De postbus in Yuki is het communicatiecentrum tussen de gebruikers en de backoffice. Het is de centrale plaats voor het aanleveren van documenten en banktransacties, voor het stellen van vragen en om te kijken of er nog zaken zijn waar aandacht voor vereist is. 


Open de module Yuki Postbus door te klikken op het icoon Yuki Postbus bovenin je scherm. Het startscherm van de module Yuki Postbus wordt nu geopend:



Links in je scherm vind je de belangrijkste functies van de module Yuki Postbus. Ze worden hieronder kort beschreven.


Ga naar


Vragen (communicatie tussen met de backoffice)

Via de postbus verloopt de belangrijkste online communicatie tussen gebruikers en de backoffice. Vanuit de gebruiker kunnen vragen over de werking van de software of de verwerking van documenten hier gesteld worden. Tevens kun je hier een klacht indienen en foutieve verwerkingen melden. Ook de backoffice gebruikt de postbus om vragen aan jou te stellen of mededelingen te doen. Als de backoffice bijvoorbeeld niet weet waar een document (factuur) over gaat en deze dus niet goed kan boeken, zal de backoffice hierover een vraag aan je stellen via de postbus. Jij kunt die vraag dan eenvoudig oppakken, het document bekijken en vervolgens een korte toelichting geven. 


Aanleveren


Aanleveren

Documenten en transacties voor je boekhouding kunnen op diverse manieren aangeleverd worden:

  • Direct scannen vanuit Yuki

  • Uploaden van 1 of meerdere bestanden tegelijk

  • Uitwisselen via een gedeelde Dropbox folder

  • Uitwisselen via een gedeelde Google Drive folder

  • mailen naar het e-mailadres van de administratie.


In behandeling

De documenten die verwerkt dienen te worden, worden weergegeven in dit overzicht. Dit komt overeen met de workflow van de backoffice. 


Historie

In dit overzicht zie je alle aangeleverde documenten per geselecteerde periode. Hier is onder andere te zien wanneer een document is aangeleverd en wat de status ervan is (in behandeling of afgehandeld). 


Verwerkte transacties

Indien je in meer detail wilt weten welke transacties over de afgelopen maand(en) in rekening zijn gebracht, vind je hier een detailoverzicht waarin staat aangegeven hoeveel en welke transacties Yuki voor je heeft verwerkt.


Laatste batch

De laatst aangeleverde serie van documenten wordt weergegeven. Zichtbaar is wanneer, door wie en hoeveel documenten.


Aandacht

Yuki houdt voortdurend in de gaten of de boekhouding en administratie volledig en up-to-date is. Wanneer Yuki iets constateert wat aandacht vereist, wordt dit weergegeven bij ‘Aandacht’. Dit betreft de volgende categorieën: Niet verwerkt, Bank, Inkoop, Verkoop en Vraagposten. Hierin is zichtbaar wat nodig is om de boekhouding op orde te houden.


Formulieren


Scan formulieren

Hier vind je twee standaardformulieren die het eenvoudiger kunnen maken om bepaalde informatie of documenten aan te leveren ter verwerking door de backoffice. Zo is er een scanformulier voor het aanleveren van losse bonnetjes of een standaardformulier voor een kasstaat (Excel of PDF).


Onkostendeclaratie

Om te voorkomen dat de onkostendeclaratie van werknemers op papier moet worden aangeleverd kan de onkostendeclaratie ook direct worden ingevuld in een digitaal formulier.