In Yuki kun je een dossier aanmaken om een aantal documenten, transacties, relaties, afspraken etc. te bundelen over een bepaald onderwerp, van een project etc. 


Beweeg met je muis boven het icoon Dossiers in de navigatiebalk en klik vervolgens op Nieuw dossier.


Het volgende scherm wordt geopend:



Vul in dit scherm alle (basis)gegevens in die van toepassing zijn voor het dossier/project.


Gegevens

  • Omschrijving: hier geef je de naam van het dossier in.
  • Code: je kunt het dossier een code geven, deze is ook te gebruiken in combinatie met herkenningsregels en financiële importbestanden.
  • Startdatum / Einddatum: elk dossier heeft een begin- en einddatum. Lopende dossiers zijn dossiers die nog geen einddatum hebben of waarvan de einddatum in de toekomst ligt.
  • Administratie: selecteer hier de administratie waarin het dossier moet worden aangemaakt
  • Relatie: wil je het dossier koppelen aan een relatie dan kun je deze hier invullen zodat je vanuit de module 'Adresboek' bij de desbetreffende relatie alle gekoppelde dossiers kunt bekijken.
  • Tags: je kunt dossiers ook één of meer tags geven. Op die manier kun je dossiers weer onderverdelen voor bijvoorbeeld Marketing, Rapportage, Intern of Projecten. Een handige tagging kan gebruikt worden bij bepaalde overzichten zoals bij het marge-overzicht.


Budget

  • Verkoop / Inkoop: budgetten per project. Je kunt bij de eigenschappen van een dossier een budget ingeven voor omzet (omzetrekeningen) en inkoop (kosten- en inkooprekeningen). Dat is een budget voor de gehele looptijd van het budget (dus niet per jaar). In het overzicht 'Margebijdrage' (per dossier) kun je kolommen aanzetten om de budgetten en verschillen t.o.v. de actuele omzet te tonen. 


Herkenningsregel 

  • Automatisch toewijzen toestaan: selecteer deze optie als je gebruik wilt maken van automatische herkenning van dossiercodes. Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel 'Gegevens automatisch toewijzen aan dossiers'.


Toegang

  • Beveiliging: een dossier hoeft niet voor iedereen relevant te zijn. Daarom is het binnen Yuki mogelijk om per dossier de toegang te bepalen, zodat alleen een specifieke groep gebruikers de inhoud (documenten, transacties, e-mail, taken, afspraken etc.) van het dossier kan benaderen. 
  • Beheerder: elk dossier heeft een beheerder. De dossierbeheerder is de enige gebruiker die de rechten of basisgegevens van het dossier mag aanpassen. Is de dossierbeheerder niet langer actief als gebruiker dan gaan die rechten automatisch over naar alle gebruikers met de rol 'Directie' en naar de eigenaar (met de rol 'Directie') van het domein.



TIP!

Wanneer je tijdens het handmatig koppelen van gegevens aan een dossier in het veld 'Dossier' een naam invoert wordt het dossier direct aangemaakt (als het dossier nog niet bestaat). Dit nieuwe dossier is dan standaard alleen voor jezelf (als beheerder) toegankelijk. Als beheerder kan je de beveiliging van het dossier instellen.