Een SEPA bestand bevat één of meer groepen posten die bestaan uit zakelijke betalingen of incasso-opdrachten van dezelfde opdrachtgever. Bij zakelijke betalingen hebben alle posten in de groep hetzelfde rekeningnummer van de betaler, bij incasso-opdrachten hebben ze hetzelfde rekeningnummer van de begunstigde. Zakelijke betalingen bevatten crediteurenbetalingen of salarisbetalingen (mogen veelal niet in hetzelfde SEPA betaalbestand worden meegenomen).


Wanneer de betaallijst beveiliging is ingesteld kunnen alle gebruikers met procuratierechten (afhankelijk van betaallijst beveiliging) facturen via een SEPA betaalbestand betalen


Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen:

  • aanmaken van een Concept SEPA betaalbestand
  • valideren van bankrekening(en)
  • definitief maken van SEPA betaalbestand (boeking onverdicht en verdicht betaalbestand) 
  • versturen van SEPA betaalbestand naar de bank
  • verwijderen van SEPA betaalbestand.


Wanneer de betaallijst beveiliging niet is ingesteld kunnen alle gebruikers met de rol 'Financiële administratie', 'Externe accountant') of 'Directie' Concept SEPA betaalbestanden aanmaken, wijzigen, definitief maken en versturen naar de bank.


Een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein kan alleen Concept SEPA betaalbestanden aanmaken en wijzigen.


Concept SEPA betaalbestand aanmaken

Om een Concept SEPA betaalbestand aan te maken doorloop je de volgende stappen:

  • Open de module Bank en klik links in je scherm op Betaallijst. Het volgende scherm wordt geopend:


  • Selecteer de bankrekening ten laste waarvan betaald moet worden 
  • Selecteer de posten die je wilt gaan betalen. Maak aparte betaalbestanden aan voor salarisbetalingen.
  • Klik bovenin je scherm op de knop Bereid betaling voor. Er wordt een Concept SEPA betaalbestand aangemaakt.


    Je ziet het totaalbedrag van de betalingen in het SEPA bestand in het midden onderin het scherm. Als je verschillende uitvoeringsdata (zie hieronder uitleg veld 'Uitvoeren op') gebruikt krijg je per datum te zien hoeveel er die dag wordt betaald.

  • Selecteer de datum waarop het SEPA betaalbestand verwerkt moet worden.

  • Klik op > voor een betaling om deze te bewerken (aanvullen ontbrekende gegevens of corrigeren incorrecte gegevens):
    • Bankrekening, IBAN en BIC code
    • Uitvoeren op: hiermee kun je betalingen agenderen voor betaling in de toekomst. 
    • Betalingskenmerk: voer hier het 16-cijferige betalingskenmerk in zoals dat vermeld staat op een acceptgiro.
    • Betalingsomschrijving: referentienummer van het document.


Kolommen in SEPA betaalbestand

  • Groen of geel bolletje: groen als betaling gereed is voor verzending, geel als de gegevens nog niet volledig zijn of de bankrekening nog niet is gevalideerd.
  • Vervaldatum: datum waarop de te betalen post moet zijn voldaan. 
  • Geagendeerd: datum waarop de betaling moet worden uitgevoerd.
  • Administratie: administratie waarin de betaling van het document wordt verwerkt.
  • Betaling aan: naam van de ontvanger.
  • Document: omschrijving van document waarvoor de betaling is bedoeld. Klik op de link om het document te openen.
  • Plaats: woon- of vestigingsplaats van de ontvanger (verplicht bij betaling op rekening van Postbank)
  • Bedrag: dit is het bedrag dat nog openstaat op de factuur. Het aanmaken van deelbetalingen is momenteel nog niet mogelijk vanuit Yuki.
  • IBAN: het bankrekeningnummer van de ontvanger. Controleer dit nummer goed voordat de betaling wordt verzonden.
  • BIC Code: deze code wordt automatisch ingevuld door Yuki (verplicht bij betalingen naar het buitenland)
  • Betalingsomschrijving: referentienummer van het document.
  • BK: betalingskorting is van toepassing op de factuur, de uitvoerdatum ligt voor de vervaldatum. 
  • Knop Verwijderen: betaling wordt uit het betaalbestand verwijderd en weer teruggezet in de betaallijst.

Bankrekening(en) valideren

Om te voorkomen dat er betalingen gedaan worden naar een bankrekening die niet van de ontvanger is, dien je als gebruiker een bankrekening te valideren voor gebruik. Wanneer de betaallijst beveiliging niet is ingesteld kunnen alleen gebruikers met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' bankrekeningen valideren in een SEPA betaalbestand. Als dat voor een betaling nodig is verschijnt er een geel bolletje voor de regel. 



