Voor een volledige administratie controleert Yuki of alle inkoopfacturen en bonnetjes aanwezig zijn. Dit wordt gedaan op basis van de openstaande betalingen: alle betalingen waar geen factuur bij gevonden kon worden, worden in een rapport geplaatst. Dagelijks wordt deze controle uitgevoerd. Het is raadzaam om dit rapport regelmatig te bekijken en actie te ondernemen om je administratie zo compleet mogelijk te maken.


Dit rapport kan op de volgende manieren worden afgehandeld:

  • Klik op het potloodje achter de openstaande betaling waardoor een menu met acties wordt geopend
  • Klik op de omschrijving van de openstaande betaling waardoor in het nu geopende scherm de betaling kan worden gesplitst of gebruik kan worden gemaakt van de knop 'Acties' 


Alleen een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' en 'Externe accountant' kan het rapport volledigheid van inkoop afhandelen


Een gebruiker met de rol 'Directie' kan een openstaande betaling echter niet direct in de kosten of omzet (en dus btw) boeken, een betaling splitsen of gebruikmaken van de knop 'Acties'. 


In het rapport volledigheid van de inkoop worden de volgende zaken weergegeven: 

  • Openstaande betalingen waarbij geen inkoopfactuur is gevonden 
  • Openstaande betalingen gegroepeerd per contact 
  • Het saldo per contact, opgebouwd uit openstaande betalingen en inkoopfacturen 
  • Acties om per betaling aan te geven wat er met deze betaling moet gebeuren.


Hieronder worden de verschillende opties beschreven van het menu met acties dat wordt geopend door te klikken op het potloodje achter de openstaande betaling.


Klik in de navigatiebalk op het icoon Yuki Postbus en vervolgens in het nu geopende scherm op Inkoop.  


Het volgende scherm wordt geopend: 



Je kunt de lijst met posten waar mogelijk een inkoopfactuur of bonnetje bij ontbreekt zelf bewerken. Alle betalingen waar geen inkoopfactuur of bon bij gevonden is hebben een groene achtergrond. De inkoopfacturen en bonnen die nog niet zijn gematcht met een betaling worden in het grijs getoond. 


Acties

Om te reageren op dit rapport en Yuki te helpen je administratie te completeren klik je op het potloodje aan het einde van een regel met een openstaande betaling.


Het volgende menu met acties wordt geopend:



Er zijn verschillende mogelijkheden:

  • Je hebt de factuur (of het bonnetje) nog. Klik op de eerste optie in het menu. De regel met de openstaande betaling wordt lichtgrijs. Yuki weet dan dat de factuur er binnenkort aankomt.

    De eerstvolgende keer dat je het rapport opent staat achter elke betaling waarvan je de factuur nog gaat aanleveren een icoontje:



  • Je hebt de factuur (of het bonnetje) niet meer. Klik dan op de tweede optie. Er verschijnt één van de volgende mogelijkheden:
    • Er wordt een voorstel boeking getoond die je alleen hoeft te bevestigen.
      Na het klikken op de knop Bevestigen wordt de betaling direct in de kosten geboekt.

    • Er wordt een scherm getoond waarin de juiste grootboekrekening, relatie en btw-code kunnen worden geselecteerd.


      Na het klikken op de knop Bevestigen wordt de betaling direct in de kosten geboekt.

    • Indien je het niet weet klik je op 'Ik weet het niet of heb een opmerking', waarop een scherm verschijnt waarin je eventueel nog extra informatie kunt geven over de betaling zodat Yuki deze direct in de omzet of kosten kan boeken.


  • Het betreft een privé uitgave (enkel bij uitgaande betalingen). In dat geval heeft het geen zin de factuur aan te leveren. Klik op de derde optie in het menu en geef indien nodig aan ten laste van wiens rekening de uitgave geboekt mag worden.


    Na het klikken op de knop Bewaren wordt de betaling direct naar privé afgeboekt.

  • Overige redenen. Mocht één van bovenstaande keuzes niet passend zijn, klik dan op de laatste optie in het menu. Je krijgt dan de mogelijkheid om toelichting te geven. Het zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat de factuur al wel in Yuki zit maat bijvoorbeeld is geboekt bij een andere leverancier.


Vraag afhandelen

Wanneer je het rapport volledigheid van de inkoop hebt doorlopen vanuit een toegestuurde vraag door de backoffice en de benodigde acties hebt aangegeven, kun je terug gaan naar de oorspronkelijke vraag waaraan het rapport hing door op het zwarte kruisje rechtsboven het rapport te klikken.

Hetzelfde rapport verschijnt weer. Achter elke betaling waarvan je de factuur nog moet aanleveren staat nu een pijltje. Dit is om je te helpen welke documenten je nog moet aanleveren.



Nadat je alle documenten hebt aangeleverd, kun je de vraag op 'Afgehandeld' zetten.