Een dossier hoeft niet voor iedereen relevant te zijn. Daarom is het binnen Yuki mogelijk om per dossier de toegang te bepalen zodat alleen een specifieke groep gebruikers (ongeacht hun rol) de inhoud (documenten, transacties, e-mail, taken, afspraken etc.) van het dossier kan bekijken en/of wijzigen. 


De gebruiker die een dossier aanmaakt wordt automatisch de beheerder van dat dossier. Alleen de beheerder van een dossier kan de details van een dossier aanpassen en dus bepalen welke gebruikers toegang hebben tot het dossier. 

De beheerder kan op elk moment een andere gebruiker instellen als beheerder waardoor hij of zij de details van het dossier niet meer kan aanpassen.


Het toegangsniveau van een dossier overschrijft het toegangsniveau van alle zaken die binnen het dossier voorkomen. Dit houdt in dat alle gebruikers met toegang tot een bepaald dossier ook alle inhoud van dit dossier kunnen bekijken ongeacht het specifieke toegangsniveau van de inhoud. Dit geldt dus ook voor documenten die het label 'Privé' hebben. Wanneer deze documenten aan een dossier worden toegevoegd, kunnen alle gebruikers met toegang tot dit dossier deze documenten ook inzien.


Financiële gegevens
Indien een gebruiker toegang heeft tot een dossier kan die gebruiker (ongeacht zijn of haar rol) ook alle financiële gegevens van dat dossier bekijken. Op die manier kunnen onderdelen van de financiële administratie zichtbaar gemaakt worden voor een gebruiker zonder dat deze toegang heeft tot de gehele financiële administratie.


Een dossier kan de volgende toegangsniveaus hebben:

  • Alle gebruikers (gebruikers binnen het domein)
  • Alle werknemers
  • Directie
  • Beheerder en leden (mogelijkheid om toegang te verlenen aan een selectie van gebruikers):
    • Alleen de geselecteerde beheerder kan de details van een dossier wijzigen, het dossier verwijderen, meerdere documenten in het dossier uploaden, een taak aanmaken voor het dossier en de inhoud van een dossier volledig in een ander bestaand dossier plaatsen (samenvoegen).

      LET OP!
      De gebruiker die het dossier heeft aangemaakt is dus niet meer (automatisch) de beheerder en kan al de bovenstaande acties niet meer uitvoeren.

    • Dossiers met dit toegangsniveau worden niet getoond in de lijst met dossiers voor een gebruiker met de 'Backoffice' rol en een gebruiker die geen lid is.


Een gebruiker met de rol 'Directie' heeft toegang tot alle dossiers (inclusief de dossiers met het toegangsniveau 'Beheerder en leden') en kan de inhoud van een dossier bekijken en/of wijzigen (toevoegen documenten).


Een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein heeft toegang tot alle dossiers behalve de dossiers met het toegangsniveau 'Beheerder en leden' en kan de inhoud van een dossier bekijken en/of wijzigen (gegevens toewijzen).


OPMERKINGEN:

  • Indien de beheerder van een dossier geen gebruiker meer is kunnen de details van een dossier alleen worden aangepast door een gebruiker met de rol 'Directie' in het domein.
  • Alle dossiers die automatisch in de administratie in Yuki zijn aangemaakt bij het importeren van de loonjournaalposten vanuit Nmbrs® voor elke afdeling (in Nmbrs®) zijn alleen toegankelijk voor een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie'.

 

Om het toegangsniveau van een dossier te bekijken of te wijzigen, beweeg je met je muis boven het icoon Dossiers in de navigatiebalk, klik je vervolgens op Lopende dossiers, Mijn dossiers, Alle dossiers of Recent bekeken en klik je in het nu geopende scherm op > voor het desbetreffende dossier.


De instellingen van de beveiliging van een dossier vind je in een geopend dossier op het tabblad Details onder Toegang.