Na een reactie van de klant moet de status van de verzonden offerte handmatig worden gewijzigd. Een klant kan de offerte accepteren of weigeren. Na opmerkingen van een klant kan de offerte desgewenst ook worden herzien. Tenslotte kan de offerte ook worden verzonden naar andere potentiële klanten door de offerte te kopiëren.


Onderaan elke offerte kunnen een aantal gegevens van de offerte worden bekeken zoals:

  • algemene gegevens
  • versies
  • offerteregels
  • e-mails.


TIP!

Desgewenst kan een verzonden offerte ook opnieuw worden verstuurd naar een ander e-mailadres van de ontvanger door te klikken op de knop E-mail opnieuw versturen.


Open de desbetreffende verzonden offerte door te klikken op het onderwerp van de offerte.


Het volgende scherm wordt geopend:



Om de status van de openstaande offerte te wijzigen klik je op het dropdownmenu van de knop Accepteren.


Je kunt hier kiezen uit vier verschillende opties:

  • Accepteer de offerte
  • Weiger offerte
  • Offerte herzien
  • Kopieer offerte (de toegevoegde bijlage wordt niet gekopieerd)

Offerte accepteren

Na telefonisch akkoord of een akkoord per post of e-mail van de klant moet de (herziene) offerte worden Geaccepteerd.


Klik op de optie Accepteer de offerte.



Na het accepteren van de offerte verschijnt de volgende pop-up in je scherm:



De offerte verdwijnt uit de werklijst 'Openstaande offertes' en wordt verplaatst naar de werklijst 'Te factureren offertes'. 

De status van de offerte wordt gewijzigd naar 'Geaccepteerd'.


De offerte kan desgewenst direct worden gefactureerd naar de klant door te klikken op de knop Maak factuur.



Alle gegevens van de offerte worden overgenomen in het nu geopende scherm van een nieuwe verkoopfactuur:



Desgewenst kunnen de gegevens van de verkoopfactuur nog worden gewijzigd en/of aangevuld. De verkoopfactuur kan vervolgens worden bewaard als conceptfactuur of direct worden verwerkt in de administratie en daadwerkelijk worden verstuurd naar de klant.


De status van de offerte wordt nu 'Gefactureerd':



LET OP!

Zolang de geaccepteerde offerte nog niet is gefactureerd kan deze worden heropend door te klikken op de knop Heropenen.


Na het heropenen van de offerte verschijnt de volgende pop-up in je scherm:



Na het heropenen van de offerte kan deze weer geaccepteerd, geweigerd, herzien of gekopieerd. worden.


Offerte weigeren

Wanneer de klant heeft aangegeven niet akkoord te zijn met de offerte moet de offerte worden Geweigerd.


Klik op de optie Weiger offerte.



De status van de offerte wordt 'Geweigerd':



Een geweigerde offerte kan altijd worden heropend zodat deze weer geaccepteerd, geweigerd, herzien of gekopieerd kan worden.


Offerte herzien

De klant heeft aangegeven dat één of meerdere zaken op de offerte gewijzigd moeten worden voordat er eventueel een akkoord wordt gegeven.


Klik op de optie Offerte herzien en wijzig in de nu geopende offerte de desbetreffende gegevens. In ons voorbeeld hebben we het aantal artikelen verhoogd naar 2 stuks.


Klik vervolgens op Bewaren en verstuur de offerte opnieuw naar de klant door achteréénvolgens te klikken op de knoppen Klaar om te versturen en Klaar om te verwerken.


De offerte preview wordt weer geopend:



De offerte referentie is gewijzigd van '1'naar '2', de offerteregel geeft nu bij het aantal te verkopen artikelen '2' aan en het totaalbedrag van de offerte is verhoogd.


De herziene offerte met referentienummer 1 staat nu in het overzicht 'Alle offertes' en heeft de volgende status:



In de eerste en de tweede herziene offerte vind je onderaan het scherm een overzicht van de gegevens van de verschillende versies door te klikken op Versies:



De versieregel met het icoon Herzien is de eerste versie van de offerte die is herzien.


Offerte kopiëren

De gegevens van een openstaande, herziene, geaccepteerde of gefactureerde offerte kunnen ook worden gebruikt voor één of meerdere te versturen offertes naar andere potentiële klanten.


Klik op de optie Kopieer offerte



Alle gegevens van de offerte behalve de bijgevoegde bestanden worden overgenomen in het nu geopende scherm van een nieuwe offerte:



Desgewenst kunnen de gegevens van de offerte nog worden gewijzigd en/of aangevuld. De offerte kan vervolgens worden bewaard als conceptofferte of worden klaargezet voor verzending naar de klant.


Algemene gegevens offerte


Van elke openstaande offerte kun je onderin het scherm de volgende gegevens bekijken:

  • Algemeen
    Hier worden de volgende gegevens getoond: de administratie waarvoor de offerte is aangemaakt, de relatie (klant), de ordner waarin de offerte is bewaard, één of meer tags die aan de offerte zijn gekoppeld, het ID van de offerte en de bestandsnaam (PDF) van de offerte.


  • Versies
    Hier worden alle versies van de offerte getoond.


  • Regels
    Hier worden alle offerteregels van de offerte getoond.


  • E-mails
    Hier kun je bekijken door welke gebruiker op welke data de offerte naar één of meer ontvangers is verstuurd.