Om de automatische verwerkingsgraad van documenten in Yuki nog verder te verbeteren, kunnen er in een domein document herkenningsregels worden aangemaakt op basis van OCR data die gevonden wordt in een document. OCR staat voor Optical Character Recognition of in het Nederlands, optische tekenherkenning (het uitlezen van tekst uit een afbeelding).


Op basis van deze herkende gegevens wordt onder andere de documentsoort en de relatie van een document bepaald. 


Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in een domein kan lokale OCR herkenningsregels aanmaken.


Een lokale OCR herkenningsregel kan vanuit twee plaatsen in Yuki worden aangemaakt:

  • Beweeg met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk, klik op Herkenningsregels en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Open een nieuwe kaart
  • In het boekingsscherm van een document in Yuki vind je in de vaste sectie Document de OCR details en de OCR herkenningsregels.


Lokale OCR herkenningsregel aanmaken
Om een OCR herkenningsregel aan te maken doorloop je de volgende stappen:

  • Klik in het boekingsscherm op OCR details, Yuki toont nu de gevonden OCR tekst in het document.


  • Zoek een unieke tekstregel en kopieer deze tekst vervolgens volledig.
  • Sluit het OCR tekst scherm.
  • Klik nu op OCR herkenningsregels.

    In het nu geopende scherm maak je de werkelijke OCR herkenningsregel aan voor het desbetreffende document.


  • Klik op de knop Open een nieuwe kaart.


  • Je plakt nu onder Criteria de gekopieerde tekst in het eerste OCR data veld OCR data 1.
  • Vervolgens geef je onder Resultaat aan om wat voor soort document het gaat en aan welke relatie dit moet worden gekoppeld.


  • Klik op de knop Bewaren.


TIP!

Om een bestaande herkenningsregel te wijzigen of te verwijderen, klik je in een geopende herkenningsregel op de knoppen Bewerken of Verwijderen.


Indien de door Yuki gevonden OCR gegevens in het document overeenkomen met de ingevoerde OCR data in de OCR herkenningsregel zal het gekozen resultaat in het document worden toegepast. De documentsoort zal worden aangepast en het document zal worden gekoppeld aan de ingevoerde relatie.


LET OP!

Ook de standaardwaarden van de relatie (bij documentsoort 'Inkoopfactuur' of 'Verkoopfactuur') zullen automatisch worden ingevuld.


Criteria van OCR herkenningsregel

De overige velden worden als EN-EN criteria toegepast. Het invoeren van meerdere criteria zal het resultaat uit de OCR herkenningsregel dus verkleinen.


  • OCR data 1/2/3: in de OCR data velden kan criteria ingevoerd worden waarmee bepaald wordt of het document in aanmerking komt voor de herkenningsregel. Gebruik de gehele regel van de gevonden data in de OCR details. Laat dus geen gegevens weg die in de gehele regel worden gevonden.
  • KvK-nummer: in dit veld is het mogelijk een KvK-nummer als criteria mee te geven.
  • Btw-nummer: in dit veld is het mogelijk een btw-nummer als criteria mee te geven.
  • Website: in dit veld is het mogelijk een website als criteria mee te geven.
  • IBAN: in dit veld is het mogelijk een IBAN als criteria mee te geven.
  • Prioriteit: door de prioriteit in te stellen is het mogelijk bepaalde herkenningsregels voorrang te geven op andere herkenningsregels bijvoorbeeld als er gebruik wordt gemaakt van meerdere herkenningsregels met gedeeltelijk dezelfde data criteria.

Resultaat

  • Documentsoort: er moet één van de zes documentsoorten gekozen worden als resultaat van de herkenningsregel. De beschikbare documentsoorten zijn:
    • Inkoopfactuur.
    • Verkoopfactuur.
    • Bankafschrift.
    • Salarisstrook.
    • Aangifte loonheffing. 
    • Declaratie. 
  • Relatie: als hier een relatie wordt geselecteerd dan wordt het document gekoppeld aan de ingevoerde relatie. 
  • Dossier: door hier een dossiercode in te vullen kan het document automatisch worden toegewezen aan het desbetreffende dossier.