Een dossier hoeft niet voor iedereen relevant te zijn. Daarom is het binnen Yuki mogelijk om per dossier de toegang te bepalen zodat alleen een specifieke groep gebruikers de inhoud (documenten, transacties, e-mail, taken, afspraken etc.) van het dossier kan benaderen. 


De gebruiker die het dossier heeft aangemaakt is de beheerder van het dossier. Hij of zij bepaalt welke gebruikers toegang hebben tot het dossier. 


Een dossier kan de volgende toegangsniveaus hebben:

  • Alle gebruikers (gebruikers binnen het domein)
  • Alle werknemers
  • Directie
  • Beheerder en leden. 


De optie 'Beheerder en leden' maakt het mogelijk toegang te verlenen aan een selectie van gebruikers.


Een gebruiker met de rol 'Backoffice' in het domein heeft toegang tot alle dossiers behalve de dossiers met het toegangsniveau 'Beheerder en leden'.


Om het toegangsniveau van een dossier te bekijken of te wijzigen, beweeg je met je muis boven het icoon Dossiers in de navigatiebalk, klik je vervolgens op Lopende dossiers, Mijn dossiers, Alle dossiers of Recent bekeken en klik je in het nu geopende scherm op > voor het desbetreffende dossier


De instellingen van de beveiliging van een dossier vind je in een geopend dossier op het tabblad Details onder Toegang.



Regels

  • De eigenschappen van een dossier kunnen alleen door de beheerder worden aangepast. De geselecteerde gebruikersgroep (ongeacht hun rol) kan de inhoud van het dossier bekijken en/of wijzigen.

    Financiële gegevens
    Indien een gebruiker toegang heeft tot een dossier kan die gebruiker ook alle financiële gegevens van dat dossier zien ongeacht de rol die de gebruiker heeft. Op die manier kunnen onderdelen van de financiële administratie zichtbaar gemaakt worden voor een gebruiker zonder dat deze toegang heeft tot de gehele financiële administratie.

  • Het toegangsniveau van een dossier overschrijft de toegangsniveaus van alle zaken die binnen het dossier voorkomen. Dit houdt in dat alle gebruikers die toegang hebben tot een bepaald dossier ook alle inhoud van dit dossier kunnen benaderen ongeacht het specifieke toegangsniveau van de inhoud. Dit geldt dus ook voor documenten die het label 'Privé' hebben. Wanneer deze documenten aan een dossier worden toegevoegd, kunnen alle gebruikers met toegang tot dit dossier deze documenten ook inzien.

  • Indien de beheerder van een dossier geen gebruiker meer is kunnen de eigenschappen alleen worden aangepast door gebruikers met de rol 'Directie' of de eigenaar (met de rol 'Directie') van het domein.
    Alleen deze gebruikers kunnen immers ten alle tijde een dossier bekijken.