Door verwerkingsregels op documentniveau kunnen inkoop- en/of verkoopfacturen van dezelfde leverancier of klant automatisch op een specifieke grootboekrekening worden geboekt.


Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant' kan een lokale verwerkingsregel aanmaken


Open de module Adresboek en zoek en open vervolgens de adreskaart van de leverancier of klant. Klik vervolgens links in je scherm onder de kop Gegevens op Standaardwaarden.



Het volgende scherm wordt geopend:



Om een verwerkingsregel op documentniveau aan te maken klik je vervolgens boven in je scherm op de knop Uitgebreid.  


TIP!

Om eenvoudig ongeveer dezelfde verwerkingsregel aan te maken klik je bovenin een geopende aangemaakte verwerkingsregel op de knop Kopiëren en wijzig je één of meer waarden bij Invoer of Uitvoer


Het volgende scherm wordt geopend:



Klik op de knop Document om een verwerkingsregel op documentniveau aan te maken. Het volgende scherm wordt geopend:



Voer bij Invoer de gegevens in waaraan de verwerkingsregel moet voldoen en bij Output de gegevens die vervolgens automatisch worden ingevuld. Deze gegevens zijn afhankelijk van de documentsoort waarvoor je een verwerkingsregel maakt.


Invoer

De waarden waaraan de 'Invoer' op de inkoop- en/of (Yuki) verkoopfactuur moeten voldoen:

  • Relatie: naam van leverancier of klant
  • Documentsoort: inkoopfactuur, verkoopfactuur of Yuki verkoopfactuur
  • Administratie: alleen beschikbaar wanneer er meerdere administraties in domein aanwezig zijn
  • Prioriteit: welke document verwerkingsregel heeft de hoogste prioriteit?
  • Datum: datum vanaf tot een bepaalde datum
  • Bedrag: factuurbedrag vanaf tot een bepaald bedrag
  • Valuta: valuta van factuurbedrag (selectie uit alle valuta die binnen domein 'actief' is)
  • Tekst: woorden in de OCR tekst van een document.

Output

De waarden die automatisch als 'Output' op de inkoop- en/of verkoopfactuur worden ingevuld:

  • Grootboekrekening: grootboekrekening waarop kosten of omzet geboekt moet worden
  • Btw-code: gehanteerd btw-tarief op inkoop- of verkoopfactuur
  • Betaalwijze: op welke wijze moet de inkoop- of verkoopfactuur worden voldaan
  • Bankrekening: zakelijke bankrekening waarvan het factuurbedrag betaald (afgeschreven of geïncasseerd) moet worden of waarop het factuurbedrag bijgeschreven of teruggestort moet worden
  • Betalingstermijn: het aantal dagen waarbinnen een factuur betaald moet zijn
  • Betalingskorting (%): korting (in percentages) op het factuurbedrag
  • Onderwerp tekst: onderwerp factuur volgens een template (met tokens)
  • Valuta: valuta van factuurbedrag (selectie uit alle valuta die binnen domein 'actief' is).


Bij het aanmaken van een centrale documentverwerkingsregel kun je in tegenstelling tot de lokale documentverwerkingsregel ook gebruik maken van het veld Dynamische grootboekrekening.

In dit veld moet de exacte grootboekcode van de dynamische grootboekrekening worden ingevoerd. Indien deze code ook in het domein bestaat dan zal hierop geboekt worden. Bestaat de code niet dan wordt de grootboekrekening 'Rekening onbekend' toegepast.


Afhandelen

Ook zijn er uitgebreidere opties om de documenten al-of-niet automatisch door de Yuki IDR te laten afhandelen:

  • Handmatig
    Het document zal niet automatisch worden verwerkt en altijd ter controle worden aangeboden aan de backoffice workflow.
  • Indien historie betrouwbaar
    Als resultaten uit het verleden voldoende betrouwbaar zijn zal Yuki automatisch afhandelen, bij twijfel (bijvoorbeeld als er de afgelopen 3 maanden geen zelfde document is verwerkt) zal het document in de backoffice workflow worden aangeboden. 
  • Altijd wanneer 100% herkend
    Als het document herkend wordt zal het altijd automatisch worden verwerkt en worden de waardes van de verwerkingsregels toegepast. 
  • Altijd wanneer alle artikelregels zijn gematcht
    Deze optie gebruik je als je gebruik maakt van UBL facturen welke op basis van artikelregels worden verwerkt.