In dit overzicht zie je een lijst van documenten die vanuit een externe bron aan Yuki zijn aangeboden. Dit zijn bijvoorbeeld e-mails verstuurd naar je Yuki e-mailadres of documenten verwerkt met TNT Scanpost. Ook de documenten die via Dropbox zijn aangeleverd vind je hier terug. Documenten die je zelf hebt gescand of geüpload staan niet in dit overzicht.


Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan dit overzicht bekijken en documenten verwijderen.


Een gebruiker  met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan dit overzicht bekijken, de documenten (digitale post) afhandelen maar echter geen documenten verwijderen.


Het doel van dit overzicht is je te attenderen op documenten die mogelijk onterecht aan je administratie zijn aangeboden. Loop de lijst door op zoek naar documenten van "verdachte aanbieders". Vind je die niet, markeer dan alle documenten en handel ze af. Vind je een verdacht document, stuur dan een vraag naar je Backoffice, zodat die maatregelen kan nemen.


Vanuit dit overzicht kun je beslissen wat je met deze binnengekomen documenten wilt doen. Je kunt hier doorklikken en het document zelf alvast bewerken.


De digitale post kan vanuit verschillende plaatsen in Yuki worden bekeken:

  • Klik in de navigatiebalk op het icoon Yuki Postbus en vervolgens in het nu geopende scherm op Digitale post
  • Beweeg met je muis boven het icoon Archief in de navigatiebalk en klik vervolgens op Digitale post.


Het volgende scherm wordt geopend:



In dit scherm kun je de volgende knoppen gebruiken:

  1. Top 100: laat de eerste 100 of een ingevoerd aantal documenten zien
  2. Periode selectie: laat de digitale post van alle jaren, een bepaald jaar, half jaar, kwartaal of maand zien
  3. Afhandelen: het binnengekomen document heb je gezien en is verder akkoord. Het document verdwijnt uit het overzicht van binnengekomen e-mails. Het is puur een signaallijst. De documenten worden sowieso door Yuki verwerkt ook als je het document niet afhandelt. 
  4. Taak aanmaken: er moet een taak aangemaakt worden voor het document. In de taak kunnen verdere details worden opgenomen.
  5. Doorsturen: één of meerdere personen moeten geattendeerd worden op een binnengekomen document. Er kunnen geen verdere details worden opgenomen.
  6. Vraag aan de Backoffice: over het binnengekomen document wil je een vraag stellen aan de Backoffice.


Documenten verwijderen

De backoffice kan een document verwijderen door het desbetreffende document te openen en in het nu geopende scherm te klikken op de knop Verwijderen.

De gebruiker kan een document laten verwijderen door een vraag naar de backoffice te sturen met het verzoek een document te verwijderen door te klikken op de knop Vraag.