De Yuki herinnering- en aanmaningsservice helpt je om sneller je geld te ontvangen van je klanten. Door een goed getimed en zorgvuldig proces van herinneringen en aanmaningen worden je facturen op een klantvriendelijke manier vaker onder de aandacht gebracht van je klanten. Het aanmaningenproces wordt grotendeels door Yuki bewaakt en geautomatiseerd uitgevoerd en vergt geen directe handelingen van de gebruiker. 


TIP!

Het is ook mogelijk om automatisch Engelse, Franse of Spaanse herinneringen en /of aanmaningen naar je klanten te sturen.


Een incassoproces kan in de praktijk uit vier stappen bestaan:

  • Versturen van herinneringen
  • Versturen van aanmaningen
  • Incasseren door incassobureau
  • Incasseren door een deurwaarder.


De herinnering- en aanmaningsservice helpt je bij de eerste twee stappen van het incassoproces. 


Hoe werkt het?

Elke dag controleert Yuki voor welke openstaande facturen een brief verstuurd moet worden. Yuki selecteert automatisch welke brief van toepassing is, maakt de brief aan en verstuurt deze per e-mail.


Om te voorkomen dat er onterecht aanmaningen verstuurd worden, controleert Yuki eerst of de boekhouding voldoende bijgewerkt is:

  • De bank mag niet ouder zijn dan 14 dagen. Dit om te voorkomen dat de klant al betaald heeft maar de administratie van de bank nog niet is bijgewerkt. Dus voor een goed werkende Yuki service is het raadzaam minimaal elke twee weken de bank te uploaden. Nog beter is het om de zakelijke betaalrekening bij je bank, indien mogelijk,te koppelen met Yuki zodat de transacties automatisch elke dag in Yuki ingelezen kunnen worden.
  • Alle betalingen van de klant dienen gematcht te zijn. Om te voorkomen dat er onterecht een herinnering of aanmaning wordt verstuurd, verstuurt Yuki geen herinneringen zolang er ongematchte betalingen zijn van die klant.


De openstaande posten die via een memoriaalboeking zijn aangemaakt voor bijvoorbeeld de beginbalans lopen niet mee in de aanmaningenprocedure!


Automatisch versturen herinneringen en aanmaningen voorbereiden

Om ervoor te zorgen dat Yuki automatisch brieven (herinneringen en aanmaningen) naar de je klanten verstuurd moeten de volgende zaken geregeld zijn:

  • activeren van herinnering- en aanmaningsservice¬†
  • instellen van herinnering- en aanmaningsservice (o.a. vastleggen termijnen attendering, herinnering, aanmaning en ingebrekestelling)¬†
  • controleren en aanpassen teksten en herinnering lay-outs van brieven (herinnering of aanmaning)
  • blokkeren van automatisch versturen herinneringen en aanmaningen;
    • redenen blokkering van automatisch versturen herinneringen en aanmaningen
    • klant blokkeren voor ontvangst van automatische herinnering en aanmaning.
  • bekijken testrapport.