Op de bovenste plank in het Archief staan de standaard ordners waarin alle te verwerken en al verwerkte (financiële en niet-financiële) documenten zijn opgeborgen die belangrijk zijn voor je financiële administratie in Yuki. Op de plank(en) eronder vind je de ordners waarin je documenten kunt opbergen die privé of onbelangrijk zijn voor je administratie. 


Op de bovenste plank(en) in het Archief is het alleen mogelijk om alle documenten in een ordner te verplaatsen naar een andere ordner.

Op de onderste plank(en) in het Archief heb je de mogelijkheid om een extra ordner toe te voegen én een ordner te hernoemen, te verwijderen of alle documenten in een ordner in één keer te verplaatsen naar een tabblad in een andere ordner.


TIP!

Op de onderste plank(en) kunnen de ordners 'Zelf te ordenen', Correspondentie' en 'Overig' niet worden hernoemd of verwijderd.


Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie' kan een extra ordner toevoegen, hernoemen, verplaatsen of verwijderen in het Archief.


Elke ordner in het Archief kent een onderverdeling in tabbladen. 

Op beide planken in het Archief heb je de mogelijkheid om een extra tabblad toe te voegen én een tabblad te hernoemen, te verwijderen of alle documenten van een tabblad in één keer te verplaatsen naar een tabblad in dezelfde of een andere ordner.


TIPS!

  • De standaard ordners op de bovenste plank(en) in het Archief bevatten een aantal vaste tabbladen die je niet kunt hernoemen, verplaatsen of verwijderen.
  • Op de onderste plank(en) kan in de ordner 'Overig' het tabblad 'Officiële documenten' niet worden hernoemd of verwijderd.
  • Een geopend document kan worden verplaatst naar een ander tabblad in dezelfde of een andere ordner door te klikken op de knop Klik hier om dit document in een andere ordner op te bergen.


Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie' kan een extra tabblad toevoegen, hernoemen, verplaatsen of verwijderen in het Archief.

Een gebruiker met de rol 'HRM' kan alleen in de ordner 'Personeel' een extra tabblad toevoegen.


Ordner toevoegen, verplaatsen of verwijderen

Om een extra ordner op de onderste plank(en) in het Archief toe te voegen, klik je op de 'naamloze' ordner.



Het volgende scherm wordt geopend:



Voer in het veld Omschrijving de naam van de ordner in, voeg eventueel Notities toe over de ordner en maak één of meer tabbladen aan in de ordner door onder Tabbladen de naam van de nieuwe tabbladen in te voeren.

Klik vervolgens op de knop Bewaren.


Open de nieuwe toegevoegde ordner. Het volgende scherm wordt geopend:



De naam en de kleur van de ordner kan altijd worden aangepast. Daarnaast kun je eventueel notities over de ordner wijzigen en/of toevoegen.


Een ordner  kan worden hernoemd door de omschrijving van de ordner te wijzigen en vervolgens op de knop Bewaren te klikken.


Om alle documenten uit een ordner in één keer te verplaatsen naar een andere ordner in het Archief klik je op de knop Verplaatsen.


Je verwijdert een ordner door bovenin je scherm te klikken op de knop Verwijderen


TIP!

Alle documenten van de verwijderde ordner vind je terug op het tabblad 'Alles' in de ordner 'Overig'.


Tabblad in ordner toevoegen, verplaatsen of verwijderen

Om een extra tabblad in een ordner toe te voegen:

  • klik je boven een ordner op de rechtermuisknop en vervolgens op Bewerken.










  • klik je in de geopende ordner op het icoontje Eigenschappen van ordner en tabs wijzigen.










Het volgende scherm wordt geopend:



Typ in het invoerveld de naam van het nieuwe tabblad en klik vervolgens op de knop Bewaren




Een tabblad kan worden hernoemd door de naam van het tabblad te wijzigen en vervolgens op de knop Bewaren te klikken.


Je kunt alle documenten van een tabblad verplaatsen naar een ander tabblad of een andere ordner door te klikken op het icoontje voor de naam van het desbetreffende tabblad.


Je verwijdert een tabblad door de naam van het tabblad te verwijderen en vervolgens op de knop Bewaren te klikken.