Yuki houdt voortdurend in de gaten of de boekhouding en administratie volledig en up-to-date is. Wanneer facturen ontbreken of de aanlevering van de bank extra aandacht vereist, wordt dat bij de aandachtspunten weergegeven. Ook bepaalde aangeleverde zaken die niet zijn verwerkt, worden aan deze aandachtspunten toegevoegd..


Alleen een gebruiker met de "Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', 'Financiële administratie' en 'Externe accountant' kan de aandachtspunten bekijken.


Alleen een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' en 'Externe accountant' kan de aandachtspunten afhandelen.


Klik in de navigatiebalk op het icoon Yuki Postbus en bekijk in het nu geopende scherm onder Aandacht alle zaken die je aandacht nodig hebben.    


Bekijk deze zaken goed en handel ze ook af nadat je ze bekeken hebt. Neem waar nodig actie zodat je aandachtslijst steeds een indicatie is van wat je nog moet doen om je boekhouding op orde te houden.



TIP!

Maak er een uitdaging van om de teller met aandachtspunten op 0 te krijgen..


Digitale post

In dit overzicht zie je een lijst van documenten die vanuit een externe bron aan Yuki zijn aangeboden. Dit zijn bijvoorbeeld e-mails verstuurd naar je Yuki e-mailadres of documenten verwerkt met TNT Scanpost. Ook documenten die via Dropbox zijn aangeleverd vind je hier terug. Documenten die je zelf hebt gescand of geüpload staan niet in dit overzicht. 


Het doel van dit overzicht is je te attenderen op documenten die mogelijk onterecht aan je administratie zijn aangeboden. Loop de lijst door op zoek naar documenten van "verdachte aanbieders". Vind je die niet, markeer dan alle documenten en handel ze af. Vind je een verdacht document, stuur dan een vraag naar je Backoffice, zodat die maatregelen kan nemen. 


Niet verwerkt
Soms kan de backoffice bepaalde documenten of bankbestanden niet verwerken. Dat kan diverse oorzaken hebben:

  • De scan is slecht of slechts gedeeltelijk leesbaar

  • Het document is al eerder aangeleverd (duplicaat)

  • Het document hoort niet in de boekhouding van deze administratie

  • Het bankbestand wordt niet herkend

  • Andere reden.


Als de backoffice zo'n document of bestand tegenkomt, wordt deze als niet verwerkt gemarkeerd. Onder dit aandachtspunt vind je een lijst van die documenten. Beoordeel zelf of het document dan opnieuw aangeleverd moet worden. Wat terecht niet verwerkt was (duplicaat, verkeerde administratie etc.) hoef je niet nogmaals aan te leveren. Handel deze lijst regelmatig af door de desbetreffende documenten te selecteren en af te handelen.


Bank
Onder dit punt worden drie zaken gesignaleerd:

  • Bankrekeningen waarvoor minimaal 1 maand geen transacties meer zijn ontvangen

  • Bankrekeningen waarvan transacties ontbreken (missend afschrift of onvolledige export)

  • Bankrekeningen waarvan het beginsaldo ontbreekt, waardoor het eindsaldo niet klopt.


Als er aandachtspunten in deze lijst staan, zorg dan voor de aanlevering van de ontbrekende informatie. De alerts verdwijnen dan na verwerking van de ontbrekende zaken. 


Inkoop en Verkoop

Hier worden de facturen getoond die volgens de analyse van Yuki ontbreken. Het betreft meestal betalingen vanaf of naar een bankrekening of creditcard waarvan de bijbehorende factuur niet is aangetroffen in de administratie. 


Vraagposten

Hier worden de documenten en banktransacties getoond waarbij voor de backoffice onduidelijk is hoe deze geboekt moeten worden.