De functieverdeling van de backoffice medewerkers wordt bepaald door de rollen die deze medewerkers hebben op portaal- en domeinniveau.


Nadat de gebruiker (kantoormedewerker) in het portaal is aangemaakt kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' indien nodig de rol van de gebruiker wijzigen of extra rollen toekennen


Backoffice rollen in portaal

Om de rol van een gebruiker te wijzigen of extra rollen toe te kennen klik je in het portaal bovenin het scherm op het icoon Gebruikers of op de tegel Gebruikers



In het nu geopende overzicht van gebruikers klik je op > voor de naam van een gebruiker en open je vervolgens het tabblad Extra.

Klik op de knop Bewerken om de rol(len) toe te kennen of te wijzigen.



Voor het portaal zijn de volgende backoffice rollen gedefinieerd:


Portaal backoffice

Dit is de standaardrol. Deze gebruiker kan in domeinen backoffice werk doen en heeft de volgende rechten:

  • rechten om nieuwe domeinen aan te maken
  • toegang tot alle domeinen die niet afzonderlijk zijn afgeschermd
  • toegang tot de workflow van die domeinen
  • toegang tot vragen van die domeinen
  • toegang tot persoonlijke informatie betreffende productiviteit en kwaliteit.


Portaal backoffice controller

Voeg je deze rol, toe aan een medewerker dan kan deze in alle domeinen binnen het portaal wanneer een boekjaar/periode van een administratie is geblokkeerd, alsnog boekingen maken en aanpassen.


Portaal data-entry

Deze gebruikers kan in domeinen backoffice werk doen en heeft beperkte rechten binnen een domein. Zij mogen enkel data-entry werk doen binnen de domeinen waar ze toegang toe hebben. Dit houdt in dat ze bankmutaties kunnen verwerken en documenten mogen aanvullen maar niet kunnen afhandelen. Documenten krijgen na verwerking de status 'Data-entry voltooid'.


Portaal gastgebruiker

Een gastgebruiker heeft enkel toegang tot de domeinen waarin de gebruiker een specifieke rol toegewezen heeft gekregen. Dat wil zeggen dat deze gebruiker in de domein instellingen gekoppeld is als backoffice verantwoordelijke, back-up of controleur. De gastgebruiker ziet ook in het portaal van het kantoor enkel die domeinen waar deze toegang toe heeft. De rol wordt in de praktijk gebruikt om een medewerker van de klant mee te laten werken bij het verwerken van de workflow.


Portaalbeheerder

Deze gebruiker heeft alle rechten van een portaal backoffice plus:

  • rechten om nieuwe domeinen aan te maken en toe te wijzen
  • rechten om nieuwe gebruikers aan te maken
  • rechten om de rol(len) van gebruikers te wijzigen
  • toegang tot alle domeinen (workflow van alle gebruikers) om backoffice werk te doen
  • beschikt over kantoormanagement tools aangaande de productiviteit, kwaliteit en activiteiten per domein.

Backoffice rollen in domein

Om een gebruiker aan een domein toe te wijzen klik je in het portaal bovenin het scherm op het icoon Domeinen of op de tegel Domeinen



In het nu geopende overzicht van domeinen klik je op > voor de naam van een domein en klik je vervolgens op de knop Bewerken.



Aan elk Yuki domein kunnen de volgende personen worden toegewezen:

  • BO verantwoordelijke: verantwoordelijk voor alle administraties binnen het domein.
  • BO back-up: indien de BO verantwoordelijke afwezig is.
  • BO controller: controleert alle werkzaamheden in het domein.
  • BO account manager: de verantwoordelijke sales persoon van het domein (dit veld in informatief en heeft geen directe functie in de workflow).


TIP!

De BO controller op domeinniveau is ook de persoon die nadat een boekjaar/periode van een administratie is geblokkeerd (backoffice medewerkers kunnen geen boekingen meer doen) alsnog boekingen kan verwerken en aanpassen en de nodige werkzaamheden voor het jaarwerk kan uitvoeren.