Het Archief is de plaats waar Yuki al haar documenten opslaat in overzichtelijke ordners. De bovenste plank is voor al je documenten die relevant zijn voor je boekhouding. Daar bekijkt de backoffice ook welke documenten er nog verwerkt moeten worden. In de rijen daaronder kun je zelf documenten archiveren, bijvoorbeeld verzekeringspolissen, akten, correspondentie, etc. Zo heb je een compleet digitaal archief in Yuki tot je beschikking.


Open de module Archief door te klikken op het icoon Archief bovenin je scherm. Het startscherm van de module Archief wordt nu geopend:



Links in je scherm vind je de belangrijkste functies van de module Archief. Ze worden hieronder kort beschreven.


Documenten


Archiefkast

Hier zie je de twee planken met standaard ordners van je Archief. Op de bovenste plank staan alle financiële en niet-financiële documenten die belangrijk zijn voor je administratie. In de rijen daaronder kun je zelf documenten archiveren, bijvoorbeeld verzekeringspolissen, akten, correspondentie, etc., deze komen dus niet in je financiële administratie. 


Recent door mij gelezen

Dit overzicht toont een lijst van documenten die je onlangs nog bekeken hebt. Dit is handig als je nogmaals een document wilt opvragen.


Nieuwsberichten

Een nieuwsbericht gebruik je in Yuki voor interne mededelingen, procedures of andere zaken die je bij elke gebruiker onder de aandacht wilt brengen. Bij een document kun je aangeven dat het om een (intern) nieuwsbericht gaat. Als je een document zo markeert, komt het in de lijst van nieuwsberichten terecht. 


Scan/upload batches

Dit overzicht toont je wanneer bepaalde personen welke documenten hebben aangeleverd en wat daar de status van is: zijn ze al verwerkt door de Backoffice of staan ze nog in behandeling.


Digitale post

Dit is het overzicht dat toont welke documenten van buitenaf (via e-mail of Dropbox) in het Archief terecht gekomen zijn. Controleer hier of alle documenten wel bedoeld zijn voor je administratie.


Verwijderde documenten

Als je een document weggooit, wordt het in de prullenbak geplaatst. Hier kun je zien welke documenten wanneer en door wie verwijderd zijn. In bepaalde gevallen kun je het document hier weer terughalen.


Herkenningsregels

Yuki herkent bij aangeleverde documenten automatisch diverse gegevens door gebruik te maken van OCR. OCR staat voor Optical Character Recognition of in het Nederlands, optische tekenherkenning (het uitlezen van tekst uit een afbeelding). Om de automatische verwerkingsgraad verder te verbeteren is het mogelijk lokale OCR herkenningsregels aan te maken.


Workflowregels

Deze regels zijn beschikbaar in een extra module binnen Yuki die je moet activeren via de Yuki Store. Door gebruik te maken van de workflowregels kun je taken voor gebruikers laten genereren na de verwerking van een factuur zoals goedkeuring en vrijgave voor betaling.


Exporteren (alleen beschikbaar voor gebruiker met de rol 'Directie', dus ook niet beschikbaar voor de backoffice)

Wil je een kopie van je Archief ook buiten Yuki bewaren dan kun je hert archief exporteren. Alle documenten worden dan in een ZIP bestand klaargezet zodat je deze kunt downloaden. Je krijgt een mailtje als het ZIP bestand klaar is (binnen 24 uur).


Zoek

Met deze functie kun je in het archief zoeken naar documenten op aanmaker, naam, onderwerp en tag.


Bewerken


Nieuw document

Indien er (nog) geen gescand papieren document beschikbaar is kun je ook handmatig een document aanmaken en vervolgens verwerken in de administratie.


Uploaden

Uploaden is het versturen van bestanden van je computer naar je domein op het internet. Dat kun je gebruiken om (eerder gescande) documenten te versturen naar Yuki.


Scannen

Een makkelijke weg om documenten digitaal aan Yuki te leveren is door ze te scannen met behulp van de Yuki ScanWizard. De ScanWizard zorgt ervoor dat de scanner optimaal is ingesteld en verstuurt de bestanden direct naar je domein, zonder tussenstap.


Scan formulieren

Yuki biedt twee scan formulieren aan om de aanlevering van data te vereenvoudigen, namelijk een scan formulier voor bonnetjes én een kasstaat in PDF en Excel (XLS).