Vermeld op je offertes altijd de volgende basisgegevens:

  • je volledige naam en die van jouw potentiële klant
    Je vermeld de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
  • je volledige adres en dat van jouw potentiële klant
    Je vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
  • je btw-nummer
    Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
  • je KvK-nummer
  • de datum waarop de offerte is uitgereikt
  • de geldigheidstermijn van de offerte
  • een offertenummer
  • de aard van de goederen of diensten die je wilt gaan leveren
  • de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die je wilt gaan leveren
  • de datum waarop de goederen of diensten geleverd gaan worden
  • het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
    Lever je prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
  • het btw-tarief dat je in rekening brengt
  • het btw-bedrag.


Voor particulieren is de btw een onderdeel van de prijs, de offerte aan een particulier is dus altijd inclusief btw.

Offertes aan bedrijven mogen inclusief of exclusief btw zijn.


Daarnaast moeten op je offerte de belangrijkste voorwaarden staan waaronder je de offerte verstrekt , denk bijvoorbeeld aan de Algemene voorwaarden.


Tenslotte vermeld je hoe je potentiële klant akkoord kan gaan met je offerte. Wettelijk is een handtekening verplicht voor de geldigheid. 

Zodra je potentiële klant de offerte ondertekent is jouw offerte een juridische overeenkomst.


Je offertes bewaren

Alle offertes die je verstuurt of ontvangt, bewaar je in jouw administratie. Dat is verplicht, want wij moeten uw administratie kunnen controleren. Je bewaart de offertes in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale offertes druk je dus niet af, maar sla je digitaal op. Je bewaart de offertes 7 jaar. Offertes over onroerende zaken bewaar je 9 jaar.


Ook offertes waaruit geen opdrachten zijn voortgekomen moeten worden bewaard.


LET OP!

Bij de volgende diensten (ook diensten die vallen onder de MOSS-regeling) geldt een bewaartermijn van 10 jaar:

  • elektronische diensten
  • telecommunicatiediensten
  • radio- en televisieomroepdiensten.


Wat deze diensten inhouden, leest u bij Digitale diensten.


Bewaarplicht van offertes die zijn gescand

Je mag offertes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. Je kunt dit nalezen in de brochure 'Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht'.

Als je aan de voorwaarden voldoet, hoeft je de originele offertes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7, 9  of 10 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.