Een project hoeft niet voor iedereen relevant te zijn. Daarom is het binnen Yuki mogelijk om per project de toegang te bepalen zodat alleen een specifieke groep gebruikers (ongeacht hun rol) de inhoud (documenten, transacties, e-mail, taken, afspraken etc.) van het project kan bekijken en/of wijzigen. 


De gebruiker die een project aanmaakt wordt automatisch de beheerder van dat project. Alleen de beheerder van een project kan de details van een project aanpassen en dus bepalen welke gebruikers toegang hebben tot het project. 

De beheerder kan op elk moment een andere gebruiker instellen als beheerder waardoor hij of zij de details van het project niet meer kan aanpassen.


Het toegangsniveau van een project overschrijft het toegangsniveau van alle zaken die binnen het project voorkomen. Dit houdt in dat alle gebruikers met toegang tot een bepaald project ook alle inhoud van dit project kunnen bekijken ongeacht het specifieke toegangsniveau van de inhoud. Dit geldt dus ook voor documenten die het label 'Privé' hebben. Wanneer deze documenten aan een project worden toegevoegd, kunnen alle gebruikers met toegang tot dit project deze documenten ook inzien.


Financiële gegevens
Indien een gebruiker toegang heeft tot een project kan die gebruiker (ongeacht zijn of haar rol) ook alle financiële gegevens van dat project bekijken. Op die manier kunnen onderdelen van de financiële administratie zichtbaar gemaakt worden voor een gebruiker zonder dat deze toegang heeft tot de gehele financiële administratie.


Een project kan de volgende toegangsniveaus hebben:

  • Alle gebruikers (gebruikers binnen het domein)
  • Alle werknemers
  • Directie
  • Beheerder en leden (mogelijkheid om toegang te verlenen aan een selectie van gebruikers):
    • Alleen de geselecteerde beheerder kan de details van een project wijzigen, het project verwijderen, meerdere documenten in het project uploaden, een taak aanmaken voor het project en de inhoud van een project volledig in een ander bestaand project plaatsen (samenvoegen).

      LET OP!
      De gebruiker die het project heeft aangemaakt is dus niet meer (automatisch) de beheerder en kan al de bovenstaande acties niet meer uitvoeren.

    • Projecten met dit toegangsniveau worden niet getoond in de lijst met projecten voor een gebruiker met de 'Backoffice' rol en een gebruiker die geen lid is.


Een gebruiker met de rol 'Directie' heeft toegang tot alle projecten (inclusief de projecten met het toegangsniveau 'Beheerder en leden') en kan de inhoud van een project bekijken en/of wijzigen (toevoegen documenten).


Een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein heeft toegang tot alle projecten behalve de projecten met het toegangsniveau 'Beheerder en leden' en kan de inhoud van een project bekijken en/of wijzigen (gegevens toewijzen).


OPMERKINGEN:

  • Indien de beheerder van een project geen gebruiker meer is kunnen de details van een project alleen worden aangepast door een gebruiker met de rol 'Directie' in het domein.
  • Alle projecten die automatisch in de administratie in Yuki zijn aangemaakt bij het importeren van de loonjournaalposten vanuit Nmbrs® voor elke afdeling (in Nmbrs®) zijn alleen toegankelijk voor een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie'.

 

Om het toegangsniveau van een project te bekijken of te wijzigen, beweeg je met je muis boven het icoon Projecten in de navigatiebalk, klik je vervolgens op Lopende projecten, Mijn projecten, Alle projecten of Recent bekeken en klik je in het nu geopende scherm op > voor het desbetreffende project.


De instellingen van de beveiliging van een project vind je in een geopend project op het tabblad Details onder Toegang.