Yuki probeert zoveel mogelijk op basis van IDR en standaardwaarden documenten te herkennen en automatisch te verwerken. Echter kan het zo zijn dat een relatie op een document nieuw is, de factuur niet herkend wordt, of extra informatie vereist om de boeking netjes in Yuki te kunnen verwerken. De verkoopfactuur zal door Yuki niet worden afgehandeld en zal handmatig moeten worden verwerkt. Hoe je een verkoopfactuur verwerkt wordt in dit artikel uitvoerig uitgelegd. 


Lees het onderstaande artikel of bekijk de video 'In- en verkoopfacturen verwerken in Yuki'!




De invoer van een verkoopfactuur is vrijwel identiek aan die van een inkoopfactuur.


Let echter op de volgende verschillen:

  • Bij verkoopfacturen werkt Yuki niet met een centraal adressenbestand. Bij het zoeken van een adres hoef je niet te letten op zwarte of witte bolletjes. Je zoekt enkel op de adressen die al in het lokale adressenbestand van de administratie zitten. Bij verkoopfacturen zijn de KvK nummers en btw-nummers veelal niet beschikbaar op de factuur. Die hoef je dan ook niet over te nemen. Het btw-nummer is wel verplicht als het een klant in het buitenland betreft en het btw nummer van die klant apart op de factuur is vermeld.

  • Bij de factuurinformatie ontbreekt het veld ’Btw-bedrag’. Bij verkoopfacturen moet dat gesplitst per btw-percentage opgegeven worden.

  • Als betaalwijze van de factuur kan ook gekozen worden voor de volgende manieren:
    • In privé: Als jouw klant op de een of andere wijze de factuur privé heeft betaald (contant, met een privé pas of creditcard of van een privé bankrekening) kies dan voor ’In privé’. 
    • iDEAL: Jouw klant heeft de verkoopfactuur betaald via iDEAL. 
    • Online: Jouw klant heeft betaald via een online betaalprovider zoals Paypal, Pay.nl etc.


Verkoopfacturen die zijn geboekt met betaalwijze 'pinpas', 'creditcard', 'iDEAL' of 'Online' komen niet in de openstaande debiteuren terecht maar worden respectievelijk geboekt op de tussenrekening pinbetalingen, tussenrekening creditcard betalingen, tussenrekening iDEAL betalingen of tussenrekening online betalingen.

Wanneer je de Yuki incasso module hebt geactiveerd kun je een SEPA incassobestand aanmaken waardoor je in één keer een aantal verkoopfacturen kunt incasseren.


Uitsplitsen verkoopfactuur met verschillende btw-percentages

Als er op een verkoopfactuur een combinatie van verschillende btw-percentages wordt gebruikt, dienen deze in verschillende factuurregels vastgelegd te worden. Je gaat daarbij als volgt te werk:

  • Bekijk op de factuur hoeveel verschillende btw % er van toepassing zijn. Bij gecombineerde facturen is dat er meestal één (21% en 6%).
  • Klik op het plusje + Nieuwe factuurregel toevoegen totdat je evenveel regels hebt als verschillende btw-percentages.



  • Ga naar het veld Btw-code van de eerste factuurregel en vul daar het btw-percentage in (bijvoorbeeld 21%). Vul daarna het bedrag in waarover de 21% btw wordt berekend. Dat wordt vaak op de factuur “Btw-grondslag” genoemd. Is de grondslag niet beschikbaar, maar wel het bedrag inclusief btw, dan kan dat ook ingevuld worden op de regel. Je moet dan wel nog klikken in de checkbox ’Inc. btw’.

  • Ga daarna naar de volgende factuurregel en doe hetzelfde.

  • Uiteindelijk moet het totaal van de factuurregels overeenkomen met het totaal van de factuur.


Wanneer je de gegevens hebt ingevoerd en eventueel notities (veld Notities in sectie Overig) hebt toegevoegd kun je door te klikken op de knop Afhandelen linksboven in je scherm óf boven de sectie Overig je invoer laten controleren en vervolgens het volgende document in de workflow openen.


Boeking

Een verwerkte verkoopfactuur wordt standaard in de ordner 'Verkoop/Facturen' geplaatst. De verwerkte factuur moet altijd worden gematcht met  een betaling (transactie). Er ontstaat een openstaande post van de klant (rekening '13000 Debiteuren'), de omzet (inclusief btw) wordt op de desbetreffende grootboekrekening(en) geboekt.