Afhankelijk van de rol(len) van de gebruiker in een domein zijn de documenten in één of meer ordners (of tabbladen) niet zichtbaar en dus niet toegankelijk voor de gebruiker.

Alleen de niet-financiële documenten in Yuki kunnen door een gebruiker op documentniveau worden afgeschermd.


Niet-financiële documenten zijn in Yuki documenten van het type 'Standaard', bij de verwerking hiervan worden er geen financiële transacties geboekt.

Daarnaast mag de gebruiker of de backoffice zelf bepalen in welke ordner het standaard document bewaard moet worden.


Voorbeelden van standaard documenten zijn verzekeringspolissen, leenovereenkomsten, amortisatieschema's, contracten etc.


Je kunt in het Archief:

  • een standaard document afschermen
  • alle standaard documenten in één keer afschermen.


TIP!

Het toegangsniveau van een dossier overschrijft de toegangsniveaus van alle zaken die binnen het dossier voorkomen. Dit houdt in dat alle gebruikers die toegang hebben tot een bepaald dossier ook alle inhoud van dit dossier kunnen benaderen ongeacht het specifieke toegangsniveau van de inhoud. Dit geldt dus ook voor documenten die het label 'Privé' hebben. Wanneer deze documenten aan een dossier worden toegevoegd, kunnen alle gebruikers met toegang tot dit dossier deze documenten ook inzien. 


Standaard document afschermen

Wanneer je een document hebt geüpload in in het Archief ben je als het ware de eigenaar van het document.

Alleen de eigenaar of een gebruiker met de rol 'Directie' kan een niet-financieel document (documenttype 'Standaard') afschermen.


Open het desbetreffende document en klik vervolgens op de knop Bewerken.



Het volgende scherm wordt geopend:



Selecteer hier welke gebruikers toegang hebben tot dit document en klik vervolgens op de knop Bewaren.

Het document is nog wel toegankelijk voor de backoffice maar niet meer zichtbaar voor alle andere gebruikers zonder toegang.


Staat het beveiligingsniveau op Privé dan heeft alleen de eigenaar toegang tot het document. 

Ook voor de backoffice is dit document dan niet zichtbaar en dus niet meer toegankelijk.


Alle standaard documenten in één keer afschermen

In het Archief kun je voor alle niet-financiële documenten een standaard beveiligingsniveau instellen.


LET OP!

Het instellen van deze beveiliging gebeurt niet met terugwerkende kracht.

Alle standaard documenten die al aanwezig waren in het Archief behouden de reeds aanwezige beveiliging.


Het standaard beveiligingsniveau kun je vanuit twee plaatsen in Yuki instellen:

  • Beweeg met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk, klik op Archiefkast en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Archief instellingen
  • Klik in de navigatiebalk op het icoon Instellingen en vervolgens in het nu geopende scherm op Archief instellingen.


Het volgende scherm wordt geopend:



Selecteer hier welke gebruikers toegang hebben tot de standaard documenten in de grijze ordners (bovenste plank in het Archief) en klik vervolgens op de knop Bewaren.

De documenten zijn nog wel toegankelijk voor de backoffice maar niet meer zichtbaar voor alle andere gebruikers zonder toegang.


Staat het beveiligingsniveau op Privé dan heeft alleen de eigenaar toegang tot deze documenten.

Ook voor de backoffice zijn deze documenten dan niet zichtbaar en dus niet meer toegankelijk.


TIP!

De gebruikers die je hier selecteert zijn ook de enigen die toegang hebben tot de gekleurde ordners (onderste plank in het Archief).