De functieverdeling van de backoffice medewerkers wordt bepaald door de rollen die deze medewerkers hebben op portaal- en domeinniveau.


Nadat de gebruiker (kantoormedewerker) in het portaal is aangemaakt kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' indien nodig de rol van de gebruiker wijzigen of extra rollen toekennen


Backoffice rollen in portaal

Om de rol van een gebruiker te wijzigen of extra rollen toe te kennen klik je in het portaal bovenin het scherm op het icoon Gebruikers of op de tegel Gebruikers



In het nu geopende overzicht van gebruikers klik je op > voor de naam van een gebruiker en open je vervolgens het tabblad Extra.

Klik op de knop Bewerken om de rol(len) toe te kennen of te wijzigen.



Voor het portaal zijn de volgende backoffice rollen gedefinieerd:


Portaal backoffice

Dit is de standaardrol. Deze gebruiker kan in domeinen backoffice werk doen en heeft o.a. de volgende rechten:

  • toegang tot persoonlijke informatie in portaal betreffende productiviteit en kwaliteit
  • rechten om nieuwe domeinen (met één of meer administraties) aan te maken
  • toegang tot alle domeinen die niet afzonderlijk zijn afgeschermd
  • toegang tot de workflow van die domeinen
  • toegang tot vragen van die domeinen
  • rechten om historische en/of tussentijdse cijfers in die domeinen te importeren
  • rechten om financiële transacties in of vanuit die domeinen te importeren of exporteren
  • rechten om adressen in of vanuit die domeinen te importeren of exporteren 
  • rechten om afschriften vanuit die domeinen te exporteren
  • rechten om in die domeinen salarisdocumenten vanuit de Nmbrs® of Loket omgeving te importeren (indien salariskoppeling is ingesteld)
  • rechten om in die domeinen de kwaliteitsmonitor te bekijken en administratiecontroles uit te voeren en vast te leggen
  • rechten om OCR herkenningsregels in die domeinen aan te maken
  • rechten om standaardwaarden in die domeinen aan te maken
  • rechten om UBL-regels in die domeinen aan te maken (indien aangemeld voor UBL)
  • rechten om bankherkenningsregels in die domeinen aan te maken. 


Portaal backoffice controller

Voeg je deze rol, toe aan een medewerker dan kan deze in alle domeinen binnen het portaal wanneer een boekjaar/periode van een administratie is geblokkeerd, alsnog boekingen maken en aanpassen.


Portaal data-entry

Deze gebruiker kan in domeinen backoffice werk doen en heeft beperkte rechten binnen een domein. Zij mogen enkel data-entry werk doen binnen de domeinen waar ze toegang toe hebben. Dit houdt in dat ze bankmutaties kunnen verwerken en documenten mogen aanvullen maar niet kunnen afhandelen. Documenten krijgen na verwerking de status 'Data-entry voltooid'.


Portaalbeheerder

Deze gebruiker heeft alle rechten van een portaal backoffice plus:

  • rechten om nieuwe domeinen aan te maken en toe te wijzen
  • rechten om nieuwe gebruikers aan te maken
  • rechten om de rol(len) van gebruikers te wijzigen
  • toegang tot alle domeinen (workflow van alle gebruikers) om backoffice werk te doen
  • beschikt over kantoormanagement tools aangaande de productiviteit, kwaliteit en activiteiten per domein.

Backoffice rollen in domein

Om een gebruiker aan een domein toe te wijzen klik je in het portaal bovenin het scherm op het icoon Domeinen of op de tegel Domeinen



In het nu geopende overzicht van domeinen klik je op > voor de naam van een domein en klik je vervolgens op de knop Bewerken.



Aan elk Yuki domein kunnen de volgende personen worden toegewezen:

  • BO verantwoordelijke: verantwoordelijk voor alle administraties binnen het domein.
  • BO back-up: indien de BO verantwoordelijke afwezig is.
  • BO controller: controleert alle werkzaamheden in het domein.
  • BO account manager: de verantwoordelijke sales persoon van het domein (dit veld is informatief en heeft geen directe functie in de workflow).


LET OP!

De BO controller op domeinniveau is de enige persoon die nadat een boekjaar/periode van een administratie is geblokkeerd alsnog boekingen kan verwerken en aanpassen en de nodige werkzaamheden voor het jaarwerk kan uitvoeren.


Alle overige backoffice medewerkers kunnen geen boekingen meer doen in een domein waarvan een boekjaar/periode van een administratie is geblokkeerd.