Klik op het gele bolletje om de bankrekening te valideren. 



Je krijgt nu het document te zien waar de betaling betrekking op heeft. Controleer of de bankrekening op het document dezelfde is als de te bevestigen bankrekening. Je hebt drie knoppen tot je beschikking:

  • Altijd voor deze relatie: Valideer de bankrekening voor alle betalingen aan die relatie (ontvanger). In het vervolg hoef je deze rekening niet meer te valideren.
  • Enkel voor deze betaling: Valideer de bankrekening enkel voor deze betaling (uitzondering)
  • Wijzig bankrekening: Pas, indien nodig, de bankrekening alleen voor deze betaling aan.

Mocht je een bankrekening ten onrechte gevalideerd hebben, dan kun je dat altijd weer ongedaan maken door op de bankrekening te klikken en daar de validatie ongedaan te maken.


SEPA betaalbestand definitief maken

Het Concept SEPA betaalbestand is nu klaar voor verwerking. 



Je hebt nu drie mogelijkheden: 

  • Definitief maken: Om het Concept SEPA bestand definitief te maken klik je op de knop 'Maak definitief'. De volgende melding verschijnt in je scherm:



  • Klik op de knop Download om het betaalbestand te bewaren op je computer (meestal in directory 'Downloads').


    Het definitieve SEPA bestand vind je altijd terug door te klikken op de knop Historie, je ziet dan een overzicht van alle aangemaakte concept en definitieve betaalbestanden.
     
  • Als concept bewaren: Om de gegevens van het Concept SEPA bestand daadwerkelijk als een concept te bewaren klik je op de knop Bewaren. Je kunt de posten in het betaalbestand dan nog wijzigen of verwijderen.
  • Verwijderen: Om het Concept SEPA bestand definitief te verwijderen klik je op de knop verwijderen. Alle te betalen posten worden weer in de betaallijst teruggezet als 'Te betalen'.


De meeste banken accepteren alleen betaalbestanden met uitvoeringsdatums die niet ouder zijn dan vijf dagen en niet nieuwer dan dertig dagen. Let hierop bij het definitief maken van het SEPA betaalbestand.


Boeking definitief SEPA betaalbestand 

Indien bij je bankrekening in Yuki de optie Verdicht betaalbestand is geactiveerd wordt er van het definitieve SEPA betaalbestand automatisch een memoriaalboeking aangemaakt. Is deze optie niet geactiveerd (dus onverdicht betaalbestand) dan wordt er alleen een memoriaalboeking aangemaakt als er één of meer facturen met betalingskorting aanwezig zijn. Door te klikken op de memoriaalboeking in het definitieve betaalbestand kun je de memoriaalboeking bekijken.


Onverdicht betaalbestand

Maak je gebruik van een onverdicht betaalbestand (één regel per betaling) dan zal Yuki alleen een memoriaal aanmaken om de aanwezige betalingskorting(en) te boeken. Alle resterende bedragen zullen op de facturen open blijven staan. Na verwerking van het betaalbestand door de bank moet het geüploade bankbestand (met betalingen) in Yuki gematcht worden met de openstaande facturen.



Verdicht betaalbestand

Wordt er gebruik gemaakt van een verdicht betaalbestand (één regel voor betaling van alle facturen) dan zal Yuki een memoriaal aanmaken om deze regel te boeken op grootboekrekening '23000 Betalingen onderweg'. Alle openstaande bedragen (facturen) worden aangemerkt als 'Betaald'. Na de verwerking van het betaalbestand door de bank moet het geüploade bankbestand (met één regel) in Yuki gematcht worden met de regel op grootboekrekening '23000 Betalingen onderweg'.


Voor elke uitvoerdatum ('Geagendeerd') in het definitieve SEPA betaalbestand wordt een aparte regel aangemaakt.



SEPA betaalbestand naar bank versturen

Nadat je het SEPA bestand definitief hebt gemaakt (en tijdelijk hebt opgeslagen op je computer) moet je het nog 'versturen' naar je bank en het daar ook autoriseren. 



De meeste banken hebben in hun Internetbankieren website een functie om het bestand te 'Uploaden'. Nadat je het betaalbestand hebt geüpload, wordt door de bank bekeken of het verwerkt kan worden. Als alles goed gaat krijg je de vraag om met een code of wachtwoord de definitieve verwerking door de bank goed te keuren.