Met de functie Workflowregels kun je na het verwerken van een document automatisch een taak aanmaken voor een werknemer in je domein op basis van de informatie in het document. Op die manier kun je het document bij iemand onder de aandacht brengen of aan iemand ter goedkeuring voor betaling aanbieden.


De functie is enkel beschikbaar indien de Workflow module in combinatie met de Yuki Betaalservice is geactiveerd via de Yuki Store.


Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan een workflowregel aanmaken.


Het is mogelijk om meer dan één workflowregel voor een werknemer aan te maken. Elke workflowregel wordt immers aangemaakt op basis van verschillende inkoopfacturen of declaraties.


Afhankelijk van de taaksoort die als output van de workflowregel wordt geselecteerd, moet de automatisch aangemaakte taak achteréénvolgens door één of meer werknemers worden uitgevoerd:

  • Taak: stappen goedkeuring, realisatie en goedkeuring van realisatie waarbij elke stap (indien aangegeven bij de taaksoort) achteréénvolgens door een verschillende werknemer moet worden uitgevoerd
  • Vrijgeven voor betaling: stappen goedkeuren en vrijgeven waarbij elke stap (indien aangegeven bij de taaksoort) achteréénvolgens door een verschillende werknemer moet worden uitgevoerd.


Beweeg met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk, klik op Workflowregels en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Nieuw.


Het volgende scherm wordt geopend:



Nadat je bij Invoer hebt aangegeven aan welke criteria het document (inkoopfactuur of declaratie) moet voldoen, definieer je vervolgens bij Output welke taaksoort automatisch moet worden aangemaakt als aan alle criteria is voldaan en naar welke werknemer(s) deze taak (met één of meer stappen) achteréénvolgens gaat. 


Voor een uitgebreide beschrijving van de in te vullen velden van een workflowregel zie artikel 'Workflowregel aanmaken'.


Alleen als je bij de taaksoort bij stap 1 (Goedkeuren) hebt aangegeven dat de taaksoort door een handmatig te selecteren persoon moet worden aangemaakt, dan kun je hier bij de workflowregel bepalen welke persoon dat is.

Wil je dat een taak bijvoorbeeld altijd naar de beheerder van het dossier gaat die aan het document gekoppeld is, dan dien je dat bij de taaksoort aan te geven.