In een domein kunnen er document herkenningsregels worden aangemaakt op basis van OCR data die gevonden wordt in een document. OCR staat voor Optical Character Recognition of in het Nederlands, optische tekenherkenning (het uitlezen van tekst uit een afbeelding).


Op basis van deze herkende gegevens wordt onder andere de relatie van een document bepaald. 


Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in een domein kan lokale OCR herkenningsregels aanmaken.


Om een OCR herkenningsregel aan te maken doorloop je de volgende stappen:

  • Klik rechts in het boekingsscherm op OCR details, Yuki toont nu de gevonden OCR tekst in het document.



  • Zoek een unieke tekstregel voor de relatie op en kopieer de gehele regel van de gevonden tekst.

    Een unieke tekstregel voor de relatie is natuurlijk ook het KvK-nummer en/of het Btw-nummer.

  • Sluit het OCR tekst scherm
  • Klik nu rechts in je scherm op OCR match rules.

    In het nu geopende scherm maak je de werkelijke OCR herkenningsregel aan voor het desbetreffende document.

  • Klik linksboven in je scherm op de knop Open een nieuwe kaart.



  • Je plakt nu links in scherm onder Criteria¬†de gekopieerde tekst in het eerste OCR data veld OCR data 1 (of veld KvK-nummer en/of Btw-nummer etc.)
  • Geef vervolgens rechts in je scherm onder Resultaat¬†aan om wat voor soort document het gaat en aan welke relatie dit moet worden gekoppeld.



  • Klik op de knop Bewaren.


Indien de door Yuki gevonden OCR gegevens in het document overeenkomen met de ingevoerde OCR data in de OCR herkenningsregel zal het gekozen resultaat in het document worden toegepast. De documentsoort zal worden aangepast en het document zal worden gekoppeld aan de ingevoerde relatie.


Ook de standaardwaarden van de relatie (bij documentsoort 'Inkoopfactuur' of 'Verkoopfactuur') zullen automatisch worden ingevuld.


TIP!

De overige velden worden als EN-EN criteria toegepast. Het invoeren van meerdere criteria zal het resultaat uit de OCR herkenningsregel dus verkleinen maar de kans op een altijd goede herkenning vergroten.