In je Archiefkast zijn alle documenten die zijn aangeleverd in Yuki overzichtelijk opgeborgen in ordners. Elke ordner kent een onderverdeling in tabbladen. 

Op de bovenste plank staan de standaard ordners waarin alle te verwerken en al verwerkte (financiële en niet-financiële) documenten zijn opgeborgen die belangrijk zijn voor je financiële administratie in Yuki. Op de plank(en) eronder vind je de ordners waarin je documenten kunt opbergen die privé of onbelangrijk zijn voor je administratie. 


Een extra ordner in het Archief kan alleen worden aangemaakt door op de onderste plank(en) van het archief te klikken op de 'naamloze' ordner.

In alle ordners in het Archief heb je wel de mogelijkheid om zelf extra tabbladen toe te voegen.


TIP!

Een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie' of 'HRM' kan in de ordner 'Personeel' de beveiliging wijzigen voor een werknemer of de manager. 

Standaard kan een werknemer zijn of haar eigen salarisstroken, declaraties, HR documenten en beoordelingen bekijken, de manager kan de personeelsdocumenten van een werknemer niet bekijken.

De manager van een werknemer kan in het veld Manager op het tabblad Werknemer van de relatiekaart van de werknemer worden vastgelegd.


Open de module Archief door te klikken op het icoon Archief bovenin je scherm. Het scherm Archiefkast wordt nu geopend.



Alle documenten die nog door de Backoffice moeten worden verwerkt staan in de ordner Uitzoeken Yuki.


Bovenin je scherm zie je de volgende knoppen:

  1. Toon of verberg het menu aan de zijkant (alle toepassingen in de module Archief).
  2. Maak een nieuw document aan.
  3. Upload meerdere documenten tegelijkertijd.
  4. Scannen.
  5. Toon de ordners waarin de documenten zijn opgeborgen.
  6. Lijstweergave (details) van documenten.
  7. De documenten worden gegroepeerd op soort (alleen zichtbaar voor Back Office medewerkers).
  8. Tag cloud.



    Je kunt met de rechtermuisknop op een tag klikken voor extra opties:


  9. Zoeken van documenten op Aanmaker, Relatie, Onderwerp, Tag, Bedrag of Valuta.
  10. Zoeken van documenten op een specifieke naam, tekst, tag, bedrag of valuta waarnaar je wilt zoeken.
  11. Selecteren van een bepaalde periode waarin je alle documenten wilt opvragen. In de lijstweergave kun je de documenten opvragen per jaar, half jaar, kwartaal of maand.
  12. Archief instellingen (instelling van het standaard beveiligingsniveau voor niet-financiële documenten):
    1. Iedereen
    2. Alle gebruikers
    3. Alle werknemers
    4. Directie
    5. Privé.
  13. Bekijk de ordners van een bepaalde administratie of van alle administraties in het domein.
  14. Bekijk de lijst van facturen met de desbetreffende factuur ernaast. Dit icoontje zie je alleen wanneer de lijstweergave is geselecteerd.