Via de instellingen van een domein kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' een domein archiveren of het contract voor het desbetreffende domein beëindigen.


Een gearchiveerd domein krijgt de status 'Archief', het domein blijft toegankelijk en de gegevens inzichtelijk. Er kunnen echter geen gegevens in het domein meer worden gewijzigd en/of toegevoegd worden.  


Een domein waarvan het contract wordt beëindigd krijgt de status 'Inactief', het domein is niet meer toegankelijk wat betekent dat er geen gegevens meer kunnen worden bekeken, gewijzigd en/of verwerkt. Het domein zal na 6 maanden worden verwijderd. 


LET OP!

Indien het contract van een domein wordt beëindigd moet er voor de bewaarplicht van de ondernemer een export worden gemaakt van het gehele Yuki Archief. Deze export dient tenminste zeven jaar bewaard te worden. 


Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' in het domein kan alle documenten uit het Yuki Archief exporteren


Daarnaast moet er ook een XAF Auditfile worden geëxporteerd. 


Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan een XAF Auditfile exporteren.


De export dient zeker twee dagen voordat het contract daadwerkelijk afloopt uitgevoerd te worden. Gebeurt dit op de laatste dag dan kan er via de link die in de mail staat niet meer ingelogd worden en zal het contract met één maand verlengd moeten worden.


Het scherm om de instellingen van een domein te bekijken en/of te wijzigen wordt als volgt geopend:

  • automatisch direct na het aanmaken van een nieuw domein
    of
  • onderin het backoffice portaal klikken op de tegel Domeinen of linksboven op het icoon Domeinen.


  • In het overzicht Domeinen klik je vervolgens op > voor de naam van een domein.


In het nu geopende scherm klik je op de knop Contract van het domein wijzigen om het domein te archiveren of het contract van het domen te beëindigen.



Het volgende scherm wordt geopend:



Selecteer in dit scherm of je het domein wilt archiveren of het contract van het domein wilt beëindigen. Klik vervolgens op de knop Volgende.


Het volgende scherm wordt geopend:



In dit scherm moet je verplicht een reden van opzegging selecteren en hierop desgewenst een toelichting geven.


Klik vervolgens op de knop Volgende.


Indien je hebt aangegeven dat je het domein wilt archiveren wordt het volgende scherm geopend:



Selecteer hier of je het domein per de lopende maand of volgende maand wilt archiveren.


Indien je hebt aangegeven dat je het contract van het domein wilt opzeggen wordt het volgende scherm geopend:



Selecteer hier of je het contract van het domein per de lopende maand of volgende maand wilt opzeggen.


Klik op de knop Indienen om de contractwijziging daadwerkelijk aan Yuki door te geven. Je ontvangt een e-mail met de opdrachtbevestiging en de bijbehorende details.