe banktransacties (minimaal 1 maand) meer aangeleverd.


Tussenrekeningen

In dit overzicht wordt een totaaloverzicht gegeven van alle openstaande transacties op de volgende tussenrekeningen:

  • Betalingen onderweg (interne overboekingen) 
  • Tussenrekening pinbetalingen 
  • Tussenrekening creditcardbetalingen
  • Tussenrekening iDeal betalingen
  • Tussenrekening online betalingen.


Volledigheid inkoop

In het rapport volledigheid van de inkoop worden de volgende zaken weergegeven: 

  • Openstaande betalingen waarbij geen inkoopfactuur is gevonden 
  • Openstaande betalingen gegroepeerd per contact 
  • Het saldo per contact, opgebouwd uit openstaande betalingen en inkoopfacturen 
  • Acties om per betaling aan te geven wat er met deze betaling moet gebeuren.


Volledigheid verkoop

In het rapport volledigheid van de verkoop worden de volgende zaken weergegeven: 

  • Openstaande betalingen waarbij geen verkoopfactuur is gevonden
  • Openstaande betalingen gegroepeerd per contact
  • Het saldo per contact, opgebouwd uit openstaande betalingen en verkoopfacturen
  • Acties om per betaling aan te geven wat er met deze betaling moet gebeuren.


Status vraagposten

In het rapport status vraagposten worden de volgende zaken weergegeven: 

  • Inkoop- en/of verkoopfacturen die zijn geboekt op 'vraagposten'
  • Banktransacties die zijn geboekt op 'vraagposten'
  • Financiële boekingen die zijn geboekt op 'vraagposten'
  • Acties om per factuur, banktransactie of financiële boeking aan te geven op welke grootboekrekening de 'vraagpost' geboekt moet worden.


Debiteuren

In het overzicht 'Openstaande posten' kun je alle openstaande posten bekijken van debiteuren. Deze openstaande posten zijn in Yuki:

  • Alle verkoopfacturen die verwerkt zijn met betaalwijze 'Overschrijving' of 'Incasso'
    Geboekte verkoopfacturen met betaalwijze 'Incasso' staan ook in de lijst 'Te incasseren' (indien Yuki SEPA incassomodule is geactiveerd).
  • Alle bank- of kastransacties die zijn geboekt op rekening '13000 Debiteuren'.


Crediteuren

In het overzicht 'Openstaande posten' kun je alle openstaande posten bekijken van crediteuren. Deze openstaande posten zijn in Yuki:

  • Alle inkoopfacturen die verwerkt zijn met betaalwijze 'Overschrijving', 'Pinpas', 'Creditcard' of 'Incasso'
    Geboekte inkoopfacturen met betaalwijze 'Overschrijving' staan ook in de betaallijst (indien betaallijst module is geactiveerd).
  • Alle bank- of kastransacties die zijn geboekt op rekening '16000 Crediteuren'.


Belastingdienst

In dit overzicht staan alle transacties, openstaande posten en gekoppelde transacties van en voor de Belastingdienst betreffende de volgende grootboekrekeningen:

  • 16000 Crediteuren: Dit is voor het boete- en rentedeel van naheffingsaanslagen, aanmaningen en dwangbevelen omzetbelasting (F…) en loonbelasting (A…).
  • 17110 Belastingschulden LB: Hierop zijn de aangiften loonheffing geboekt.
  • 24000 Belastingschulden btw: Hierop zijn de aangiften omzetbelasting geboekt.


Vraagposten

In het overzicht kun je alle posten bekijken die tijdelijk zijn geboekt op grootboekrekening '23020 Vraagposten'. Deze vraagposten zijn in Yuki:

  • Inkoop- en/of verkoopfacturen die zijn geboekt op 'vraagposten'
  • Banktransacties die zijn geboekt op 'vraagposten'
  • Financiële boekingen die zijn geboekt op 'vraagposten'.


Te betalen salarissen

In dit overzicht zie je de te betalen salarissen per maand, per jaar, per artikel of per relatie (werknemer).


Loonheffingen

In dit overzicht wordt op maandniveau de aansluiting gecontroleerd tussen de aangifte loonheffing en de loonjournaalpost per maand. Van belang is natuurlijk dat de maandelijkse loonjournaalpost en de aangifte loonheffing aanwezig zijn. 


RC personeel

In het overzicht 'Openstaande posten' kun je alle openstaande posten bekijken van RC personeel. Deze openstaande posten zijn in Yuki:

  • Alle declaraties of salarisstroken die verwerkt zijn met betaalwijze 'Overschrijving', 'Pinpas', 'Creditcard' of 'Incasso'
  • Alle bank- of kastransacties die zijn geboekt op rekening '20000 RC personeel'.


RC administraties

In dit overzicht worden op maandniveau de boekingen (transacties) gecontroleerd tussen de administraties die in Yuki een RC-verhouding met elkaar hebben.


Duplicaatfacturen

In dit overzicht worden alle inkoopfacturen, verkoopfacturen of declaraties getoond die op dit moment als een mogelijk duplicaat door Yuki zijn aangemerkt

 

Verwijderde transacties

In dit overzicht zie je alle verwijderde transacties met de datum waarop de transactie is verwijderd en door welke gebruiker. Daarnaast worden er nog verschillende andere gegevens van de transactie getoond zoals het documenttype, evt. grootboekrekening en btw-aangifte.


Relatiecontrole.

In dit overzicht worden alle relaties in een domein getoond die op dit moment door Yuki als dubbel worden aangemerkt.