Het Archief is de plaats waar Yuki al haar documenten opslaat in overzichtelijke ordners. De bovenste plank is voor al je documenten die relevant zijn voor je boekhouding. Daar bekijkt de backoffice ook welke documenten er nog verwerkt moeten worden. In de rijen daaronder kun je zelf documenten archiveren, bijvoorbeeld verzekeringspolissen, akten, correspondentie, etc. Zo heb je een compleet digitaal archief in Yuki tot je beschikking.


Beweeg met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk en er wordt automatisch een vervolgmenu geopend:  



In dit vervolgmenu zie je de belangrijkste functies van de module Archief.  


Documenten


Archiefkast

Hier zie je de twee planken met standaard ordners van je Archief. Op de bovenste plank staan alle financiële en niet-financiële documenten die belangrijk zijn voor je administratie. In de rijen daaronder kun je zelf documenten archiveren, bijvoorbeeld verzekeringspolissen, akten, correspondentie, etc., deze komen dus niet in je financiële administratie. 


Recent door mij gelezen

Dit overzicht toont een lijst van documenten die je onlangs nog bekeken hebt. Dit is handig als je nogmaals een document wilt opvragen.


Nieuwsberichten

Een nieuwsbericht gebruik je in Yuki voor interne mededelingen, procedures of andere zaken die je bij elke gebruiker onder de aandacht wilt brengen. Bij een document kun je aangeven dat het om een (intern) nieuwsbericht gaat. Als je een document zo markeert, komt het in de lijst van nieuwsberichten terecht. 


Verwijderde documenten

Als je een document weggooit, wordt het in de prullenbak geplaatst. Hier kun je zien welke documenten wanneer en door wie verwijderd zijn. In bepaalde gevallen kun je het document hier weer terughalen.


Digitale post

In dit overzicht zie je een lijst van documenten die vanuit een externe bron aan Yuki zijn aangeboden. Dit zijn bijvoorbeeld e-mails verstuurd naar je Yuki e-mailadres of documenten verwerkt met TNT Scanpost. Ook de documenten die via Dropbox zijn aangeleverd vind je hier terug. Documenten die je zelf hebt gescand of geüpload staan niet in dit overzicht. 


Exporteren (alleen beschikbaar voor gebruiker met de rol 'Directie', dus ook niet beschikbaar voor de backoffice)

Wil je een kopie van je Archief ook buiten Yuki bewaren dan kun je het archief exporteren. Alle documenten worden dan in een ZIP bestand klaargezet zodat je deze kunt downloaden. Je krijgt een mailtje als het ZIP bestand klaar is (binnen 24 uur).


Acties


Herkenningsregels

Yuki herkent bij aangeleverde documenten automatisch diverse gegevens door gebruik te maken van OCR. OCR staat voor Optical Character Recognition of in het Nederlands, optische tekenherkenning (het uitlezen van tekst uit een afbeelding). Om de automatische verwerkingsgraad verder te verbeteren is het mogelijk lokale OCR herkenningsregels aan te maken.


Workflowregels

Deze regels zijn beschikbaar in een extra module binnen Yuki die je moet activeren. Door gebruik te maken van de workflowregels kun je taken voor gebruikers laten genereren na de verwerking van een factuur zoals goedkeuring en vrijgave voor betaling.


Scan formulieren

Als je een los bonnetje of een kasstaat wilt inscannen dan kun je in Yuki een handig scan formulier downloaden. Yuki biedt twee scan formulieren aan om de aanlevering van deze data te vereenvoudigen namelijk: 

  • Scan formulier (voor bonnetjes)
  • Kasstaat in PDF en in Excel (XLS).